Decydując się na wdrożenie platformy Microsoft SharePoint w firmie lub organizacji musimy liczyć się z tym, że w miarę upływu czasu coraz większy obszar działań będzie realizowany za jego pomocą, stopniowo zwiększając ogólną korzyść płynącą z rozwiązania. Zaczynając od funkcji repozytorium dokumentów, bazy wiedzy i innych statycznych funkcjonalności usprawniających pracę grupową, naturalnym kolejnym krokiem będzie rozważenie i zaplanowanie (częściowej lub całkowitej) automatyzacji procesów biznesowych będącej w ofercie Sii Polska na platformę Microsoft SharePoint.
Procesy biznesowe opierają się na przepływach zadań, dokumentów lub informacji pomiędzy kolejnymi uczestnikami procesu, według określonych zasad i procedur wewnętrznych. Często jednak role uczestników czy też specyfika i kolejność wykonywanych czynności mogą być nie do końca jasne lub przestrzegane, mając swoje odbicie m.in. w dłuższym czasie realizacji czy błędach proceduralnych. Z uwagi na konieczność jasnego określenia procedur, roli uczestników, zdefiniowania działań, automatyzacja przepływów jest świetną okazją do usprawnienia kwestii organizacyjnych, natomiast sama platforma i narzędzia dostarczają szeroki zestaw możliwości w obszarze kontrolingu.
Platforma Microsoft SharePoint umożliwia tworzenie rozwiązań opartych na przepływach pracy nawet bez dodatkowych komponentów dzięki wbudowanemu silnikowi SharePoint Workflow Engine, oraz oferuje zestaw kilku gotowych podstawowych przepływów, takich jak proces akceptacji czy proces opiniowania. Bez względu jednak na to, w jakiej części gotowe przepływy będą pokrywały się z realnymi procesami organizacji, najprawdopodobniej konieczne będzie dokonanie dodatkowych zmian. W tym właśnie momencie musimy zastanowić się, czym będziemy posiłkować się modyfikując obiegi, czy też tworząc nowe, ściśle dostosowane do naszych potrzeb, czy skupimy się tylko na oprogramowaniu firmy Microsoft, czy może pokusimy się o rozwiązania zewnętrznych dostawców?
Godną wymienianą pozycją z kategorii rozwiązań dostawców zewnętrznych na platformę Microsoft SharePoint, na której skupimy się artykule, jest platforma Nintex Workflow Automation Platform oferowana, jako jedna z usług automatyzacji procesów Sii Polska. W skład wyżej wymienionej platformy Nintex wchodzą następujące komponenty:
- Nintex Workflow – kreator procesów
- Nintex Forms – kreator formularzy
- Nintex Live – moduł integracji między platformą SharePoint a usługami opartymi na chmurze
- Nintex Mobile – moduł umożliwiający stosowanie Nintex Workflow i Nintex Forms
w urządzenia mobilnych
Rozwiązanie firmy Nintex bazuje na wspomnianym już silniku SharePoint Workflow Engine i jest w pełni zintegrowane środowiskiem Microsoft SharePoint. Dużą zaletą takiego podejścia jest m. in. wyeliminowanie konieczności rozwoju infrastruktury o kolejny serwer oraz dostępność wszystkich funkcjonalności związanych z zarządzaniem i tworzeniem naszych procesów z poziomu SharePoint za pomocą przeglądarki. Weźmy, zatem na celownik komponent Nintex Workflow.
Głównymi, wartymi wypunktowania cechami Nintex Workflow są między innymi:
- Przyjazny kreator procesów w formie drag-and-drop (dostępny z poziomu przeglądarki),
- Duża ilość predefiniowanych akcji możliwych do skonfigurowania i użycia za pomocą kreatora procesów,
- Szeroka gama opcji w zakresie komunikacji z systemami zewnętrznymi,
- Status przepływu dostępny w czasie rzeczywistym,
- Możliwość ponownego użycia danego bloku przepływu w kolejnych projektach,
- Wdrożenia i zarządzanie możliwe z poziomu przeglądarki,
- Wersjonowanie przepływów pracy (dostęp do poprzednich wersji przepływu; opublikowanie nowych wersji przepływu nie wpływa na istniejące instancje procesu),
- LazyApproval – możliwość zatwierdzania wniosków bez konieczności dostępu do systemu (np. z poziomu poczty).
Jednym z największych atutów Nintex Workflow jest prostota interfejsu kreatora procesów. Firma Nintex przykłada wiele uwagi do tego, aby jej narzędzie miało możliwość sprawdzić się, jako narzędzie „dla każdego” – zarówno specjalisty IT, jak też osoby mniej technicznej. Faktycznie – jest to odczuwalne od pierwszych chwil użytkowania kreatora. Jest on wykonany na zasadzie drag-and-drop, gdzie cały obieg możemy zbudować z predefiniowanych przez producenta akcji, które po prostu przeciągamy z palety akcji na wolne punkty oznaczone na diagramie procesu. Ogromnym plusem jest również możliwość kopiowania lub przenoszenia skonfigurowanych wcześniej akcji po całym diagramie. Aplikacja umożliwia również grupowanie akcji w tak zwane „Zestawy akcji” (Action sets), które można później zapisać i użyć ponownie – również w innym przepływie. Jako że wersje aplikacji nieznacznie różnią się od siebie w każdej kolejnej wersji (pod względem wyglądu i dostępnych akcji), jako przykład obierzmy sobie Nintex Workflow 2013.
W aplikacji tej mamy do czynienia z typową organizacją interfejsu, z którą spotkał się chyba każdy użytkownik komputera:
- Główne menu na górze ekranu – zawiera wszystkie funkcjonalności niezwiązane bezpośrednio z używanymi w przepływie akcjami, czyli:
- zapis kolejnej wersji przepływu (utworzenie nowej, nieopublikowanej wersji),
- publikacja przepływu,
- utworzenie nowego przepływu,
- otwarcie istniejącego przepływu,
- zamknięcie przepływu bez zapisu,
- możliwość wydruku schematu przepływu,
- opcja importu/exportu edytowanego przepływu (pozwalająca m.in. na migrację przepływu do innej biblioteki lub innego środowiska),
- ustawienia ogólne przepływu (w tym np. warunku startowe przepływu),
- opcje widoku,
- menu pomocy.
- Paleta akcji wraz z menu kategorii po lewej stronie ekranu – menu zawiera akcje (w podziale na kategorie) możliwe do użycia w przepływie:
- Commonly used – ostatnio używane akcje,
- Integration – zestaw akcji umożliwiających wykorzystanie zewnętrznych źródeł danych oraz web service’ów,
- Libraries and lists – zestaw funkcji umożliwiających wykonywanie szeregu różnych czynności na bibliotekach i listach dokumentów,
- Logic and flow – zestaw akcji porządkujących i sterujących przepływem,
- Operations – zestaw akcji umożliwiających przetwarzanie zmiennych wewnętrznych przepływu i dodatkowe czynności sterujące,
- Permissions – zestaw akcji umożliwiających pracę z uprawnieniami,
- Provisioning – zestaw akcji umożliwiających tworzenie/usuwanie witryn i kolekcji witryn,
- User interaction – zestaw akcji związanych z zadaniami oraz interakcją z użytkownikiem.
Nintex Workflow dysponuje dość imponującym zestawem elementów, z których można stworzyć własny obieg. Każda z akcji jest tak naprawdę szablonem zawierającym pewien element logiki aplikacji, który dopiero po uzupełnieniu adekwatnymi danymi spełni pożądany przez nas efekt biznesowy. Warto zwrócić w tym momencie uwagę na to, że oprócz dostępnych domyślnie w SharePoint danych Nintex ma możliwość pobierania danych zewnętrznych dzięki akcjom Integracji, przechowania pobranych ich w tworzonych przez użytkownika zmiennych wewnętrznych przepływu i modyfikacji dzięki akcjom z kategorii Operations. Takie zestawienie daje naprawdę ogromne możliwości. Rzućmy okiem na to, w jaki sposób konfigurowane są akcje na przykładzie akcji Request approval.
Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, konfiguracja wykonywana jest tylko przy użyciu interfejsu graficznego (w bardziej zaawansowanych przypadkach, niektóre akcje umożliwiają użycia zapytań CAML, skryptu PowerShell czy SOAP request). Podobnie jak w przypadku formularzy, akcje składają się z pól obligatoryjnych (oznaczonych gwiazdką) oraz pól opcjonalnych uzupełnianych ręcznie przez użytkownika projektującego przepływ.
Dla tworzącego obieg, podczas konfiguracji, istnieje dodatkowo możliwość skorzystania z referencji do elementów (Created By w uzupełnionej wyżej akcji Request approval jest właśnie referencją do nazwy użytkownika, będącego autorem wpisu/dokumentu, powiązanego z przepływem).
Referencje podzielone są na 5 kategorii:
- Common – zawiera odnośniki do danych związanych z kontekstem przepływu,
- Item Properties – zawiera odnośniki do kolumn procesowanego elementu,
- Workflow Constants – zawiera odnośniki do danych parametrów zdefiniowanych globalnie,
- Inline functions – zawiera listę możliwych do wywołania prostych funkcji na zmiennych (przetwarzających tekst, daty, etc.),
- Workflow variables – zawiera odnośniki do utworzonych przez użytkownika zmiennych przepływu (o ile takowe istnieją).
Dzięki referencjom możliwe jest przykładowo tworzenie spersonalizowanych komunikatów, sterowanie procesem (np. przekazanie pisma do przełożonego użytkownika składającego wniosek) czy też – w sprzężeniu z dostępnymi również w kreatorze warunkami logicznymi – tworzenie procesów uniwersalnych dla różnych przypadków biznesowych.
Nintex workflow zawiera zarówno elementy proste, które pozwolą osobom mniej technicznym utworzenie własnego, funkcjonalnego procesu, ale też te bardziej zaawansowane, przy używaniu, których pewien stopień wtajemniczenia będzie już konieczny. Sposób pracy z kreatorem oraz granulacja akcji zachęca jednak do eksperymentów i wyszukiwania nowych rozwiązań, które prędzej czy później w naturalny sposób popchną projektanta do aspektów trochę bardziej technicznych. Nie ma się czym jednak przejmować z uwagi na dość aktywne Nintex community, na którym wiele osób wręcz czeka na pytanie. Alternatywą do tego jest wykupienie Nintex Support Package. Tak czy inaczej – nie zostaniemy sami.
W kolejnej części serii o Nintex Workflow zaprezentowany zostanie kompletny przykład tworzenia nowego przepływu, konfiguracji akcji, publikacji i monitorowania stanu za pomocą historii przepływu.
Jeżeli kogoś zainteresował temat Nintex, na stronie producenta istnieje możliwość uzyskania 30-dniowej wersji próbnej oprogramowania (zarówno dla wersji on-prem, jak i dla O365).
Zachęcam do eksperymentowania!
Oczywiście automatyzacja procesów biznesowych to tylko jedna z nielicznych usług oferowanych przez Sii Polska na platformę Microsoft SharePoint. Zachęcamy do zapoznania się z całym portfolio usług Sii Polska dostępnych na platformę Microsoft SharePoint lub do bezpośredniego kontaktu.
Zostaw komentarz