Dynamics 365

Rejestr dokumentów – sposób na usprawnienie procesu obiegu dokumentów i ich archiwizację w formie elektronicznej

Grudzień 11, 2015 0
Podziel się:

Doskonale wiemy, że żadna firma nie może obyć się bez dokumentów. Proces zatrudnienia pracownika i wykonywana przez niego praca wiążą się ze stałym generowaniem kolejnych dokumentów, takich jak: umowy, zaświadczenia, zamówienia, faktury, proformy, delegacje… Archiwa w biurach zajmują kolejne półki, szafki, pokoje zastawione segregatorami, a każdy z nich wypełniony dokumentami, wśród których znalezienie potrzebnych w danej chwili informacji graniczy z cudem.

Jak możemy sobie z tym poradzić? Odpowiedź jest prosta: Przechowując dokumenty w formie elektronicznej. Oczywiście segregatory z dokumentacją nie znikną, jednak znacząco zmniejszymy ich liczbę i ułatwimy proces weryfikacji.

Nasza Praktyka AX znacząco rozbudowała standardową funkcjonalność jaką proponuję Microsoft Dynamics AX do obsługi dokumentów, czyli Rejestr dokumentów. Dzięki naszemu rozwiązaniu Rejestr dokumentów posłuży każdej firmie do wprowadzania dokumentów przychodzących i wychodzących, umożliwi elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz elektroniczną akceptację kosztów, obsługę e-faktur i skanów dokumentów.

Do uporządkowania i ułatwienia wyszukiwania archiwalnych dokumentów posłuży nam Repozytorium dokumentów umożliwiające wyszukiwanie i podgląd dokumentów w postaci elektronicznej. Pozwólcie, że zabiorę Was do naszego świata Rejestru dokumentów w Microsoft Dynamics AX 2012!

Przede wszystkim należy pamiętać, że każdy dokument, który trafia do firmy lub z niej wychodzi powinien być wprowadzony do systemu MS Dynamics AX. Podział dokumentów przychodzących na dokumenty księgowe i nieksięgowe (za pomocą parametryzacji) pozwala na doprecyzowanie wymagalności pól na danym typie dokumentu oraz wprowadzenie oddzielnej, dostosowanej do potrzeb weryfikacji poprawności pól.

Dokumenty wychodzące można pogrupować, np. po sposobie wysyłki: kurier, poczta, odbiór osobisty. Każdy nowo utworzony dokument automatycznie otrzymuje unikalny numer LP. Numeracja dokumentów może być dowolnie sparametryzowana, np. inna dla każdego rodzaju dokumentu, lub dla każdego oddziału firmy – przykład poniżej. Dzięki temu wyszukanie konkretnego dokumentu staje się prostsze i o wiele szybsze.

numer dokumentu

Rysunek 1. Utworzony dokument zaliczkowy z nadanym unikalnym numerem LP dostosowanym do oddziału na jaki dany dokument został utworzony

 

Każdy dokument wprowadzony do Rejestru dokumentów jest poddany ścieżce zatwierdzania.

ścieżka zatwierdzania

Rysunek 2. Przykładowa ścieżka zatwierdzania dla dokumentów przychodzących

 

Ustawienie ścieżki zatwierdzania dokumentu jest różne dla dokumentów przychodzących i wychodzących, więc myślę, że jest to dobre miejsce na rozdzielenie tych dwóch podmodułów.

1. Dokumenty przychodzące

Dla dokumentów przychodzących ścieżkę zatwierdzania dokumentu można dostosować, np. do rodzaju przypisanego na dokumencie projektu, komórki kosztowej lub kwoty, która widnieje na dokumencie. Pozwala to na przyspieszenie procesu akceptacji.

Wprowadzony do systemu AX dokument księgowy zawiera trzy sekcje:

Nagłówek

W nagłówku dokumentu użytkownik wprowadza podstawowe dane, takie jak: numer faktury, data wystawienia dokumentu, data sprzedaży, dane dostawcy, warunki płatności oraz kwota netto, brutto i podatek widoczne na dokumencie.

Wiersze

W wierszach dokumentu należy sprecyzować, czego dotyczy dana faktura, w tym też określić wymiary finansowe, do których ma być przypisany dany koszt, np.: projekt, kategoria kosztu, pracownik.

Podatek

Sekcja Podatek pozwala na określenie szczegółów dotyczących podatku.

wiersz dokumentu i wiersz podatku

Rysunek 3.Utworzony wiersz dokumentu z określonym projektem i kategorią kosztową oraz wiersz z   podatkiem z określoną grupa podatków

 

Dla każdego typu dokumentu użytkownik może utworzyć dowolne rodzaje dokumentów, np. faktura, zaliczka, umowa, delegacja.

Wprowadzanie danych na dokumentach nie księgowych można ograniczyć tylko pól w sekcji Nagłówek, wprowadzając podstawowe informacje z dokumentu.

widok nagłowka dokumentu nieksięgowego

Rysunek 4. Widok nagłówka dla dokumentu nieksięgowego

 

Rejestr dokumentów jest powiązany z arkuszami faktur i arkuszami płatności istniejącymi w module Rozrachunki z dostawcami.

Użytkownik do zaksięgowania kosztu związanego z danym dokumentem wykorzystuje zweryfikowany i zatwierdzony dokument utworzony w Rejestrze dokumentów. Dokument zaciągnięty do arkusza faktur, bezpośrednio z Rejestru dokumentów, ma już na wierszach dokumentu wprowadzone konto księgowe oraz wszystkie wymiary, na które powinien być zaksięgowany.

import dokumentu do AF

Rysunek 5. Import dokumentu utworzonego w Rejestrze dokumentów do Arkusza faktur

 

Utworzenie płatności za dany dokument może mieć miejsce albo z poziomu arkusza płatności poprzez standardową funkcję Utwórz płatność lub bezpośrednio z poziomu Rejestru dokumentów.

Szczegóły tego procesu zostaną omówione w moim kolejnym wpisie.

2. Dokumenty wychodzące

W przypadku dokumentów wychodzących ścieżkę akceptacji dokumentu można ograniczyć do jednej osoby, która wprowadza dokument i koordynuje proces wysyłki dokumentów.

Wprowadzając nowy dokument wychodzący, użytkownik uzupełnia podstawową sekcję, czyli Nagłówek dokumentu, wprowadzając najistotniejsze dane dotyczące dokumentu.

Wprowadzone dane mają ułatwić późniejsze wyszukiwanie dokumentu oraz udzielić informacji na temat terminu i wysyłki danego dokumentu.

dokumenty wychodzące

Rysunek 6. Widok nagłówka dla dokumentu wychodzącego

 

Dla usprawnienia samego procesu wysyłki dokumentów użytkownik ma możliwość, na podstawie wprowadzonych dokumentów, wygenerować listę adresową, a następnie wydrukować ją w formacie naklejek na koperty.

korespondencja seryjna
Rysunek 7. Sekcja menu rejestru dokumentów przeznaczona do tworzenia korespondencji seryjnej

 

Dodatkowo, standard systemu AX umożliwia export listy zaznaczonych dokumentów do programu Microsoft Excel, co może zostać wykorzystane jako lista wysyłkowa dla firmy kurierskiej lub Poczty Polskiej. Takie zmechanizowanie wysyłki dokumentów z firmy usprawnia sam proces jak i wprowadza duży porządek w firmie, ograniczając liczbę segregatorów o kolejne dokumenty potwierdzające wysyłkę.

Jeśli już mowa o liczbie segregatorów wypełnionych zarchiwizowanymi dokumentami, to warto wspomnieć o naszej autorskiej modyfikacji, czyli obsłudze e-faktur oraz skanów dokumentów, które są wykorzystywane jako załączniki dokumentów i biorą udział w całym procesie akceptacji, księgowania i płatności za dokument, co znacznie ułatwia proces weryfikacji dokumentu i przyśpiesza jego akceptację, ograniczając obieg dokumentu tylko do wersji elektronicznej…

…ale o tym następnym razem 🙂

Oceń ten post
Kategorie: Dynamics 365
Magdalena Saraci
Autor: Magdalena Saraci
Swoją znajomość z Dynamics AX rozpoczęła jako tester ponad pięć lat temu. Obecnie jest Konsultantem w firmie Sii Sp. z o.o. i jak sama mówi - ma przyjemność pracować z najlepszym zespołem. Specjalizuje się w obszarze logistycznym. Ma za sobą kilka projektów wdrożeniowych, zrealizowanych głównie w firmach produkcyjnych.

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

Zostaw komentarz