Dynamics 365

Zalety integracji Outlooka z Dynamics 365 dla działów sprzedaży

Wrzesień 13, 2021 0
Podziel się:

Outlook to jeden z najpopularniejszych klientów poczty e-mail oraz narzędzie codziennej pracy wielu handlowców i osób zajmujących się bieżącą obsługą klienta.
Drugie narzędzie – Dynamics 365 – oferuje pełną funkcjonalność systemu klasy CRM (Customer Relationship Management), wspierając użytkowników w pozyskiwaniu nowych klientów oraz utrzymaniu relacji z już istniejącymi.
Naturalnym krokiem Microsoft było zintegrowanie powyższych narzędzi tak, aby ułatwić i przyspieszyć pracę działów sprzedaży.

Integracja narzędzi Microsoft na przykładzie

Handlowiec firmy Sii sp. z o.o. otrzymuje wiadomość e-mail z prośbą o udzielenie informacji cenowej dotyczącej konkretnego produktu. Standardową procedurą w takim przypadku jest zarejestrowanie potencjalnego klienta po stronie systemu CRM oraz udzielenie informacji cenowej. W przypadku pozytywnej reakcji potencjalnego klienta na informację cenową, użytkownik może utworzyć szansę sprzedaży i kontynuować proces sprzedażowy po stronie systemu CRM.

Zapytanie ofertowe

Handlowiec otrzymuje wiadomość e-mail od potencjalnego klienta bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową…

Ryc. 1 Outlook – widok wiadomości e-mail od potencjalnego klienta

Ryc. 1 Outlook – widok wiadomości e-mail od potencjalnego klienta

…i prosto z poziomu aplikacji Outlook, konwertuje wiadomość e-mail na rekord potencjalnego klienta (lead) systemu Dynamics 365.

Integracja Outlooka z Dynamics 365 - dodaj lead

Ryc. 2 Outlook – widok wiadomości e-mail z opcją tworzenia rekordu Dynamics 365

W procesie konwersji automatycznie uzupełniają się podstawowe informacje, tj.:

  • temat
  • imię klienta
  • nazwisko klienta
Integracja Outlooka i Dynamics 365 - widok formularza tworzenia rekordu

Ryc. 3 Outlook – widok formularza tworzenia rekordu Dynamics 365

Utworzenie rekordu w Dynamics 365

Użytkownik zatwierdzając akcję po stronie Outlook, tworzy rekordy po stronie systemu Dynamics 365, w którym może kontynuować pracę nad procesem sprzedażowym.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, w systemie Dynamics 365 zapisują się wszystkie informacje przekazane z poczty e-mail:

  • załączona treść wiadomości
  • temat
  • imię
  • nazwisko
Integracja Outlooka z Dynamics 365 - Ryc. 4 Dynamics 365 - widok rekordu potencjalnego klienta (Lead)

Ryc. 4 Dynamics 365 – widok rekordu potencjalnego klienta (lead)

Wskazany wyżej minimalny zakres informacji jest niezbędny, aby poprawnie utworzyć rekord, a jednocześnie wystarczający, aby ułatwić zadanie handlowcom, mającym zwykle niewiele czasu na uzupełnienie danych o klientach.

Dodatkowo, w Outlooku wyświetlają się informacje o tym, które wiadomość e-mail są śledzone przez Dynamics 365. Funkcjonalność ułatwia kontrolowanie, jakie treści znajdują się w systemie CRM bez opuszczania aplikacji Outlook.

Integracja Outlooka z Dynamics 365 - widok śledzonej wiadomości e-mail

Ryc. 5 Outlook – widok śledzonej wiadomości e-mail

Korzyści płynące z integracji Outlooka z Dynamics 365

Największą zaletą korzystania z aplikacji jednego producenta jest łatwość łączenia ich ze sobą. W przypadku firmy Microsoft mamy żywy przykład na to, że korzystając z dobrze znanego narzędzia jakim jest Outlook, jesteśmy w stanie w łatwy sposób rozpocząć proces sprzedażowy bez konieczności ręcznego kopiowania danych między aplikacjami.

Jedną z głównych bolączek działów sprzedaży jest konieczność przełączania się między różnymi aplikacjami, aby wprowadzić informacje w odpowiednie miejsce. Przy użyciu powyższej integracji, handlowiec zyskuje dodatkowy czas, który może wykorzystać na dopracowanie oferty oraz nie popełnia błędów przy ponownym wpisywaniu danych do kolejnego systemu.

Dodatkowo prowadzona w Outlooku korespondencja mailowa jest widoczna pod wskazanym rekordem w systemie CRM, dając pełen obraz działań sprzedażowych w jednym miejscu.

5 / 5
Kategorie: Dynamics 365
Tomasz Piwoński
Autor: Tomasz Piwoński
Przygodę z systemem CRM rozpoczął 10 lat temu. Obecnie jako konsultant Dynamics 365/Power platform realizuje projekty dla krajowych oraz zagranicznych firm, pokazując potencjał aplikacji biznesowych Microsoft związanych z budową i utrzymaniem relacji z klientem.

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

Zostaw komentarz