Wdrożenie programu mentoringowego w firmie – jak to zrobić krok po kroku?

Mentoring jest jedną z najbardziej efektywnych form rozwojowych i istnieje co najmniej kilka powodów, aby skorzystać z niego w organizacji. Poprzedni artykuł z serii skupiał się na zaletach wynikających z wdrożenia programu mentoringowego w organizacji i prezentował sposoby świadomego wykorzystania go do rozwoju firmy. Żeby jednak móc w pełni czerpać z potencjału mentoringu, warto zadać sobie trochę trudu i zadbać o elementy kluczowe przy jego wdrożeniu. Jakie to elementy i jak się do tego zabrać? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie poniżej.

Mentoring w firmie – zacznij od określenia celów

Nawet kot z „Alicji w Krainie Czarów” wiedział, że „jeśli nie wiesz, dokąd chcesz iść, nie ma znaczenia, którą drogą pójdziesz”. Mentoring, jak każdy inny program rozwojowy (i właściwie każdy projekt w firmie!), powinien mieć jasno określone cele, powiązane i zgodne z celami organizacji. Nie może być bytem oderwanym od biznesowej rzeczywistości, który pojawia się tylko dlatego, że dobrze wygląda w opisie firmy na stronie internetowej.

Warto więc na początku odpowiedzieć sobie na pytanie – co chcemy osiągnąć? Na jakie potrzeby lub wyzwania odpowiedzieć? Jasno sformułowane cele, a także zakładane efekty i zrozumiałe dla uczestników korzyści pozwolą nam nie tylko podejmować właściwe decyzje dotyczące tego, jak będzie wyglądał ostateczny kształt mentoringu w firmie. Jeśli określając cele, wskażemy również mierzalne wskaźniki ich oceny, będą one stanowiły świetną bazę do sprawdzania efektywności programu, a co za tym idzie – do jego usprawniania i potencjalnego rozwijania lub modyfikacji.

Jak wdrażać mentoring – wewnątrz organizacji czy poza nią?

Decydując się na zaproszenie pracowników do skorzystania ze wsparcia mentorów, możemy od razu wdrożyć program wewnętrznie, w ramach organizacji i tę ścieżkę opiszemy w kolejnych krokach. Możemy jednak również na początku skorzystać ze wsparcia mentorów pochodzących spoza firmy. Każde rozwiązanie ma plusy i minusy. W zależności od naszych celów oraz zasobów i możliwości, należy wybrać to, które w danym momencie jest najlepsze. Poniższa tabela może posłużyć jako punkt wyjścia do rozważań na ten temat.

Rozważ wsparcie ekspertów przy implementacji

Decyzja o wdrożeniu programu wewnętrznie nie jest ostatnią w tej kategorii. Kolejnym krokiem jest odpowiedź na pytanie, czy jako organizacja jesteśmy przygotowani do samodzielnej realizacji projektu, czy też warto skorzystać ze wsparcia kogoś, kto wdrażał już podobne programy. Niezależnie od decyzji, musimy pamiętać, że to duży projekt i, jak każdy inny, wymaga stworzenia zespołu projektowego, określenia ról, wyszczególnienia zadań, ułożenia harmonogramu, zdefiniowania budżetu, czasu i zasad realizacji oraz komunikacji. Jeśli mamy w firmie sprawdzone podejścia do prowadzenia projektów, jesteśmy w stanie właściwie zarządzać przebiegiem projektu, ale czy na pewno nasza lista zadań uwzględni wszystkie niezbędne elementy?

Określenie zasad programu mentoringowego

Wiemy już, jakie mamy cele, wiemy, że chcemy wdrażać program wewnętrznie, mamy zespół projektowy, mamy plan. Można powiedzieć, że mamy pewne ramy organizacyjne, a teraz czas wypełnić je treścią. Niezależnie od tego, czy wdrażamy program samodzielnie, czy korzystamy ze wsparcia firmy zewnętrznej, musimy określić pewne kluczowe, „biznesowe” założenia programu. Przy ich definiowaniu ponownie będziemy odnosić się do celów. Poniżej wymieniamy kilka najważniejszych z nich, ale zdecydowanie nie wyczerpują one wszystkich niuansów, o których należy pomyśleć zawczasu:

• Przebieg procesu mentoringowego, od czasu trwania pojedynczego procesu, przez ramy czasowe całego programu, po kryteria zostania mentorem lub mentee.
• Dobór par mentoringowych, czyli jak będziemy ludzi dobierać w pary, w jakim stopniu będą o tym decydować sami zainteresowani, a w jakim stopniu opiekunowie programu i na podstawie jakich kryteriów. Bardzo ważne jest również określenie zasad rezygnacji z roli mentora lub mentee w trakcie (co również może się zdarzyć i należy to wziąć pod uwagę).
• Zasady etyczne programu, które często są pomijane, a w przypadku programu mentoringowego wewnątrz organizacji bardzo ważne! Powinniśmy bowiem zbudować bezpieczne ramy dla wszystkich uczestników programu, dla których chociażby kwestie zależności formalnych mogą być poważnym blokerem wstrzymującym przed zaangażowaniem się w program.

Szkolenie i wsparcie dla uczestników – must have!

Pamiętam swoją pierwszą przygodę w roli mentorki wiele lat temu. Pełna entuzjazmu i zapału leciałam na spotkanie z podopieczną jak na skrzydłach. Byłam przekonana, że skoro uwielbiam dzielić się wiedzą, coś już wiem i czegoś doświadczyłam, to właściwie wystarczy. Jakże się myliłam! Mentoring nie polega na spotkaniu przy kawie i opowiadaniu o sobie. To znaczy, kawę jak najbardziej można wspólnie wypić, ale rola mentora to nie tylko przywilej, ale i odpowiedzialność.

Mentoring to ustrukturyzowany proces, nakierowany na realizację celu mentee, wykorzystujący określone narzędzia i techniki. A ja wtedy, po pierwszym spotkaniu, mimo tego, że przeprowadziłyśmy fascynującą dyskusję, nawet nie wiedziałam, jaki cel ma moja podopieczna… Dlatego tak ważne jest wyposażenie mentorów w odpowiednią wiedzę, jak powinna wyglądać ich rola a także weryfikacja, czy prezentują pożądaną postawę. David Clutterbuck, guru mentoringu, wskazuje, że u dobrego mentora kluczowe jest doświadczenie w rozwijaniu innych, a także umiejętność rozwijania samego siebie. Dodaje jeszcze, że ważna jest pokora (a jej mi wyraźnie zabrakło…). Tego wszystkiego możemy nauczyć mentorów podczas dedykowanych szkoleń. Ważne jest jednak, żeby zadbać również o mentee, by wiedzieli, czego mogą się spodziewać po programie, czego oczekiwać od mentorów i mieli świadomość jak ważna jest ich odpowiedzialność i zaangażowanie w ten proces.

Narzędzia i wsparcie systemowe

Gdy znamy już zasady, znamy proces i przeszkolimy uczestników, warto zadbać o stronę narzędziowo-systemową. Przez narzędzia rozumiem odpowiednie przewodniki dla mentorów i mentee, przygotowane wcześniej formularze do ustalania kontraktu, określenia celów, czy stosowania wybranych technik w pracy z podopiecznym. Ważne jest również jasne wskazanie osoby odpowiedzialnej za program, do której można się zgłosić z każdym pytaniem lub wyzwaniem. W Sii stworzyliśmy również dedykowaną platformę wymiany wiedzy pomiędzy mentorami, gdzie mogą oni dzielić się swoimi najlepszymi praktykami i poruszać ważne dla nich tematy związane z programem.

Warto również zadbać o odpowiednią obsługę programu na poziomie systemowym. Mam tutaj na myśli dedykowane rozwiązanie IT, które usprawni proces zbierania danych o mentorach, mentee, zgłaszanie się do programu, przypominanie o określonych krokach w procesie i, na końcu, dostarczających danych do pomiaru efektywności programu. Może to być prosta funkcjonalność zbudowana w SharePoint lub innym narzędziu, które firma wykorzystuje do obsługi procesów biznesowych.

No dobrze, ale jak to teraz „sprzedać”?

To, co niestety często obserwujemy wśród naszych klientów, to zaniedbanie obszaru komunikacji i promocji programu. Szczęśliwi, że zaszliśmy tak daleko, wiemy czego chcemy i jak chcemy, zapominamy, że zespół projektowy, który to wszystko wie i wierzy w powodzenie projektu, to ograniczona liczba osób. A przecież program tworzymy dla wszystkich pracowników! Dlatego tak ważne jest uwzględnienie w całym projekcie planu komunikacji i promocji. Pomysłów na taki plan może być wiele, ale tym, co może pomóc w dostosowaniu treści do odbiorców i w przedstawieniu programu we właściwy sposób jest ankieta wśród pracowników, sprawdzająca aktualny stan wiedzy i rozumienia tematu mentoringu. Poznanie obaw potencjalnych uczestników (bo takie na pewno są i będą!) pomoże nam zawczasu je rozwiać.

Ocena efektywności, monitoring i ewaluacja

Moment wdrożenia każdego projektu i obserwowanie jak działa, to z jednej strony wielkie „uff” i „hurra”, a z drugiej strony pytanie „i jak?”. Tak też powinno być w przypadku programu mentoringowego. Samo jego wdrożenie i uruchomienie nie wystarczy. W kolejnym kroku powinniśmy zadbać o właściwą ocenę jego efektywności, na podstawie której będziemy mogli usprawniać działania dla jeszcze lepszych wyników zarówno dla uczestników, jak i dla całej organizacji.

Powyższa lista nie wyczerpuje całego tematu, ale pokazuje jak obszerny i wielowątkowy jest projekt wdrożenia programu mentoringowego w organizacji. I tak jak mentee korzysta ze wsparcia doświadczonego mentora, tak i my zapraszamy do skorzystania ze wsparcia Sii, jeśli chcesz rozpocząć tę fascynującą przygodę i mieć pewność, że zadbasz o wszystko, co niezbędne na starcie.

Poznaj ofertę Sii w obszarze HR i skorzystaj ze wiedzy naszych ekspertów lub skontaktuj się z nami, by odkryć możliwości współpracy.