Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek być w sytuacji, gdzie czułeś, że twoja głowa jest przepełniona po brzegi informacjami – jest tak pełna, że może pęknąć? Czy były momenty, kiedy musiałeś nagle przerwać swoją pracę z powodu tego, iż nie byłeś w stanie przyswoić, zrozumieć lub przetworzyć nawet kropli kolejnej informacji, która spływała na Ciebie?
Jeżeli odpowiedziałeś na te pytania twierdząco, to prawdopodobnie doświadczyłeś czegoś, co jest znane jako przeciążenie poznawcze.
Ten artykuł będzie skupiał się na temacie przeciążenia poznawczego w środowisku pracy, ze szczególnym uwzględnieniem pracy w metodyce Scrum. Przeciążenie poznawcze będące wynikiem nadmiaru informacji lub zbyt wielu zadań do wykonania, może znacząco wpływać na produktywność oraz satysfakcję z pracy. Oprócz zrozumienia istoty problemu, przedstawię również szereg propozycji i strategii radzenia sobie z tym powszechnym w nowoczesnym świecie pracy problemem.
Zanim przejdę do wyjaśnienia, czym jest przeciążenie poznawcze, krótko opiszę psychologię poznawczą i procesy poznawcze. To pomoże lepiej zrozumieć całe zagadnienie.
Czym zajmuje się psychologia poznawcza?
Psychologia poznawcza to dziedzina nauki, której głównym celem jest badanie wewnętrznych procesów zachodzących w naszym umyśle. Skupia się na tym, jak:
- postrzegamy świat,
- przetwarzamy informacje,
- myślimy,
- podejmujemy decyzje,
- rozwiązujemy problemy.
Te procesy są kluczowe dla naszego codziennego funkcjonowania, dlatego psychologia poznawcza ma tak wielkie znaczenie w zrozumieniu ludzkiego zachowania. Jednym z jej elementów są procesy poznawcze.
Procesy poznawcze to złożone, wielowymiarowe mechanizmy, które pozwalają nam na przetwarzanie informacji z otaczającego świata. Są odpowiedzialne za naszą zdolność do nauki, rozumienia, zapamiętywania i wykorzystywania informacji, co jest kluczowe dla naszego codziennego funkcjonowania. Dzięki nim jesteśmy w stanie interpretować i reagować na różne sytuacje, podejmować decyzje i rozwiązywać problemy.
Teraz, gdy już znamy podstawy, skupmy się na głównym temacie, czyli przeciążeniu poznawczym.
Co to jest przeciążenie poznawcze?
Przeciążenie poznawcze to termin, który odnosi się do sytuacji, gdy otrzymujemy zbyt dużo informacji lub gdy jesteśmy zmuszeni do realizacji zbyt wielu zadań jednocześnie. W takim kontekście, nasz umysł jest przeciążony, a nasza zdolność do skupienia się, rozumienia i przetwarzania danych jest znacznie ograniczona. Nie jesteśmy w stanie przetworzyć wszystkich otrzymanych informacji efektywnie, co prowadzi do obniżenia naszej wydajności i skuteczności.
Wielu z nas pracuje w dynamicznie zmieniającym się środowisku, z technologiami, które się szybko rozwijają. Staramy się nadążać za tym zmieniającym się światem. Dlatego myślę, że łatwo nam sobie wyobrazić lub przypomnieć taki stan.
System pracy i jego wpływ na przeciążenie poznawcze
Przyjrzyjmy się różnym sytuacjom w pracy, które mogą mieć wpływ na nasze przeciążenie poznawcze.
- Wielozadaniowość – jednoczesne zarządzanie wieloma projektami lub zadaniami, co wymaga ciągłego przełączania uwagi i zwiększa obciążenie poznawcze.
- Złożoność problemów – rozwiązywanie skomplikowanych problemów technicznych, które wymagają głębokiej analizy i skupienia.
- Długie godziny pracy – praca pod presją czasu, często z nadgodzinami, co może prowadzić do zmęczenia i przeciążenia.
- Problemy i awarie – awarie systemów lub błędy oprogramowania, które wymagają natychmiastowej uwagi i rozwiązania.
- Komunikacja i koordynacja – wymiana informacji z wieloma interesariuszami, w tym klientami, menedżerami i członkami zespołu.
- Presja i oczekiwania – wysokie oczekiwania dotyczące jakości i terminowości dostaw, co może wywierać presję na pracowników m.in.: IT.
- Praca zdalna – brak bezpośredniego kontaktu z zespołem i trudności w oddzieleniu życia zawodowego od prywatnego.
- Szybkie tempo zmian i stałe uczenie się – ciągła potrzeba aktualizacji wiedzy i umiejętności w celu nadążania za nowymi technologiami i narzędziami.
Scrum a przeciążenie poznawcze
Praca w ramach frameworku Scrum może wpływać zarówno pozytywnie, jak i negatywnie na przeciążenie poznawcze członków zespołu.
Wśród pozytywów możemy wymienić:
- Iteracyjność – regularne sprinty umożliwiają podział pracy na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części, co zwiększa skupienie i zmniejsza przeciążenie.
- Przejrzystość – Scrum promuje otwartą komunikację i dzielenie się wiedzą, wspierając rozumienie celów i oczekiwań.
- Retrospekcje – cykliczne retrospekcje umożliwiają identyfikację i rozwiązywanie problemów, co wpływa ma zmniejszenie stresu i przeciążeń.
- Definition of Done (DoD) i Definition of Ready (DoR) – jasne kryteria dla zadań pomagają unikać niejasności i niepewności, co zmniejsza obciążenie poznawcze. Co prawda DoD i DoR nie są obowiązkowymi elementami według Scrum Guida, jednak są często stosowane, dlatego pozwoliłam sobie je tutaj umieścić.
Do mniej pozytywnych aspektów należą:
- Wiele zadań – praca nad wieloma zadaniami jednocześnie może prowadzić do rozproszenia uwagi i przeciążenia.
- Presja czasu – krótkie sprinty mogą wywierać presję, aby szybko dostarczać wyniki, co zwiększa stres.
- Zmiany w Backlogu – częste zmiany priorytetów mogą powodować konieczność ciągłego dostosowywania się i przetwarzania nowych informacji.
- Daily/inne spotkania – codzienne spotkania, choć krótkie, wymagają regularnego informowania o postępach, co może stresować.
Framework Scrum ma więc potencjał zarówno do zwiększania, jak i zmniejszania przeciążenia poznawczego. Kluczem do minimalizacji negatywnego wpływu jest świadome stosowanie praktyk scrumowych, dostosowanie procesów do potrzeb zespołu oraz ciągłe monitorowanie i poprawa sposobów pracy.
Ważne jest, aby Scrum Master i zespół byli świadomi tych wyzwań i aktywnie pracowali nad strategiami minimalizacji przeciążenia poznawczego.
Jak możemy sobie pomóc w pracy?
Istnieje wiele metod radzenia sobie z przeciążeniem poznawczym.
Najpierw zajmijmy się elementami, na które warto zwrócić uwagę w związku ze Scrumem:
- Dobrze zdefiniowany Backlog – upewnienie się, że zadania są jasno opisane i mają ustalone priorytety. Na dobrze zdefiniowany Backlog składają się też artefakty scrumowe:
- Product Backlog,
- Sprint Backlog,
- Increment
zapewniające przejrzystość co do tego, co zostało zrobione, nad czym się pracuje i co jeszcze pozostało do zrobienia, wspierając organizację pracy.
- Odpowiedni rozmiar zadań – zadania o dużym rozmiarze mogą być przytłaczające i trudne do zarządzania. Czasem prowadzą do niepewności co do tego:
- od czego zacząć,
- jak podzielić pracę,
- jak oszacować czas potrzebny na ich wykonanie.
Rozbijanie dużych zadań na mniejsze części może pomóc w zmniejszeniu przeciążenia poznawczego. Dzięki temu zespół skupia się na konkretnych, wykonalnych krokach, co ułatwia planowanie i monitorowanie postępów. Małe zadania są zazwyczaj bardziej konkretne i mają jasno określone cele, a to redukuje niepewność i pozwala na lepsze skupienie uwagi. Dodatkowo wpływają motywująco na zespół.
- Ograniczenie wielozadaniowości – praca nad jednym zadaniem w danym momencie, zamiast przełączania się między wieloma zadaniami. Pomimo brania wielu małych zadań na sprint, nie warto pracować nad kilkoma równocześnie i często zmieniać kontekst. Efektywniej jest skończyć jedno zadanie i dopiero przełączyć się na kolejne.
- Współpraca w zespole – przy trudniejszych zagadnieniach szczególnie ważne może być promowane przez Scrum pracowanie jako zespół i współpraca pomiędzy członkami teamu.
- Planowanie Sprintu – bazując na empirycznych doświadczeniach, poprzednich sprintach, jesteśmy w stanie określić możliwości poznawcze zespołu i zgodnie z nimi planować liczbę zadań w sprincie.
- Odpowiednia organizacja spotkań – krótkie, treściwe i wartościowe – czyli zadbanie o to, żeby każde spotkanie Scrumowe (i inne) wnosiło wartość w pracę zespołu. Warto uwzględnić, żeby spotkania nie przedłużały się i kończyły się o zaplanowanej porze. Dla spotkań, które nie są Scrumowe, warto aby miały jasny cel i agendę (którą uczestnicy spotkania znają wcześniej).
- Retrospekcje – regularne Retrospekcje pozwalają zespołowi analizować, co działa dobrze, a co można poprawić. To czas na refleksję nad procesami pracy i identyfikację potencjalnych źródeł przeciążenia, aby móc je eliminować.
- Priorytetyzacja zadań – techniki takie jak MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) pomagają w określeniu, które zadania są niezbędne do wykonania, a które mogą poczekać. Dzięki temu zespół może skupić się na najważniejszych zadaniach, redukując ilość informacji, którą muszą przetwarzać jednocześnie. Ale nie trzeba sięgać po bardziej skomplikowane techniki, wystarczy lista zadań z określonymi priorytetami. Spisanie takiej listy również odciąży umysł i pozwoli skupić się na wykonywaniu zadań.
- Timeboxing – jest to technika zarządzania czasem, która polega na przydzielaniu stałej, ograniczonej ilości czasu na wykonanie różnych zadań. Pomaga to w utrzymaniu skupienia i efektywności, jednocześnie zapobiegając nadmiernemu zagłębianiu się w szczegóły, które mogą prowadzić do przeciążenia. Mając wyznaczony czas, można skupić się w całości nad danym tematem i nie przełączać się pomiędzy zadaniami (na kolejne zadanie jest oddzielny wyznaczony czas, już zaplanowany).
- Regularne przerwy – brzmi to jak oczywistość, jednak ciężko często oderwać się od zadania. Może pomóc w tym metoda Pomodoro – popularna technika zarządzania czasem, która polega na pracy przez 25 minut, a następnie robieniu 5-minutowej przerwy. Te krótkie przerwy pozwalają umysłowi odpocząć i regenerować się, co jest kluczowe w zapobieganiu przeciążeniu poznawczemu.
- Minimalizm informacyjny – ta technika polega na świadomym ograniczeniu dostępu do informacji. W praktyce może to oznaczać wyłączenie powiadomień, pracę w blokach czasowych dedykowanych na konkretne zadania, czy też ograniczenie liczby spotkań.
Oprócz tego możemy też wprowadzić szereg zmian w swoim życiu codziennym, które pozytywnie wpłyną na odczuwanie przeciążenia poznawczego:
- odpowiednia ilość snu,
- aktywność fizyczna,
- zdrowa dieta,
- odpoczynek w trakcie weekendów i urlopów.
Jak radzić sobie z przeciążeniem poznawczym w trakcie nauki?
Nauka nowych rzeczy jest procesem, który wymaga zaangażowania różnych funkcji poznawczych, takich jak:
- pamięć,
- uwaga,
- zdolność rozwiązywania problemów.
Może to prowadzić do przeciążenia, szczególnie gdy materiał jest skomplikowany lub gdy próbujemy przyswoić zbyt wiele informacji jednocześnie. Z drugiej strony, regularne uczenie się i stymulowanie mózgu może przyczyniać się do zwiększenia naszej zdolności poznawczych i lepszego radzenia sobie z przeciążeniem.
Jak w takim razie ułatwić sobie radzenie z nowym zagadnieniem?
- Aktywne uczenie się – zamiast biernego czytania, aktywne notowanie. Zamiast biernego słuchania, zadawanie pytań i dyskusje. To może pomóc w lepszym zrozumieniu i zapamiętywaniu informacji.
- Techniki mnemotechniczne i interaktywne metody nauczania – użycie rymów, akronimów czy wizualizacji może ułatwić zapamiętywanie skomplikowanych informacji. Tak samo jak użycie gier i dyskusji grupowych.
- Zarządzanie czasem – planowanie regularnych, krótkich sesji nauki zamiast długich maratonów może pomóc w uniknięciu przeciążenia.
- Przerwy – regularne krótkie przerwy podczas nauki pozwalają na odpoczynek i regenerację, co jest kluczowe dla uniknięcia przeciążenia poznawczego.
- Podział materiału – mniejsze zadania i podział materiału ułatwi zaplanowanie krótszych i efektywniejszych sesji nauki. Dzięki temu skomplikowane zagadnienie nie będzie wydawało się duże i przerażające. Dodatkowo, może to działać motywująco, gdy będziemy obserwować swój postęp.
Podsumowanie
Zarządzanie przeciążeniem poznawczym wymaga świadomego podejścia do pracy i otwartości na zmiany w procesach. Pamiętaj, że każda osoba jest inna i różne techniki mogą działać dla różnych osób. Podobnie – nie wszystkie pomysły sprawdzą się we wszystkich organizacjach. Ważne jest, aby eksperymentować i znaleźć metody, które najlepiej odpowiadają indywidualnym potrzebom i wpisują się w charakterystykę organizacji.
Źródła
- Maruszewski Tomasz, Psychologia Poznania. Sposoby rozumienia siebie i świata, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne
- Śpiewak Sławomir, Ziaja Joanna, Wpływ przeciążenia poznawczego na dostępność zasobów: efekt rozgrzania poznawczego
- What Is Cognitive Overload?
***
Jeśli interesuje Cię tematyka zarządzania projektami, zajrzyj koniecznie również do innych artykułów naszych ekspertów.
Zostaw komentarz