Tak jak wspomniałam w poprzednim wpisie ( Rejestr dokumentów – sposób na usprawnienie procesu obiegu dokumentów i ich archiwizację w formie elektronicznej), wprowadziliśmy do modułu Rejestr dokumentów naszą autorską modyfikację pozwalająca na obsługę przesyłanych mailowo faktur oraz skanów dokumentów niezbędnych w procesie księgowania i weryfikowania płatności.
E-FAKTURY
Za pomocą parametryzacji, użytkownik systemu AX może podpiąć wszystkie skrzynki mailowe, które firma wykorzystuje przy obsłudze e-faktur.
Dodatkowo system umożliwia nam ustawienie dla każdej skrzynki mailowej innego oddziału, czy rodzaju dokumentów.
Wiadomości wysyłane na sparametryzowane skrzynki mailowe są automatyczne odbierane przez Dynamics AX.
![Ryc. 1 Lista odebranych, nieprzetworzonych wiadomości email lista odebranych, nieprzetworzonych wiadomości e-mail, Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys1-300x149.png)
Po otwarciu jednej z odebranych wiadomości mamy możliwość podglądu nadawcy wiadomości, daty wysłania, treści oraz załącznika.
![Ryc. 2 E-faktura zaciągnięta do Rejestru dokumentów E-faktura zaciągnięta do rejestru dokumentów Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys2-300x118.png)
Na podstawie każdej odebranej wiadomości użytkownik może utworzyć nowy dokument w Rejestrze dokumentów, wybierając rodzaj dokumentu oraz oddział, którego dokument dotyczy.
![Ryc. 3 Tworzenie nowego dokumentu na podstawie wiadomości e-mail Tworzenie nowego dokumentu na podstawie wiadomości e-mail Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys3-300x154.png)
Podczas tworzenia nowego dokumentu, system weryfikuje adres e-mail, z którego została wysłana wiadomość i jeżeli widnieje on w bazie danych wprowadzonych Dostawców, to na nowo utworzonym dokumencie dane uzupełniane są automatycznie.
Na podstawie daty otrzymania maila AX uzupełnia pole Data wpływu, co pozwala na uniknięcie pomyłek przy wprowadzania daty należności .
![Ryc. 4 Dokument utworzony na podstawie odebranej e-faktury na automatycznie uzupełniane dane dostawcy i datę wpływu Dokument stworzony na podstawie e-faktury z automatycznym wprowadzaniem danych Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys4-300x134.png)
Załącznik dołączony do wiadomości e-mail, na podstawie której został utworzony dokument w Rejestrze dokumentów, jest podpięty pod nowo utworzony rekord i użytkownik ma możliwość podglądu podczas:
– tworzenia i zatwierdzania w Rejestrze dokumentów
![Ryc. 5 Podgląd załącznika z poziomu Rejestru dokumentów Podgląd załącznika z poziomu rejestru dokumentów Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys5-300x261.png)
– księgowania w arkuszach faktur
![Ryc. 6 Podgląd załącznika z poziomu arkusza faktur Podgląd załącznika z poziomu arkusza faktur Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys6-300x98.png)
SKANY DOKUMENTÓW
Nasze rozwiązanie pozwala na połączenie systemu MS Dynamics AX z firmowymi drukarkami i automatyczny odbiór zeskanowanych dokumentów poprzez wyznaczenie ścieżki do folderu, przeznaczonego dla skanów dokumentów.
![Ryc. 7 Lista odebranych, niewykorzystanych skanów dokumentów Lista odebranych niewykorzystanych skanów dokumentów Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys7-300x93.png)
Podobnie jak w przypadku maili, użytkownik ma możliwość, dla każdego podpiętego folderu, ustawić inny odział, czy rodzaj dokumentu.
Po otwarciu jednego z odebranych plików, możemy podejrzeć zeskanowany dokument.
![Ryc. 8 Podgląd zeskanowanego dokumentu Podgląd zeskanowanego dokumentu Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys8-300x228.png)
Ścieżka tworzenia dokumentu na podstawie skanu wygląda podobnie jak w przypadku e-faktury.
![Ryc. 9 Tworzenie dokumentu na podstawie skanu Tworzenie dokumentu na podstawie skanu Dynamics AX 2012](https://sii.pl/blog/wp-content/uploads/2016/01/rys9-300x113.png)
Zeskanowany plik stanowi załącznik do nowo utworzonego dokumentu w rejestrze dokumentów.
Wykorzystany skan dokumentu zostaje przeniesiony do podfolderu, stanowiącego archiwum, co blokuje użytkownikowi możliwość ponownego wykorzystania pliku do utworzenia dokumentu.
Tak utworzony dokument (na podstawie maila czy skanu), zawierający w załączniku skan oryginalnego dokumentu, usprawnia ścieżkę obiegu dokumentów, ułatwiając weryfikację jego poprawności oraz przyśpiesza proces księgowania.
Dzięki temu, że użytkownik w każdym momencie procesu ma możliwość podglądu oryginału, archiwizacja oryginałów staje się prosta i wygodna w użyciu! 🙂
Zostaw komentarz