Podsumowanie
Kluczowe efekty
Stałe wsparcie PMO dla strategicznych programów i projektów
Ujednolicone raportowanie i jakość danych w całym portfolio
Rosnący portfel projektów w środowisku regulowanym
Wraz z dynamicznym wzrostem liczby programów i projektów strategicznych bank musiał zapewnić skuteczne wsparcie dla Portfolio & Program Managerów odpowiedzialnych za realizację aktywnych inicjatyw. Rosnąca skala działań zwiększała złożoność koordynacji, raportowania oraz pracy z danymi projektowymi przekazywanymi do systemów organizacji.
Jako instytucja działająca w silnie regulowanym środowisku bankowym, organizacja musiała jednocześnie zagwarantować wysoką jakość i spójność danych raportowych oraz zgodność z wewnętrznymi procedurami i wymogami compliance – szczególnie w przypadku projektów strategicznych objętych rozszerzonym raportowaniem.
Dotychczasowy model wsparcia nie zapewniał wystarczającej elastyczności kosztowej. Bank oczekiwał rozwiązania umożliwiającego rozliczanie pracy specjalistów PMO w oparciu o realnie dostarczone zadania i zakres wsparcia dla programów oraz projektów.
Celem było stworzenie skalowalnego i przewidywalnego modelu obsługi portfela, który zapewni kontrolę nad jakością danych, spójność raportowania oraz elastyczne dostosowanie zakresu wsparcia do zmieniającej się liczby i złożoności inicjatyw.
PMO as a Service w modelu managed services
Sii Polska przejęła odpowiedzialność za operacyjne i raportowe wsparcie portfela programów i projektów strategicznych, realizując usługę w modelu managed services. W realizację kontraktu zaangażowano 11 specjalistów, w tym ekspertów PMO, Project Managerów oraz Power Apps Developera, co pozwoliło równolegle zarządzać operacyjnym wsparciem programów oraz rozwijać i utrzymywać narzędzia raportowe.
Zakres usługi obejmował:
- Zapewnienie kompetencji PMO dla portfela programów i projektów
- Zarządzanie jakością danych projektowych przekazywanych do systemów banku
- Wsparcie procesów portfelowych i zapewnienie zgodności z wymogami compliance
- Opracowanie i standaryzację katalogu usług wraz z jasno zdefiniowanym zakresem i standardem deliverables
- Comiesięczną kontrolę budżetów projektów, weryfikację poziomu wykorzystania środków oraz analizę spalania budżetu we współpracy z Program/Project Managerami
- Bieżący monitoring ryzyk wraz z weryfikacją ich zgodności z procedurami banku,
- Kwartalną ocenę realizacji zakładanych benefitów programów oraz weryfikację ich zgodności z celami biznesowymi organizacji
- Cykliczną ocenę efektywności zespołu w oparciu o elastyczne kryteria akceptacji
W efekcie klient zyskał spójny i przewidywalny model obsługi projektów, który wspiera codzienną pracę zespołów menedżerskich, obejmując co najmniej kilkudziesięciu aktywnych użytkowników oraz interesariuszy korzystających z raportów, kontroli postępów i zarządzania ryzykiem.
Przewidywalność i kontrola w zarządzaniu projektami
Wdrożenie PMO as a Service wprowadziło spójny, usługowy model wsparcia projektów, który umożliwił podejmowanie decyzji dotyczących zakresu i sposobu obsługi inicjatyw w oparciu o jasno zdefiniowane zasady i dostępne kompetencje, zamiast indywidualnych ustaleń projektowych.
Zespół PMO przejął odpowiedzialność za bieżącą obsługę projektów, obejmującą aktualizację danych projektowych w JIRA, raportowanie postępów, monitorowanie ryzyk i działań mitygujących, a także wsparcie organizacyjne, takie jak onboarding nowych osób, kontrola OKR i KPI projektowych oraz przygotowywanie podsumowań ze spotkań projektowych i materiałów na spotkania zarządcze.
Ujednolicone procesy, lepsza jakość raportowania i szybsza koordynacja inicjatyw przełożyły się na większą efektywność operacyjną, umożliwiając zespołom skupienie się na realizacji najważniejszych programów.
KLUCZOWE REZULTATY
- Ustandaryzowany model wsparcia PMO dla portfela programów i projektów
- Zdefiniowany katalog usług i jasno określony zakres deliverables
- Stały nadzór nad jakością danych projektowych
- Regularna, mierzalna ocena efektywności usług