Podsumowanie
Kluczowe efekty
Centralizacja danych kontrahentów i inwestycji
Usprawnienie procesu ofertowego dzięki integracji z F&O i Webcon
Rosnąca skala projektów i potrzeba centralizacji danych
ERBUD realizuje równolegle dziesiątki inwestycji w Polsce i Europie Zachodniej – m.in. w Niemczech, Belgii, Francji i Holandii. Rosnąca skala działalności wymagała centralizacji danych o kontrahentach, inwestycjach i ofertach – bez tego trudno było utrzymać tempo wzrostu. Dotychczas rozproszone rejestry i ręczna wymiana informacji ograniczały przejrzystość, utrudniały współpracę zespołów sprzedaży i wydłużały czas przygotowania ofert. Aby zapobiec ryzyku utraty przewagi konkurencyjnej oraz niewystarczającej kontroli nad portfelem inwestycji, zarząd ERBUD zdecydował się na powierzenie Sii wdrożenia systemu CRM Microsoft Dynamics 365 Sales – dzięki doświadczeniu Sii w projektach ERP/CRM dla dużych organizacji.
Wdrożenie Dynamics 365 Sales CRM
Celem projektu było uporządkowanie danych i automatyzacja procesów sprzedażowych w Grupie ERBUD, tak aby zespół mógł pracować w oparciu o spójne informacje i sprawne narzędzia. Sii zbudowała zespół projektowy, w skład którego weszli Delivery Manager, architekt rozwiązania, dwaj konsultanci CRM oraz zespół developerów. Prace prowadzono w metodyce Agile przez 12 miesięcy, co pozwoliło na iteracyjne dopasowywanie systemu do potrzeb użytkowników i szybką weryfikację przyjętych założeń. Eksperci Sii zrealizowali wdrożenie end-to-end – od analizy po szkolenia użytkowników – dostarczając gotowe środowisko Microsoft Dynamics 365 Sales CRM zintegrowane z finansami i obiegiem dokumentów.
Zakres działań obejmował:
- Analizę procesów i warsztaty biznesowe poprzez identyfikację luk i zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych
- Projekt i konfiguracja systemu Dynamics 365 Sales CRM dzięki dopasowaniu do modelu projektowego i specyfiki branży budowlanej
- Integracja systemów za pomocą automatycznej wymiany danych między CRM, systemem finansowo-księgowym Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) oraz platformą obiegu dokumentów WEBCON BPS
- Automatyzację procesów i w rezultacie eliminację duplikatów w rejestrach kontrahentów i inwestycji oraz przyspieszenie pracy zespołów z wykorzystaniem Microsoft Power Automate
- Weryfikację stabilności i zgodności systemu z wymaganiami dzięki testowanie i optymalizacji
- Szkolenia i wsparcie powdrożeniowe czyli przygotowanie użytkowników do pracy i zapewnienie płynnego startu systemu
Nowy CRM stał się centralnym narzędziem wspierającym cały cykl sprzedaży, zwiększając efektywność i przejrzystość procesów w Grupie ERBUD
Uporządkowane dane i efektywniejsza praca zespołów sprzedaży
Dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics 365 Sales CRM ERBUD scentralizował dane kontrahentów i inwestycji w jednym systemie – poprawiła się jakość informacji i wyeliminowano duplikaty. Zespoły sprzedażowe zyskały lepszą współpracę i dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, co pozwala szybciej reagować na potrzeby rynku. Nowe narzędzia umożliwiły raportowanie ad hoc, w tym raporty lejka sprzedaży (pipeline), prognoz sprzedaży (forecast), aktywności handlowców, skuteczności leadów i szans sprzedażowych oraz wyniki sprzedaży według produktu, klienta lub regionu. Uzupełniają je dashboardy menedżerskie i raporty Power BI oparte na danych z Dynamics 365, co ułatwia podejmowanie decyzji opartych na danych. Dodatkowo, usprawnione zarządzanie lejkiem sprzedażowym pozwala skuteczniej planować i prowadzić działania handlowe, wspierając dalszy rozwój firmy.
Szczegółowa analiza całego procesu ujawniła także potencjał bardziej zaawansowanych zmian. Wśród nich znalazła się możliwość redukcji kosztów operacyjnych o ponad 200 000 PLN rocznie oraz wskazanie zadań, które mogłyby zostać wyłączone z zakresu prac zespołu, uwalniając 5 etatów (FTE) do pracy w obszarach o większym znaczeniu strategicznym.
"Dzięki wdrożeniu CRM mamy wreszcie jedno źródło prawdy o kontrahentach i inwestycjach. Zespoły sprzedaży pracują na tych samych, aktualnych danych, co eliminuje błędy i przyspiesza przygotowywanie ofert. To ułatwia nam codzienną pracę i pozwala szybciej reagować na potrzeby klientów." – przedstawiciel ERBUD