Gromadzenie wielu rozproszonych danych, rosnąca liczba przepisów i wymogów, złożoność i powtarzalność zadań, a także ograniczone zasoby personalne i finansowe są obecnie trudnością wielu instytucji zajmujących się procesami z obszaru Know Your Customer. Rozwiązaniem pomagającym przezwyciężyć powyższe wyzwania jest robotyzacja tego procesu, którą przybliżymy w niniejszym artykule.
Czym jest proces KYC?
Know Your Customer (KYC) to, w największym skrócie, proces, w ramach którego instytucje obowiązane (podmioty zobligowane do wypełnienia obowiązków prawnych w ramach przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu), zbierają informacje o swoich klientach, dokumentują je i weryfikują ich prawdziwość poprzez sprawdzenie w licznych zewnętrznych listach obserwacyjnych i publicznych bazach danych.
Jest to masowy proces, w którym występuje wiele powtarzalnych czynności, warto więc pomyśleć o jego robotyzacji. Szczególnie dla instytucji finansowych, z racji odpowiedzialności za bezpieczeństwo środków finansowych swoich klientów, ważne jest, aby wiedzieć, z jakimi partnerami nawiązują współpracę.
Instytucje chcą wiedzieć, z kim nawiązują relację, by:
- przeciwdziałać przestępczości finansowej,
- dbać o bezpieczeństwo organizacji,
- chronić wszystkich klientów i interesariuszy,
- zapewnić zgodność działań z przepisami prawa i wymogami regulatora.
Czy proces KYC musi być realizowany manualnie?
Z pewnością dobrą wiadomością jest to, że można zrobotyzować podstawowe czynności związane z przeszukiwaniem baz zewnętrznych, baz wewnętrznych oraz pozyskiwaniem informacji z otwartych źródeł.
Na pytanie „Jakie zadania mogą zostać zautomatyzowane?” odpowiedź jest stosunkowo prosta. Przede wszystkim te, których celem jest zgromadzenie informacji z różnych baz danych. Zanim pojawiły się aplikacje służące do robotyzacji procesów, to człowiek przenosił informacje (dane) między bazami, choćby ręcznie kopiując rekordy z jednego arkusza Excela do drugiego, bądź wyłuskując informacje z e-maili.
W przypadku tych zadań robot sprawdzi się znakomicie. Dodatkowo może pracować w nocy lub w innych godzinach, aby nie obciążać systemów operacyjnych (jeżeli oczywiście jest to potrzebne). Przy okazji pracuje nawet dziesięć razy szybciej niż człowiek. Natomiast taki automatyczny proces nie nadaje się do analizy danych, nie podejmie też decyzji, która wcześniej nie została oprogramowana, choć powiadomi o tym ludzkiego opiekuna. Tu potrzebny jest człowiek.
Elementy procesu, które można zautomatyzować
Wybrane elementy procesu, które można poddać automatyzacji to przede wszystkim:
- Przeszukiwanie publicznych rejestrów (CEIDG, KRS), w tym wyszukiwanie powiązań osobowych i kapitałowych
Ważnym elementem podczas pracy robota jest dostęp do dodanych. W Polsce wgląd do rejestrów, takich jak CEiDG oraz KRS, jest otwarty. Dzięki temu każdy zainteresowany może pozyskać podstawowe informacje o przedsiębiorcach czy firmach. Korzystanie z RPA (Robotic Process Automation) automatyzuje i przyspiesza ten proces.
- Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego
Programując algorytmy RPA, można uwzględnić różnego rodzaju zmienne oraz parametry – między innymi może sprawdzić, jaki procent udziałów przypada konkretnym udziałowcom. Dzięki temu da się zweryfikować beneficjenta rzeczywistego.
- Przeglądanie list sankcyjnych oraz list osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, czyli PEP
Za założenie takiej listy i pilnowanie jej aktualności odpowiada człowiek, zaś zadaniem RPA jest sprawdzenie, czy dane zapytanie, które obsługuje, sięgało też do danych zgromadzonych na listach sankcyjnych lub PEP.
- Wyszukiwanie informacji w mediach
Przeszukiwanie tysięcy artykułów o klientach czy potencjalnych partnerach biznesowych jest zadaniem w zasadzie niemożliwym do wykonania przez człowieka. Oczywiście, można je powierzyć odpowiedniej agencji, która będzie monitorowała media, ale jest to rozwiązanie stosunkowo drogie. Dlatego lepiej, by zajął się tym firmowy robot. Najważniejszą kwestią jest budowa słownika wyrazów, na których ma się skupić. To zadanie dla człowieka. Resztę żmudnej pracy wykona algorytm, w efekcie dostarczający raporty zawierające linki z interesującymi frazami.
- Identyfikacja branż i krajów wysokiego ryzyka
Tak jak w przypadku list sankcyjnych, aby ten element mógł dobrze działać, robot musi skorzystać z dostępnych baz danych. Dzięki temu instytucja korzystająca z takiego robota, może uniknąć np.: współpracy z klientem obarczonym wysokim lub nieakceptowalnym ryzykiem.
Zalety automatyzacji procesów z użyciem RPA
Zalety zautomatyzowania procesów przy użyciu RPA to:
- szybkość działania,
- możliwość łatwego monitorowania pracy robota,
- możliwość szybkiej modyfikacji algorytmu RPA,
- działanie według określonego i powtarzalnego schematu,
- możliwość współpracy i komunikacji z człowiekiem,
- niskie koszty wdrożenia,
- podejmowanie decyzji na podstawie wcześniej zaprogramowanych warunków oraz dostępnych czy pozyskanych danych,
- praca non-stop, o ile jest taka potrzeba.
Automatyzacja prostych i masowych elementów składających się na proces Know Your Customer pozwala analitykom skupić uwagę na złożonych, bardziej wymagających i nieoczywistych przypadkach.
Dzieje się tak, ponieważ proces weryfikacji kontrahentów przebiega według identycznych, mierzalnych kryteriów dla wszystkich osób i podmiotów, w przewidywalnym czasie. To podnosi atrakcyjność pracy analityków, sprzyja ich rozwojowi, daje możliwość zmierzenia się z przypadkami nieoczywistymi, np.: dotyczącymi prania pieniędzy (w działach AML) lub ewentualnymi oszustwami. Analitycy KYC, nie musząc zajmować się żmudną pracą związaną z wyszukiwaniem podstawowych informacji, mają czas na to, by poza schemat i poświęcić uwagę konkretnemu przypadkowi.
Na podstawie projektów realizowanych dla klientów przez ekspertów Sii z obszaru RPA, za kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia takich rozwiązań wskazuje się: oszczędność czasu, zwiększenie produktywności, możliwość skoncentrowania się na kluczowych zadaniach i obniżenie kosztów operacyjnych.
Technologia wspiera wiele procesów biznesowych oraz umożliwia automatyzację i integrację licznych aplikacji i środowisk, dzięki czemu decyduje się na nią coraz więcej firm. Jest to nie tylko inwestycja z dość szybkim terminem zwrotu i wymiernym zyskiem, ale także narzędzie, które przynosi długofalowe korzyści samym pracownikom.
Podsumowanie
Pomimo wielu zalet wynikających z wdrożenia automatyzacji, nadal istnieją obszary, w których zaangażowanie człowieka jest niezbędne. Dlatego w Sii powstała jednostka świadcząca profesjonalne wsparcie w zapewnianiu zgodności z wymogami prawnymi w procesie KYC. Konsultanci nie tylko przeprowadzają weryfikację klientów w pełnym lub uproszczonym zakresie, ale także kompleksowo zarządzają całym procesem – począwszy od mapowania i analizy, poprzez alokacje zasobów oraz sam proces wdrożenia, a skończywszy na kontroli jakości i optymalizacji.
***
Jeśli interesuje Cię temat RPA, zajrzyj koniecznie również do innych artykułów naszych autorów.
Zostaw komentarz