Podsumowanie
Kluczowe efekty
Potencjał znacznej redukcji kosztów, szacowany na ponad 200 000 PLN rocznie
Możliwość przesunięcia uwolnionych etatów do bardziej krytycznych obszarów
Poszukiwanie usprawnień w procesie przygotowywania umów kredytowych
Zespół odpowiedzialny za przygotowywanie umów kredytowych dla klientów korporacyjnych liczył ponad 20 osób i obsługiwał duży wolumen dokumentów. Mimo doświadczenia pracowników i ugruntowanych procedur bank chciał lepiej zrozumieć, jak w praktyce przebiega codzienna praca zespołu, gdzie pojawiają się opóźnienia, ręczne czynności i błędy oraz które elementy procesu można uprościć lub ustandaryzować.
Organizacja potrzebowała obiektywnej diagnozy opartej na obserwacji pracy, analizie trudnych punktów i rozmowach z pracownikami, którzy od wielu lat wykonują zadania operacyjne. Ważne było nie tylko wskazanie „quick wins”, czyli szybkich usprawnień możliwych do wdrożenia od ręki, ale również zdefiniowanie szerszych kierunków rozwoju, w tym oceny, czy część zadań mogłaby zostać przekazana zewnętrznemu dostawcy lub zautomatyzowana innymi metodami niż robotyzacja.
Bank oczekiwał praktycznych, wiarygodnych rekomendacji, które pozwolą podnieść efektywność pracy zespołu, lepiej wykorzystać dostępne zasoby i przygotować podstawę do długofalowych decyzji strategicznych. Do realizacji tego zadania wybrano Sii Polska – partnera wspierającego transformację procesów operacyjnych w środowiskach wysoko regulowanych oraz prowadzącego projekty konsultingowe wymagające ścisłej współpracy z zespołami klienta.
Kompleksowa diagnoza procesów i rekomendacje rozwojowe
Sii Polska przeprowadziła kompleksowy audyt i analizę procesu przygotowywania umów kredytowych dla klientów korporacyjnych. Prace obejmowały zarówno szczegółowe zbadanie bieżącej pracy zespołu, jak i opracowanie koncepcji dalszych usprawnień – od szybkich zmian operacyjnych po warianty strategiczne.
Analiza była realizowana bezpośrednio z zespołem liczącym ponad 20 osób, co pozwoliło uchwycić realny sposób wykonywania zadań oraz trudne punkty niewidoczne w dokumentacji. W pierwszym etapie konsultanci Sii – w tym eksperci z wieloletnim doświadczeniem w bankowości operacyjnej i automatyzacji procesów – przeprowadzili obserwację dnia pracy, zebrali informacje o wyzwaniach operacyjnych oraz wskazali szybkie usprawnienia możliwe do wdrożenia od razu.
W drugim etapie zespół Sii opracował szersze kierunki rozwoju procesu, uwzględniające m.in. możliwość automatyzacji wybranych działań oraz ocenę, które elementy mogłyby zostać przekazane zewnętrznemu dostawcy. Dodatkowo konsultanci przedstawili alternatywne propozycje automatyzacji, które zostały pozytywnie ocenione. Opracowane koncepcje zostały następnie omówione podczas spotkania z kadrą zarządzającą odpowiedzialną za obszar kredytów korporacyjnych.
Zakres prac obejmował:
- Analizę dnia pracy i obserwację działań operacyjnych zespołów przygotowujących dokumentację kredytową
- Diagnozę problemów, trudnych punktów i czynności powodujących opóźnienia lub błędy
- Mapowanie procesów i przygotowanie 17 wizualizacji przebiegu działań
- Przegląd wykorzystania ponad 10 systemów i aplikacji wspierających proces
- Opracowanie listy 45 quick wins
- Przygotowanie 3 koncepcji dalszych zmian o wysokiej wykonalności
Praktyczne usprawnienia i kierunki dalszych oszczędności
W pierwszym etapie współpracy Sii Polska wskazała liczne szybkie usprawnienia (quick wins), które mogły bezpośrednio przełożyć się na większą przejrzystość i płynność pracy zespołu obsługującego umowy kredytowe. Uporządkowanie czynności operacyjnych oraz wyeliminowanie manualnych, powtarzalnych kroków pozwoliłoby na ograniczenie ryzyka błędów i skrócenie czasu realizacji kluczowych zadań.
Szczegółowa analiza całego procesu ujawniła także potencjał bardziej zaawansowanych zmian. Wśród nich znalazła się możliwość redukcji kosztów operacyjnych o ponad 200 000 PLN rocznie oraz wskazanie zadań, które mogłyby zostać wyłączone z zakresu prac zespołu, uwalniając 5 etatów (FTE) do pracy w obszarach o większym znaczeniu strategicznym.
Przygotowane raporty, mapy procesów i rekomendacje zapewniły kierownictwu pełny obraz funkcjonowania obszaru oraz stały się solidną podstawą do dalszej transformacji operacyjnej i podejmowania kolejnych decyzji rozwojowych. Projekt został pozytywnie oceniony przez klienta, zarówno pod względem jakości analizy, jak i wartości przedstawionych kierunków rozwoju.
Kluczowe wyniki
- Potencjał znaczącej redukcji kosztów, szacowany na ponad 200 000 PLN rocznie
- Możliwość przesunięcia 5 pracowników (FTE) do bardziej strategicznych zadań
- Minimalizacja błędów ludzkich w procesach przygotowania umów
- Dostarczenie szczegółowych raportów i map procesów wspierających podejmowanie decyzji