Dynamics 365

Portal klienta dla systemu D365 Finance&Operations

2 grudnia, 2020 0
Podziel się:

W dzisiejszych czasach dużą rolę w procesie sprzedażowym odgrywa możliwość szybkiego i łatwego kontaktu klienta z firmą oraz dostęp do wszelkich dokumentów typu: faktura, zgłoszenie serwisowe, dokument zwrotu. W sprzedaży B2B kluczowym elementem jest precyzyjne dopasowanie oferty pod konkretnego klienta oraz umożliwienie mu szybkiego dostępu do informacji które potrzebuje, lub które mogą go zainteresować.

Coraz częściej naszym narzędziem pracy staje się telefon, a nie laptop, a czas kiedy wykonujemy różne czynności związane z naszą firmą odbiega od standardowo wyznaczonych ram czasowych.

W tym celu coraz więcej firm udostępnia dla swoich klientów portale gdzie użytkownik znajdzie informacje na temat swoich zamówień, ma wgląd do faktur, czy może złożyć nowe zamówienie. Logując się do tak zwanego Panelu Klienta, użytkownik ma w jednym miejscu historię swoich zamówień, możliwość przeglądu nowych ofert stworzonych specjalnie pod niego oraz weryfikacji statusu rozpoczętych już procesów zakupowych.

W większości przypadków Portal Klienta jest zintegrowany z programem handlowym używanym w firmie, a aktualizacja informacji dokonywana jest automatycznie. Pozwala to znacznie zaoszczędzić czas dla obu stron.

Wychodząc naprzeciw potrzebom swoich klientów, Microsoft stworzył Customer Portal.

Czym jest Customer Portal w Microsoft Dynamics 365?

Jest to zewnętrzna witryna internetowa, zintegrowana z określonymi modułami Microsoft Dynamics 365 tak, by móc w sprawny sposób obsłużyć proces składania zamówień przez klienta.

Portal klienta działa jako punkt wyjścia dla organizacji, które:

  • chcą używać portali Power Apps do stworzenia zewnętrznej witryny sieci Web w celu obsługi procesu zamówień oraz udostępnienia niezbędnych do procesu danych
  • przechodzą z Dynamics AX 2012 do Dynamics 365 i wcześniej korzystały z samoobsługowego portalu klienta AX 2012.

Główne funkcje Customer Portalu to:

  • zaproszenie klienta poprzez wysłanie dedykowanego linku do logowania
  • możliwość tworzenia zamówień
  • możliwość monitorowania zamówień
  • dostęp do danych o towarze
  • szybki dostęp do kontaktów

Customer Portal jest udostępniany jako jeden z szablonów portali Power Apps.

Usługa Power Apps to pakiet aplikacji, usług, łączników i platformy danych, przy użyciu których można szybko tworzyć niestandardowe aplikacje biznesowe łączące się z danymi biznesowymi przechowywanymi w różnych innych systemach. Aplikacje mobilne, utworzone za pomocą Power App, mogą być uruchamiane zarówno w przeglądarce jak i na urządzeniach przenośnych takich jak tablet czy telefon.

Jak uruchomić Customer Portal?

Aby Customer Portal działał poprawnie potrzebna jest parametryzacja usługi Dual-write, która stanowi łącze między Power Apps Portal a Microsoft Dynamics 365.

customer portal 1 - Portal klienta dla systemu D365 Finance&Operations

Proces przekazywania danych

Dzięki temu dane widoczne w Customer Portal pochodzą bezpośrednio z Microsoft Dynamics 365, więc nie musimy martwić się o ich poprawność.

Customer Portal to gotowe, zwane potocznie „pudełkowe rozwiązanie”, które daje użytkownikowi duże pole na personalizację.

Można w nim edytować widok menu oraz sam szablon portalu, dostosowując go do potrzeb firmy.

customer portal 2 - Portal klienta dla systemu D365 Finance&Operations

Przegląd menu oraz ukrytych pod nim stron sieci Web

Rozwiązanie zawiera kilka utworzonych ról umożliwiających w pełni obsłużenie procesu, ale pozwala również na utworzenie własnych ról dostosowując proces w pełni.

Zakres danych, które chcemy udostępnić klientowi zewnętrznemu w pełni zależy on nas i może być zmieniany w ramach możliwości obsługi przez dual-write.

Dane udostępnione portalowi za pośrednictwem dual-write pochodzą przede wszystkim z następujących obszarów w Microsoft Dynamics 365:

  • nagłówek zamówienia sprzedaży
  • wiersze zamówienia sprzedaży
  • kartoteka towarowa
  • kontakty

Przykładowy proces

By przybliżyć działanie Customer Portalu opiszę proces zaproszenia nowego klienta oraz utworzenie nowego zamówienia.

Zaproszenie wysyłamy z poziomu Power App – Portal Management. Dzięki integracji z Microsoft Dynamics 365 mamy dostępną pełną listę kontaktów jakie zostały utworzone i podpięte pod konta odbiorców.

customer portal 3 - Portal klienta dla systemu D365 Finance&Operations

Schemat procesu zapisywania i przechowywania kontaktów

Wysyłając zaproszenie przypisujemy do użytkownika rolę, która określi poziom dostępu do Customer Portalu.

Wysłane zaproszenie będzie zawierać link, dzięki któremu zaproszona osoba zaloguje się na nasz portal i w pierwszych krokach nada sobie login i hasło dostępu, oraz określi preferowany rodzaj kontaktu- mail, telefon, fax, itp.

Po zalogowaniu, widoczne będzie menu zgodne z przypisaną rolą.

customer portal 4 - Portal klienta dla systemu D365 Finance&Operations

Menu dla roli Customer Representative

Utworzenie nowego zamówienia wymaga od użytkownika wykonania kilku prostych kroków.

W pierwszej kolejności należy wprowadzić datę na kiedy byśmy chcieli otrzymać towar oraz adres dostawy.

customer portal 5 - Portal klienta dla systemu D365 Finance&Operations

Okno tworzenia nowego zamówienia

W kolejnym kroku wybieramy zamawiany towar/towary.

customer portal 6 - Portal klienta dla systemu D365 Finance&Operations

Okno tworzenia nowego zamówienia

Po zatwierdzeniu zamówienia zostaje ono przesłane do Microsoft Dynamics 365, gdzie wymaga dalszego przeprocesowana tak samo, jak zwykła zamówienia sprzedaży, tzn.: weryfikacji danych, potwierdzenia, spakowania i wysyłki oraz wystawienia faktury.

Każda zmiana statusu zamówienia jest widoczna w Customer Portalu, co pozwala klientowi na bieżąco monitorować proces.

Podsumowując

  • Customer Portal jest łatwym w obsłudze i przyjaznym dla użytkownika wizualnie narzędziem
  • Daje duże możliwości personalizacji
  • Jako portal Power App umożliwia logowanie na dowolnym urządzeniu (tablet, laptop telefon), co znacznie usprawnia proces składania zamówień
  • Dzięki połączeniu z Microsoft Dynamics 365 za pomocą dual-write, dane na portalu są na bieżąco aktualizowane, a my, jako strona sprzedająca, musimy dbać o poprawność danych tylko w jednym systemie

Mam nadzieję, że powyższym wpisem udało mi się przybliżyć działanie i możliwości jakie daje nam Customer Portal, oraz zachęcić do kontaktu i przesyłania pytań.

Kategorie: Dynamics 365
Magdalena Prokopiuk
Autor: Magdalena Prokopiuk
Swoją znajomość z Dynamics AX rozpoczęła jako tester ponad 8 lat temu. Obecnie jest Konsultantem w firmie Sii Sp. z o.o. i jak sama mówi - ma przyjemność pracować z najlepszym zespołem. Specjalizuje się w obszarze logistycznym. Ma za sobą kilka projektów wdrożeniowych, zrealizowanych głównie w firmach produkcyjnych.

    Imię i nazwisko (wymagane)

    Adres email (wymagane)

    Temat

    Treść wiadomości

    Zostaw komentarz