Dynamics 365

Tworzenie dokumentów na podstawie e-faktur oraz skanów dokumentów w Microsoft Dynamics AX 2012

Luty 24, 2016 0
Podziel się:

Tak jak wspomniałam w poprzednim wpisie ( Rejestr dokumentów – sposób na usprawnienie procesu obiegu dokumentów i ich archiwizację w formie elektronicznej), wprowadziliśmy do modułu Rejestr dokumentów naszą autorską modyfikację pozwalająca na obsługę przesyłanych mailowo faktur oraz skanów dokumentów niezbędnych w procesie księgowania i weryfikowania płatności.

E-FAKTURY

Za pomocą parametryzacji, użytkownik systemu AX może podpiąć wszystkie skrzynki mailowe, które firma wykorzystuje przy obsłudze e-faktur.

Dodatkowo system umożliwia nam ustawienie dla każdej skrzynki mailowej innego oddziału, czy rodzaju dokumentów.

Wiadomości wysyłane na sparametryzowane skrzynki mailowe są automatyczne odbierane przez Dynamics AX.

lista odebranych, nieprzetworzonych wiadomości e-mail, Dynamics AX 2012

Rysunek 1 Lista odebranych, nieprzetworzonych wiadomości email

Po otwarciu jednej z odebranych wiadomości mamy możliwość podglądu nadawcy wiadomości, daty wysłania, treści oraz załącznika.

E-faktura zaciągnięta do rejestru dokumentów Dynamics AX 2012

Rysunek 2 E-faktura zaciągnięta do Rejestru dokumentów

Na podstawie każdej odebranej wiadomości użytkownik może utworzyć nowy dokument w Rejestrze dokumentów, wybierając rodzaj dokumentu oraz oddział, którego dokument dotyczy.

Tworzenie nowego dokumentu na podstawie wiadomości e-mail Dynamics AX 2012

Rysunek 3 Tworzenie nowego dokumentu na podstawie wiadomości e-mail

Podczas tworzenia nowego dokumentu, system weryfikuje adres e-mail, z którego została wysłana wiadomość i jeżeli widnieje on w bazie danych wprowadzonych Dostawców, to na nowo utworzonym dokumencie dane uzupełniane są automatycznie.

Na podstawie daty otrzymania maila AX uzupełnia pole Data wpływu, co pozwala na uniknięcie pomyłek przy wprowadzania daty należności .

Dokument stworzony na podstawie e-faktury z automatycznym wprowadzaniem danych Dynamics AX 2012

Rysunek 4 Dokument utworzony na podstawie odebranej e-faktury na automatycznie uzupełniane dane dostawcy i datę wpływu

Załącznik dołączony do wiadomości e-mail, na podstawie której został utworzony dokument w Rejestrze dokumentów, jest podpięty pod nowo utworzony rekord i użytkownik ma możliwość podglądu podczas:

– tworzenia i zatwierdzania w Rejestrze dokumentów

Podgląd załącznika z poziomu rejestru dokumentów Dynamics AX 2012

Rysunek 5 Podgląd załącznika z poziomu Rejestru dokumentów

– księgowania w arkuszach faktur

Podgląd załącznika z poziomu arkusza faktur Dynamics AX 2012

Rysunek 6 Podgląd załącznika z poziomu arkusza faktur

 

SKANY DOKUMENTÓW

Nasze rozwiązanie pozwala na połączenie systemu MS Dynamics AX z firmowymi drukarkami i automatyczny odbiór zeskanowanych dokumentów poprzez wyznaczenie ścieżki do folderu, przeznaczonego dla skanów dokumentów.

Lista odebranych niewykorzystanych skanów dokumentów Dynamics AX 2012

Rysunek 7 Lista odebranych, niewykorzystanych skanów dokumentów

Podobnie jak w przypadku maili, użytkownik ma możliwość, dla każdego podpiętego folderu, ustawić inny odział, czy rodzaj dokumentu.

Po otwarciu jednego z odebranych plików, możemy podejrzeć zeskanowany dokument.

Podgląd zeskanowanego dokumentu Dynamics AX 2012

Rysunek 8 Podgląd zeskanowanego dokumentu

Ścieżka tworzenia dokumentu na podstawie skanu wygląda podobnie jak w przypadku e-faktury.

Tworzenie dokumentu na podstawie skanu Dynamics AX 2012

Rysunek 9 Tworzenie dokumentu na podstawie skanu

Zeskanowany plik stanowi załącznik do nowo utworzonego dokumentu w rejestrze dokumentów.

Wykorzystany skan dokumentu zostaje przeniesiony do podfolderu, stanowiącego archiwum, co blokuje użytkownikowi możliwość ponownego wykorzystania pliku do utworzenia dokumentu.

Tak utworzony dokument (na podstawie maila czy skanu), zawierający w załączniku skan oryginalnego dokumentu, usprawnia ścieżkę obiegu dokumentów, ułatwiając weryfikację jego poprawności oraz przyśpiesza proces księgowania.

Dzięki temu, że użytkownik w każdym momencie procesu ma możliwość podglądu oryginału, archiwizacja oryginałów staje się prosta i wygodna w użyciu! 🙂

Oceń ten post
Kategorie: Dynamics 365
Magdalena Saraci
Autor: Magdalena Saraci
Swoją znajomość z Dynamics AX rozpoczęła jako tester ponad pięć lat temu. Obecnie jest Konsultantem w firmie Sii Sp. z o.o. i jak sama mówi - ma przyjemność pracować z najlepszym zespołem. Specjalizuje się w obszarze logistycznym. Ma za sobą kilka projektów wdrożeniowych, zrealizowanych głównie w firmach produkcyjnych.

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

Zostaw komentarz