Wykorzystanie umiejętności miękkich w świecie analizy biznesowej

‘The ability to deal with people is as purchasable a commodity as sugar or coffee and I will pay more for that ability than for any other under the sun.’

John D. Rockefeller

Czym są umiejętności miękkie? Kompetencje miękkie to cechy psychofizyczne i umiejętności społeczne. Koncentrują się na ludzkim zachowaniu i postawach. Charakteryzują sposób, w jaki dana osoba wchodzi w interakcje z innymi i kształtują nasz sposób pracy. Umiejętności te mogą wpływać na sposób interakcji ze współpracownikami, rozwiązywania problemów i zarządzania zadaniami oraz są ważnym czynnikiem sukcesu.

Powszechnie używane umiejętności miękkie obejmują aspekty takie jak:

• umiejętność komunikacji i słuchania,
• odporność na stres,
• praca zespołowa,
• zarządzanie czasem.

Z artykułu dowiesz się, jakie znaczenie odgrywają umiejętności miękkie w codziennej pracy zespołowej na przykładzie analityka biznesowego oraz poznasz rolę skutecznej komunikacji – szczególnie podczas zarządzania zmianą w projekcie.

Znaczenie umiejętności miękkich

Jako miara zdolności do działania zarówno na poziomie osobistym jak i zawodowym, umiejętności miękkie muszą być nieustannie doskonalone i rozwijane. Aby robić to skutecznie i osiągnąć widoczny postęp, należy być świadomym ich 3 głównych aspektów:

• poznawczego – wiesz, w jakim celu i kiedy zastosować daną umiejętność,
• motywacyjnego – chcesz wykorzystać ją do zademonstrowania swoich kompetencji,
• behawioralnego – wiesz, jakie zachowania występują przy danej kompetencji.

Oto kilka przykładów wpływu kompetencji miękkich na codzienne zadania analityka biznesowego:

• dobra komunikacja – dobra jakość danych do analizy,
• praca zespołowa – duża liczba danych do analizy, dokładniejszy rozwój projektu,
• negocjacje – dogodniejsze terminy uzyskania wymagań, dokładniejsze priorytetyzowanie wymagań,
• empatia – lepsze zrozumienie potrzeb klienta,
• organizacja spotkań – łatwiejsze zbieranie wymagań,
• rozwiązywanie problemów – łatwiejsze zarządzanie zmianą do produktu.

Umiejętności miękkie mogą również pomóc w rozwiązaniu wielu codziennych wyzwań, do których należą:

• radzenie sobie z nieterminowym dostarczaniem wymagań lub danych przez klienta,
• brak zaangażowania po stronie klienta,
• częste zmiany priorytetów,
• próby zmiany zakresu projektu,
• konflikty (klient–dostawca),
• brak wiedzy na temat rozwijanych oprogramowań u klienta,
• niski poziom zaangażowania zespołu programistów.

Komunikacja – cechy skutecznej komunikacji

Zanurzmy się nieco głębiej w najbardziej znaną umiejętność miękką, jaką jest skuteczna komunikacja. Ta zdolność to coś więcej niż tylko wymiana informacji. Koncentruje się na zrozumieniu emocji i intencji kryjących się za informacjami.

Skuteczna komunikacja oznacza, że aby móc jasno przekazać wiadomość, należy również słuchać w sposób, który pozwala uzyskać pełne znaczenie tego, co zostało powiedziane. Sprawia, że druga osoba czuje się wysłuchana i zrozumiana. Dlatego skuteczność komunikacji zależy od dwóch form:

• komunikacji werbalnej – ustnej i pisemnej,
• komunikacji niewerbalnej – mowy ciała, tonu głosu, intonacji.

Dobrze opanowane umiejętności komunikacji w analizie biznesowej mogą pomóc w doskonaleniu takich obszarów jak:

• pozyskiwanie wymagań od klienta,
• efektywne wyjaśnianie/przekazywanie wymagań zespołom,
• prowadzenie spotkań (warsztaty zbierania wymagań, spotkania statusowe) z zespołem lub klientem,
• prowadzenie szkoleń,
• „tłumaczenie” wymagań z języka specjalistycznego na język zrozumiały dla użytkowników i partnerów biznesowych,
• umiejętność wyrażania niezgody – znalezienie sposobu na umiejętne niezgadzanie się z innymi członkami zespołu bez wywoływania konfliktu.

Jak doskonalić umiejętności komunikacyjne?

Chociaż umiejętności miękkie zwykle nie są nabywane poprzez formalne szkolenie, nadal można się ich nauczyć. Kluczem do ich doskonalenia jest otwartość na informacje zwrotne i chęć dostosowania swoich zachowań do różnych sytuacji. Szkolenie może dostarczyć wskazówek i strategii, by rozwinąć lepsze praktyki, a głównie poprzez praktykę można wzmocnić obszary, w których występują braki.

Aby jak najlepiej wykorzystać rozmowę i opanować umiejętności komunikacyjne, pamiętaj o tych pomocnych wskazówkach:

• dostosuj przekaz do odbiorcy,
• mów wyraźnie,
• nie wykonuj kilku zadań jednocześnie – bądź obecny,
• kontroluj swoje emocje i mowę ciała,
• słuchaj aktywnie: powtarzaj, parafrazuj, dopytuj,
• upewnij się, że Twoje komunikaty werbalne i niewerbalne są spójne,
• dbaj o przyjazną atmosferę,
• bądź zwięzły: “A good conversation is like a miniskirt, short enough to retain interest, long enough to cover the subject.”

Umiejętności miękkie w zarządzaniu zmianą

Kolejnym kluczowym obszarem analizy biznesowej, w którym umiejętności miękkie mogą okazać się nieocenione, jest radzenie sobie ze zmianą, „jedyną stałą rzeczą w życiu”, jak powiedział to kiedyś Heraklit z Efezu. Powszechnie wiadomo, że świat nigdy nie stoi w miejscu. Jest to szczególnie prawdziwe w obszarze rozwoju systemów. Wydaje się, że wszyscy nieustannie zmieniają zdanie lub stwierdzają, że to, co zostało wcześniej uzgodnione, nie ma już zastosowania. 

Zmiany zakresu wymagań w procesie rozwoju systemu

Mając to na uwagę, ważne jest, aby mieć ustrukturyzowany sposób radzenia sobie ze zmieniającym się środowiskiem. Zarządzanie zmianą to kompleksowy proces mający na celu dostosowanie organizacji lub projektu do różnych, zmieniających się warunków. Kluczowe jest wdrożenie procedur zarządzania zmianą, aby umożliwić ich skuteczne monitorowanie i dokumentowanie.
Najprostszym sposobem na osiągnięcie tego, jest dostosowanie ogólnego procesu rozwoju systemu, aby uwzględnić zło konieczne. Proces ten opisałam w moim pierwszym artykule:  Requirements 101 – what you need to know to get you started w sekcji Proces wymagań inżyniera, a jego zaktualizowana wersja o zarządzaniu zmianami znajduje się na poniższej grafice.

Zbieranie wymagań

W idealnym świecie proces zbierania wymagań w inżynierii oprogramowania rozpoczyna się od konieczności uzgodnienia z klientem bazy dla projektu. Drugą czynnością w procesie jest analiza tych fundamentów i ustalenie optymalnego sposobu ich realizacji. Ta czynność, która często przebiega równolegle z uzgadnianiem wymagań, prawie zawsze wiąże się z utworzeniem jednego lub więcej przykładowych modeli wymagań systemowych i raportów analitycznych.

Tworzy to podstawę dla powstania wymagań i strategii kwalifikacji dla rozwoju systemu. Po uzgodnieniu z dostawcami stanowią one fundament do umowy na rozwój niższego poziomu. Za każdym razem, gdy klient lub dostawca zażąda zmiany, dane wymaganie musi zostać ponownie przeanalizowane, aż do pojawienia się nowego uzgodnionego wymagania.

Na wczesnym etapie zbierania wymagań, zmiany powinny być łatwo wprowadzane do tego procesu. Jednak w pewnym momencie projekt musi formalnie uzgodnić ostateczny zakres prac. Od tego momentu żadne zmiany nie mogą być spontanicznie wprowadzane według kaprysu kogokolwiek w projekcie. Wszelkie modyfikacje powinny być realizowane w bardziej sformalizowany sposób, gdyż na tym etapie projektu, zmienia się ich wpływ na całokształt wspólnego celu. Każda aktualizacja wymagań musi być przedyskutowana i wyceniona. Następnie zespół przeprowadza analizę jej wpływu, aby zrozumieć konsekwencje proponowanych zmian dla całego projektu.

MVP i POC

W sytuacji, gdy takie zmiany blokują lub opóźniają postęp projektu, bardzo pomocne jest wykorzystanie MVP lub POC:

• MVP – czyli minimalnie opłacalny produkt, to podejście do tworzenia oprogramowania, oparte na idei stworzenia najbardziej podstawowej wersji aplikacji. Jest to szybszy i tańszy sposób na dostarczenie działającej aplikacji i ucieleśnienie koncepcji przy minimalnym wysiłku.
• POC – czyli proof of concept, zazwyczaj obejmuje zbudowanie prototypu lub minimalnego wykonalnego produktu, aby sprawdzić, czy koncepcja działa. Punktów POC można używać do testowania wielu scenariuszy. Jest to niezbędny krok w rozwoju produktu, pozwalający zmniejszyć ryzyko niepowodzenia nowych usług lub produktów.

Jeśli któraś z tych opcji zostanie ustalona na początku projektu i jej zakres nie ulegnie zmianie, jesteśmy w stanie dostarczyć klientowi coś, czego będzie mógł fizycznie doświadczyć lub przetestować i na tej podstawie określić zakres potencjalnych zmian czy modyfikacji.

Przyczyny zmian zakresu wymagań

Aby zrozumieć, dlaczego w projekcie pojawiają się zmiany, należy zacząć od wyjaśnienia różnicy pomiędzy zmianą zakresu a rozszerzeniem zakresu.

• Zmiana zakresu – to oficjalna decyzja dotycząca zakresu projektu. W wyniku zmiany zakresu często dochodzi do zmiany harmonogramu lub budżetu projektu.
• Rozszerzenie zakresu (ang. scope creep) – to sytuacja, w której projekt powoli rozrasta się w stosunku do pierwotnego zakresu, bez podjęcia oficjalnej decyzji o wprowadzeniu zmian w projekcie. 

Jedną z najbardziej typowych sytuacji, w których może pojawić się wniosek o zmianę, jest na przykład odkrycie ograniczenia w modelu lub anomalii w wynikach analizy. Może to nastąpić podczas przygotowywania wymagań pochodnych lub strategii kwalifikacji dla wymagań pochodnych. 

Propozycja zmian często wymusza modyfikację modelu (modeli) i/lub dodatkowe prace analityczne w celu zbadania problemu. Z drugiej strony, podczas przeprowadzania analizy lub tworzenia modelu może zostać wykryty problem z wymaganiami wejściowymi. Może to prowadzić do przedefiniować uzgodnionego procesu wymagań.

Jak skutecznie zarządzać zmianą

Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w utrzymaniu kontroli nad prośbami o zmianę zakresu projektu.

• Zrozumienie powodu zmiany zakresu jest jednym z najważniejszych aspektów kontroli zakresu. Znając uzasadnienie zmiany, można ocenić jej znaczenie dla ogółu projektu. Pomaga to odpowiednio dostosować jego plan. Co więcej, dzięki dokładnemu zrozumieniu zmiany można skuteczniej przekazywać zespołowi informacje na jej temat.
• Dokumentowanie każdego czynnika i aspektu związanego ze zmianą. Działanie to może obejmować formalne udokumentowania informacji od klienta, notatki ze spotkań, zmiany budżetu i dane dotyczące postępów.
• Zmiany zakresu często wpływają na ogólny harmonogram projektu. Akceptując zmianę, projekt musi określić nowe terminy. Aby upewnić się, że zmiana nie zakłóci pracy zespołu, ważne jest jak najszybsze ustalenie nowych dat realizacji. Nowe terminy mogą odnosić się do ram czasowych produkcji i godzin pracy pracowników.
• Chociaż skuteczna komunikacja jest ważna na każdym etapie projektu, jest ona szczególnie istotna, gdy dochodzi do poważnych zmian w jego zakresie. Priorytetem jest skuteczne przedstawienie wszystkich szczegółów zmiany zespołowi i innym interesariuszom. Może to obejmować wyjaśnienie:
  • przyczyny zmiany,
  • sposobu, w jaki plan musi zostać dostosowany do tej zmiany w projekcie,
  • sposobu zarządzania wszelkimi potencjalnymi wyzwaniami spowodowanymi tą zmianą. 
• Warto przygotować się na wszelkiego rodzaje trudności, które mogą spowolnić lub zablokować projekt. Należy się ubezpieczyć na szereg możliwych wyników, na wypadek, gdyby coś nie poszło zgodnie z planem. Właśnie w takich momentach przydają się wcześniej określone MVP i POC. Zapewniają coś namacalnego, czego klienci mogą doświadczyć. Pozwalają pracować na przykładach z życia, a nie na teoriach (które często mogą nie być rozumiane w ten sam sposób przez wszystkich zaangażowanych w projekt). Klientom/użytkownikom łatwiej jest dostarczyć dokładniejsze informacje zwrotne i pożądany wynik tego, jak coś powinno działać mając do dyspozycji MVP lub POC.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ta seria artykułów zainspiruje Cię do zanurzenia się nieco głębiej w świat analizy biznesowej. Będąc programistką, sama odkryłam, że umiejętności analityczne są niezwykle pomocne w codziennej pracy.

Umiejętności analityka biznesowego pomagają mi lepiej zrozumieć procesy i wymagania partnerów biznesowych. Potrafiąc efektywnie używać tych narzędzi, łatwiej jest opracować i dostosować rozwiązania do potrzeb klienta lub użytkownika. Łatwiej jest mi zarządzać zmieniającymi się wymaganiami, ale także je dokumentować i pracować z nimi.

Pisanie dokumentacji technicznej (która jest zapewne ulubioną częścią projektu nas wszystkich :)) jest również łatwiejsze, gdy lepiej rozumiesz, jak opisać dane rozwiązanie i jego strukturę.

Jednak zdecydowanie najcenniejsza jest dla mnie umiejętność efektywnego i przejrzystego przekazywania informacji między partnerami biznesowymi a programistami. Zdolność do skutecznego tłumaczenia procesu biznesowego lub wymagań na bardziej techniczny język jest nieoceniona i często jest źródłem sukcesu w projekcie.

Mam nadzieję, że te niektóre aspekty analizy biznesowej przybliżą Ci obszary, w których można znaleźć usprawnienia dla swojej codziennej pracy.

Literatura

• Elizabeth Hull, Ken Jackson and Jeremy Dick, Requirements Engineering, Springer London Berlin Heidelberg, 2005
• Allen David, Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, Helion, 2006
• Business Analysis Book of Knowledge (BABOK v3)
• What Are Soft Skills?
• What Are Soft Skills? (Definition, Examples and Resume Tips)
• A good conversation is like a miniskirt, short enough to retain interest, long enough to cover the subject
• Change Management – na czym tak naprawdę polega zarządzanie zmianą?
• Scope Change in Project Management | Process, Tips & Example
• How to deal with scope change in project management
• Scope Change: What It Is and How To Manage It