Sii Poland

SII UKRAINE

SII SWEDEN

  • Trainings
  • Career
Join us Contact us
Back

Sii Poland

SII UKRAINE

SII SWEDEN

Back

Office Management Assistant (f/m/x)

  • Junior
  • Office
  • Poznan
This translation is generic and may include errors. Show original text
This offer base language is Polish. Translate into English.

If you are a great organizer with a keen eye for detail and enjoy interacting with people – we are looking for you! For our Poznań branch, currently consisting of over 600 people, we are seeking energetic and positively minded individuals for the position of Office Management Assistant in the area of reception service, office management support, and event organization in the branch. Join us today!

Your tasks

  • Welcoming guests and ensuring their positive experience during their visit to the office
  • Handling incoming and outgoing correspondence, including registering mail and courier shipments
  • Assisting in organizing meetings and preparing conference rooms
  • Maintaining a positive image of the company in interactions with clients, guests, and employees
  • Coordinating maintenance and cleaning work in the office
  • Organizing workstations and ensuring their availability in project rooms
  • Ordering and replenishing supplies of office materials, food items, fruits, cleaning products, and seasonal items
  • Maintaining ongoing contact with security, administration, and the building reception
  • Preparing reports and analyses to support the control of expenses related to the office's operations
  • Assisting in organizing integration meetings and CSR activities in the branch, as well as preparing communication and managing photo reports from events
  • Promoting interest group initiatives and sports groups operating within the company

Requirements

  • Student status in the 3rd or 4th year of studies
  • Availability for full-time work – 8 hours a day, from Monday to Friday, between 8:00 AM and 4:00 PM or 9:00 AM and 5:00 PM
  • Fluent knowledge of Polish and good knowledge of English
  • Good knowledge of the MS Office suite
  • Willingness to work in Poland
  • Accuracy, meticulousness, and systematic approach to task execution
  • Very good organizational skills, ability to efficiently manage multiple tasks simultaneously, and dynamism in action
  • High personal culture and developed communication skills
  • Openness, courage in action, and ease in establishing contacts and building positive relationships
  • Creativity and independence in daily work

Job no. JOB-ELHKQ

Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.

Jeśli jesteś świetną organizatorką lub świetnym organizatorem z dużą dbałością o szczegóły i lubisz kontakt z ludźmi – szukamy właśnie Ciebie! Do naszego poznańskiego oddziału, liczącego obecnie ponad 600 osób, poszukujemy energicznych i pozytywnie nastawionych osób na stanowisko Asystent/Asystentka ds. Office Managementu w obszarze obsługi recepcji, wsparcia zarządzania biurem oraz organizacji eventów w oddziale. Dołącz do nas już dziś!

Twoje zadania

  • Przyjmowanie gości i dbanie o ich pozytywne doświadczenia podczas wizyty w biurze
  • Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym rejestrowanie przesyłek pocztowych i kurierskich
  • Wsparcie w organizacji spotkań i przygotowywanie sal konferencyjnych
  • Dbanie o pozytywny wizerunek firmy w kontaktach z klientami, gośćmi i pracownikami
  • Koordynowanie prac konserwatorskich i porządkowych w biurze
  • Organizowanie stanowisk pracy oraz dbanie o ich dostępność w pokojach projektowych
  • Zamawianie i uzupełnianie zapasów materiałów biurowych, artykułów spożywczych, owoców, środków czystości oraz artykułów sezonowych
  • Utrzymywanie bieżącego kontaktu z ochroną, administracją i recepcją budynku
  • Przygotowywanie zestawień i analiz wspierających kontrolę wydatków związanych z funkcjonowaniem biura
  • Wsparcie w organizacji spotkań integracyjnych i akcji CSR w oddziale, a także przygotowywanie komunikacji i zarządzanie fotorelacjami z wydarzeń
  • Promowanie inicjatyw grup zainteresowań i grup sportowych działających w firmie

Wymagania

  • Status studenta/studentki 3. lub 4. roku studiów
  • Dyspozycyjność w pełnym wymiarze godzin – 8 godzin dziennie, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00–16:00 lub 9:00–17:00
  • Biegła znajomość języka polskiego oraz dobra znajomość języka angielskiego
  • Dobra znajomość pakietu MS Office
  • Gotowość do pracy na terenie Polski
  • Dokładność, skrupulatność i systematyczność w realizacji zadań
  • Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność sprawnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie oraz dynamizm w działaniu
  • Wysoka kultura osobista i rozwinięte umiejętności komunikacyjne
  • Otwartość, odwaga w działaniu oraz łatwość w nawiązywaniu kontaktów i budowaniu pozytywnych relacji
  • Kreatywność i samodzielność w codziennej pracy

Nr oferty JOB-ELHKQ

Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.

Quick apply

Office Management Assistant (f/m/x)

Work mode*

Choose at least one option

angle-down

Option was not selected

Attach CV*

Uploaded file:
  • file_icon Created with Sketch.

Acceptable files: doc, docx, pdf. (max 5MB)
Please submit your file in DOC, DOCX or PDF format
The upload size is limited to 5 MB
File is empty
File was not uploaded

At any time, you may withdraw your consent to the processing of personal data, but such withdrawal shall not affect the legal compliance of any processing of such data, which had occurred before you withdrew your consent. Detailed information on the processing of your personal data is specified in the Sii Poland Group Privacy Policy.

Sii Poland Group follows the Procedure for reporting law violations.

Create MySii account to follow your application's status
success

Your application has been submitted

We will contact you as soon as we review your CV

Processing...

Sorry, something went wrong and your message was not delivered

Refresh the page and try again. Contact us, if problem occurs again

We’re sorry, but the selected file appears to be damaged and we can't process it.

Please try uploading a different copy or a new version of the file. Contact us, if problem occurs again.

Benefits for you

  • Great Place to Work
  • Solid financial situation
  • Contracts with the biggest brands
  • Centre of internal trainings
  • Many experts you can learn from
  • Open and accessible management team
  • Profit sharing
  • Passion Sponsorship program
  • Regular integration events and trips
  • Comfortable and well-equipped offices
  • MySii app
  • Medical care
Apply now Recommend a friend

Änderungen im Gange

Wir aktualisieren unsere deutsche Website. Wenn Sie die Sprache wechseln, wird Ihnen die vorherige Version angezeigt.

Einige Inhalte sind nicht in deutscher Sprache verfügbar.
Sie werden zur englischen Version der ausgewählten Seite weitergeleitet.

Möchten Sie fortfahren?

Einige Inhalte sind nicht in deutscher Sprache verfügbar.
Sie werden auf die deutsche Homepage weitergeleitet.

Möchten Sie fortsetzen?

Ta treść jest dostępna tylko w jednej wersji językowej.
Nastąpi przekierowanie do strony głównej.

Czy chcesz opuścić tę stronę?