Outlook to jeden z najpopularniejszych klientów poczty e-mail oraz narzędzie codziennej pracy wielu handlowców i osób zajmujących się bieżącą obsługą klienta.
Drugie narzędzie – Dynamics 365 – oferuje pełną funkcjonalność systemu klasy CRM (Customer Relationship Management), wspierając użytkowników w pozyskiwaniu nowych klientów oraz utrzymaniu relacji z już istniejącymi.
Naturalnym krokiem Microsoft było zintegrowanie powyższych narzędzi tak, aby ułatwić i przyspieszyć pracę działów sprzedaży.
Integracja narzędzi Microsoft na przykładzie
Handlowiec firmy Sii sp. z o.o. otrzymuje wiadomość e-mail z prośbą o udzielenie informacji cenowej dotyczącej konkretnego produktu. Standardową procedurą w takim przypadku jest zarejestrowanie potencjalnego klienta po stronie systemu CRM oraz udzielenie informacji cenowej. W przypadku pozytywnej reakcji potencjalnego klienta na informację cenową, użytkownik może utworzyć szansę sprzedaży i kontynuować proces sprzedażowy po stronie systemu CRM.
Zapytanie ofertowe
Handlowiec otrzymuje wiadomość e-mail od potencjalnego klienta bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową…
…i prosto z poziomu aplikacji Outlook, konwertuje wiadomość e-mail na rekord potencjalnego klienta (lead) systemu Dynamics 365.
W procesie konwersji automatycznie uzupełniają się podstawowe informacje, tj.:
- temat
- imię klienta
- nazwisko klienta
Utworzenie rekordu w Dynamics 365
Użytkownik zatwierdzając akcję po stronie Outlook, tworzy rekordy po stronie systemu Dynamics 365, w którym może kontynuować pracę nad procesem sprzedażowym.
Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, w systemie Dynamics 365 zapisują się wszystkie informacje przekazane z poczty e-mail:
- załączona treść wiadomości
- temat
- imię
- nazwisko
Wskazany wyżej minimalny zakres informacji jest niezbędny, aby poprawnie utworzyć rekord, a jednocześnie wystarczający, aby ułatwić zadanie handlowcom, mającym zwykle niewiele czasu na uzupełnienie danych o klientach.
Dodatkowo, w Outlooku wyświetlają się informacje o tym, które wiadomość e-mail są śledzone przez Dynamics 365. Funkcjonalność ułatwia kontrolowanie, jakie treści znajdują się w systemie CRM bez opuszczania aplikacji Outlook.
Korzyści płynące z integracji Outlooka z Dynamics 365
Największą zaletą korzystania z aplikacji jednego producenta jest łatwość łączenia ich ze sobą. W przypadku firmy Microsoft mamy żywy przykład na to, że korzystając z dobrze znanego narzędzia jakim jest Outlook, jesteśmy w stanie w łatwy sposób rozpocząć proces sprzedażowy bez konieczności ręcznego kopiowania danych między aplikacjami.
Jedną z głównych bolączek działów sprzedaży jest konieczność przełączania się między różnymi aplikacjami, aby wprowadzić informacje w odpowiednie miejsce. Przy użyciu powyższej integracji, handlowiec zyskuje dodatkowy czas, który może wykorzystać na dopracowanie oferty oraz nie popełnia błędów przy ponownym wpisywaniu danych do kolejnego systemu.
Dodatkowo prowadzona w Outlooku korespondencja mailowa jest widoczna pod wskazanym rekordem w systemie CRM, dając pełen obraz działań sprzedażowych w jednym miejscu.
Zostaw komentarz