8 postaw Scrum Mastera jako droga do sukcesu (lub porażki) w stosowaniu Scruma

Według definicji ze Scrum Guida:

Scrum to uproszczone ramy postępowania, które pomagają poszczególnym osobom, zespołom i organizacjom wytwarzać wartość poprzez adaptacyjne rozwiązywanie złożonych problemów.

Najprościej rzecz ujmując, Scrum wymaga, aby Scrum Master przyczyniał się do tworzenia środowiska, w którym:

• Product Owner porządkuje pracę potrzebną do rozwiązania złożonego problemu, tworząc Product Backlog,
• Scrum Team przekształca wybraną część tej pracy w wartościowy Increment w trakcie Sprintu,
• a następnie Scrum Team oraz jego interesariusze sprawdzają efekty i dostosowują swoje działania na potrzeby kolejnego Sprintu.

W oparciu o tę definicję jasno widać wyraźny podział na trzy zakresy odpowiedzialności za poszczególne elementy.

W tym artykule chciałabym się skupić na jednej z nich, która według mnie jest najbardziej nierozumiana i nadinterpretowana, a która według mnie jest kluczowa, aby używanie Scruma mogło odnieść sukces. Tak, zgadliście 😊 Będzie to opowieść o odpowiedzialności Scrum Mastera.

Posłużę się do tego opisem 8 postaw Scrum Mastera omówionych przez Barrego Overeema w dokumencie pod tym samym tytułem (8 Stances of Scrum Master), pokazując również, co może się wydarzyć, gdy Scrum Master wychodzi poza swoją rolę i gdy właściwe postawy zostają „skrzywione”.

Servant – Leader

Pierwsza postawa Scrum Mastera, o której chciałabym napisać, to Servant – Leader, czyli Przywódca Służebny. Tak, wiem, brzmi dziwnie – prawie jak oksymoron, bo w końcu ma bardziej przewodzić, czy służyć i jak to niby można połączyć?

Otóż można. Według Roberta K. Greenleafa, twórcy pojęcia Servant – Leader, Przywódca Służebny powinien przede wszystkim służyć. Jego celem powinno być wspomaganie rozwoju zarówno pojedynczych osób jak i całego zespołu, skupiając się na budowaniu zaufania, szacunku, transparentności i zachęcaniu do otwartej współpracy i zaangażowania. Owszem, dobrze wam się wydaje, dokładnie te wartości opisane są w Scrum Guide jako podstawa stosowania tego frameworka.

Tak więc Leader w rozumieniu Scruma to nie jest Szef. Widzimy tu bardzo wyraźne różnice: zachęca – nie nakazuje, naprowadza na właściwe rozwiązania – nie narzuca, a przede wszystkim nie ma absolutnie żadnego wypływu na kwestie administracyjne: nie zatrudnia, nie zwalania, nie daje premii czy podwyżek. Współpracuje z zespołem, jest jego częścią i ponosi taką samą odpowiedzialność za realizację przyjętych zobowiązań, jak pozostali członkowie zespołu.

Wyjście z roli

Leader w tym wypadku to osoba, która prowadzi zespół we właściwym kierunku i wpiera go w samoorganizacji. Jeśli Scrum Master wyjdzie poza tę rolę – będzie próbował kierować zespołem, wywierać na niego nacisk, narzucać swoje decyzje i rozliczać zespół ze zobowiązań, bardzo szybko dojdzie do zaniku wszystkich wartości, na których opiera się Scrum.

Nie będzie otwartości i odwagi, zniknie zaangażowanie i szacunek. Zamiast Zespołu będziemy mieć grupę ludzi, która w oparciu o z góry narzucone zadania i w strachu przed konsekwencjami będzie robić to, co się im każe, nie angażując się w polepszenie produktu (a pamiętajmy, że wartościowy produkt jest podstawą w Scrumie) ani relacji w zespole. Parafrazując znany cytat – przybyłem, zrobiłem, dostałem kasę. A przecież jedną z wartości Scruma jest właśnie zaangażowanie.

Kto dziś notuje?

Drugą skrajnością w przypadku rozumienia pojęcia Przywódcy Służebnego jest przyjęcie przez Scrum Mastera roli skryby czy sekretarki zespołu. Trzeba zorganizować spotkanie, zarezerwować salę, przygotować agendę spotkania, sprawdzić, czy wszystkim odpowiada termin, a na koniec przygotować i rozesłać notatkę – „who you gonna call? Scrum Master” 😊

Przemilczę oczywistą kwestię, że oczekiwanie od Scruma Mastera, który, jak już sama nazwa wskazuje, powinien być ekspertem w swoim fachu, wypełniania obowiązków zbliżonych do stażysty, czyli kogoś, kto zaczyna swoją karierę zawodową, jest po prostu wyrzucaniem pieniędzy w błoto.

Przede wszystkim poleganie stale na jednej i tej samej osobie zabiera zespołowi szansę na samoorganizację i, po raz kolejny, na zaangażowanie. Fajnie, że jest ktoś, kto nam wszystko „ogarnie”, ale co taki zespół zrobi, kiedy Scrum Master ma urlop lub, jeszcze gorzej, niespodziewanie zachoruje. Czy w tej sytuacji odwołamy Review z klientem, tłumacząc, że pod nieobecność Scrum Master nie potrafimy sobie zarezerwować pomieszczenia?

Czy jeśli jakimś cudem spotkanie się odbędzie (bo może sala jest zarezerwowana na stałe), to podczas spotkania nie omówimy zrealizowanego Przyrostu i nie przyjmiemy feedbacku od klienta, bo nikt nie wie, jak spotkanie powinno przebiegać, od czego zacząć, no i kto ma być tym nieszczęśnikiem, który zapisze uwagi klienta? (pewnie Product Owner, w końcu to jego produkt 😊).

Zgodzicie się ze mną, że taka sytuacja brzmi absurdalnie? A jednocześnie – ile razy zdarzyło wam się usłyszeć przed Review sakramentalne pytanie: „kto dziś będzie pokazywał”? W zespole, którego Scrum Master rozumie swoją rolę, promuje rozwój i samoorganizację oraz gdzie współpraca opiera się na wartościach Scruma, taka sytuacja się nie zdarzy.

Manager

Kolejną postawą zbliżoną do Przywódcy Służebnego jest Manager. Tu również mamy duże pole do nadinterpretacji. Pierwsze skojarzenie przywodzi nam na myśl Kierownika Zespołu lub ewentualnie Kierownika Projektu.

Natomiast w tym wypadku Scrum Master jest Managerem Procesu, a więc wspiera zespół w optymalizacji procesów, odpowiada za ograniczenie marnotrawstwa, wspiera w usuwaniu przeszkód, które uniemożliwiają lub utrudniają pracę oraz dba, aby wszystkie zdarzenia scrumowe były wartościowe i prowadziły do realizacji konkretnych celów. A przede wszystkim skupia się na tym, żeby zarówno zespół, klient jak i organizacja mieli świadomość benefitów płynących ze stosowania Scruma.

Kolejnym bardzo ważnym aspektem „zarządzanym” przez Scrum Mastera jako Managera jest kultura organizacyjna w rozumieniu stworzenia środowiska zarówno w zespole jak i w organizacji, które nie traktuje błędów i pomyłek jako porażek, ale jako możliwości rozwoju i nauki. Pamiętajmy, że Scrum to podejście empiryczne, a więc aby wiedzieć, czy coś jest dobrym rozwiązaniem, musimy to sprawdzić. A kto nigdy się nie pomylił, niech pierwszy rzuci kamień.

Wspólna odpowiedzialność

Tym samym postawa Scrum Mastera jako Managera nie wiąże się z zarządzaniem zespołem, pilnowaniem terminów i przyjmowaniem raportów na Daily, co kto zrobił i czy na pewno będzie miał co robić w dzisiejszym dniu. Jeśli Scrum Master dobrze wywiązuje się ze swojej roli, to zespół będzie potrafił się doskonale zorganizować i podzielić zadaniami tak, aby cel, który został wyznaczony podczas Planowania Sprintu, został osiągnięty.

W przypadku, gdy Scrum Master będzie wymagał raportów i tłumaczeń oraz będzie próbował rozliczać zespół z ilości pracy i krytykował za popełnione błędy, po raz kolejny utracimy wartości Scruma, a tym samym jego stosowanie nie będzie miało sensu. Pamiętajmy – strach to nie to samo co szacunek, a w zespole Scrumowym wszyscy są tak samo odpowiedzialni za efekty pracy.

Nauczyciel

Wspomniałam wyżej o odpowiedzialności Scrum Mastera za stworzenie odpowiedniego środowiska, w którym stosowanie Scruma przyniesie korzyści. Aby to osiągnąć, Scrum Master musi się wcielić w rolę Nauczyciela, czyli kogoś, kto zapewni, że Scrum jest rozumiany oraz stosowany tak, jak został opisany w Scrum Guide.

Oznacza to, że Scrum Master musi nie tylko sam doskonale rozumieć, na czym polega Zwinność, ale umieć tę wiedzę przekazać w sposób jednoznaczny i zrozumiały dla wszystkich.

Równie ważne jest wytłumaczenie, że Scrum działa jako całość – nie możemy wybrać sobie kilku elementów, które nam się podobają i zrezygnować z innych, niewygodnych. To nie jest Scrum, i rolą Scrum Mastera jest uprzedzenie zespołu oraz organizacji, jakie mogą być konsekwencje takich decyzji.

Kolejnym polem działań Scrum Mastera w tej postawie jest wytłumaczenie, czym są filary i wartości Scruma i dlaczego są ważne. Pokazanie zespołowi korzyści płynących z tych aspektów jest kluczowym obszarem, na którym powinien się skupić. A okazja, aby to zrobić, pojawia się każdego dnia 😊

Nauczyciel – nie Policjant

Podsumowując, Scrum Master w roli Nauczyciela powinien wskazywać właściwy sposób korzystania z tego frameworka, tak aby płynęły z tego korzyści zarówno dla zespołu jak i organizacji, a przede wszystkim dla klienta. Należy natomiast uważać, aby nie wpaść w tej roli w skrajność i z Nauczyciela nie zostać Policjantem, czyli kimś, kto bezrefleksyjnie zmusza do przestrzegania wszystkich zasad Scruma, niezależnie od sytuacji.

Jeśli zauważymy, że 15 minut nie wystarcza nam na Daily, to nie wyłączamy wszystkim mikrofonów, gdy czas się skończy i nie przerywamy nikomu w połowie zdania, tylko szukamy przyczyny – dlaczego te 15 minut to za mało czasu, aby zespół mógł się zorganizować i omówić zadania na bieżący dzień. W 9 przypadkach na 10 będzie to odbieganie od tematu 😊 I tu możemy płynnie przejść do kolejnego wcielania Scrum Mastra – Facylitatora.

Facylitator

Ta postawa Scrum Mastera idealnie wpisuje się w cel, który jest nadrzędny dla całego framworka Scruma, mianowicie – skupieniu na wartości dla klienta. I dokładnie tym jest facylitacja – procesem, który zwiększa efektywność pracy zespołu w realizacji zamierzonego celu.

Poprzez uważne i aktywne słuchanie, zadawanie odpowiednich pytań oraz stwarzanie przyjaznej, otwartej atmosfery, Scrum Master prowadzi zespół do celu – niezależnie od tego, czy jest to cel spotkania, cel sprintu, czy też cel produktu – rolą Scrum Mastera jest pomoc zespołowi w jego osiągnięciu. Co ważne, pozostaje on bezstronny zarówno wobec osób w grupie, jak i wypowiadanych przez nich opinii, czy proponowanych rozwiązań i pomysłów.

Zagrożenia

Niestety ta postawa Scrum Mastera również stwarza zagrożenia i może zostać źle zrozumiana. Najczęściej jest to po raz kolejny wykorzystywanie tej roli jako sekretarza, skryby czy administratora zespołu, czyli kogoś kto zorganizuje i poprowadzi spotkanie, a na koniec zrobi i roześle notatkę, a może nawet „wrzuci” kilka zadań do jiry 😊Tym samym znów odbierze szansę zespołowi na rozwój i samoorganizację.

Pamiętajmy, że odpowiedzialnością Scrum Mastera jest zadbanie o to, aby spotkania były konstruktywne i efektywne, a więc przede wszystkim ma się skupiać na ich wartości, a nie otoczce.

Drugą pułapką jest wykorzystywanie facylitacji jako szansy na przeforsowanie swoich pomysłów i nakierowanie zespół na rozwiązania, które niekoniecznie muszą być dobre – facylitacja nie wymaga od Facylitatora znajomości merytoryki zagadnień, o których dyskutujemy. Scrum Master więc nie występuje tu w roli eksperta czy doradcy – ma tylko wspomóc w procesie.

Trener

Postawą, która również mocno wspiera zespół zarówno w osiąganiu celów, jak i w rozwoju, jest Trener. Esencją tej postawy jest wydobycie z zespołu maksimum jego możliwości poprzez odblokowanie jego pełnego potencjału i zachęcanie do podejmowania prób i szukania rozwiązań.

Pozwolę sobie przytoczyć słowa Lyssy Adkins:

Coaching nie polega na dawaniu rad, lecz na wspieraniu ludzi w znalezieniu własnych rozwiązań. Jeśli będziesz zadawał odpowiednie pytania, na pewno im się to uda.

Dodam, że dotyczy to nie tylko zespołu i pojedynczych osób, ale w podobny sposób Scrum Master może wspierać zarówno organizację, jak i klienta – skupiając się na Celu, pomaga znaleźć efektywne sposoby jego osiągnięcia.

Anty postawą w tym wypadku będzie znów próba wejścia Scrum Mastera w rolę Szefa zespołu, kogoś ktoś narzuca swoje pomysły, zmusza do wybrania jego rozwiązań i generalnie przekonuje zespół, że wie lepiej nie tylko co, ale i jak powinni zrobić. Postępując w ten sposób, bardzo szybko straci zarówno szacunek zespołu, jak i doprowadzi do zaniku Przejrzystości, Zaangażowania i Otwartości. A to już prosta droga do unicestwienia Scruma.

Mentor

Podobne zagrożenia niesie ze sobą wypaczenie postawy Mentora. Tutajrównież może pojawić się pokusa, aby wystąpić w roli Alfy i Omegi i, jak w przypadku Trenera, który niewłaściwie wykorzystuje swoją pozycję, doprowadzić do utraty wartości Scruma.

Kim w takim razie powinien być Mentor? Rola ta opiera się przede wszystkim na wiedzy i własnym doświadczeniu oraz, co ważne, na zaufaniu. Jest dynamiczna i wymaga elastyczności, aby dostosować podejście do indywidualnych potrzeb zespołu i poszczególnych jego członków, aby mogli osiągnąć maksymalną efektywność i satysfakcję z pracy.

Warto zaznaczyć, że nie zawsze to Scrum Master jest odpowiednią osobą, aby zostać Mentorem dla danego członka zespołu, ale powinien umieć zauważyć potencjał Mentora w innych.

Agent Zmiany

Rola Scrum Mastera jako Agenta Zmiany jest złożona i wymaga wszechstronności oraz umiejętności komunikacyjnych, organizacyjnych i przywódczych. Głównym zadaniem Scrum Mastera jako Agenta Zmiany jest zadbanie o środowisko, w którym Scrum może funkcjonować i się rozwijać, a wręcz rozkwitać. W tym wypadku powinien więc przede wszystkim skupić się na „pracy z Organizacją”.

Co to znaczy w praktyce? Po pierwsze zadbanie o zrozumienie idei Scruma i zwinności oraz wartości jaką niesie Empiryzm. Chciałabym w tym miejscu mocno zaakcentować, że jest to PRACA, a więc proces, który wymaga czasu i cierpliwości. Aby dał pozytywne efekty, konieczna jest dogłębna analiza obszarów wymagających zmiany, a następnie ich zaplanowania i wdrożenia.

Bardzo ważne jest w tym procesie, aby Scrum Master zadbał o Przejrzystość i Otwartość – bez tych dwóch aspektów jakakolwiek zmiana nie będzie możliwa i jest to prosta droga do stworzenia „Scrum-But”, „Scrum Zombie” lub innego „tworu”, który ze Scrumem będzie miał tylko wspólną nazwę, a w świat pójdzie kolejna opinia, że Scrum nie ma sensu, nie działa i nie wnosi żadnej wartości.

„Usuwacz przeszkód”

I na koniec – Scrum Master jako Impediment Remover. „Usuwanie przeszkód” to jedna z podstawowych odpowiedzialności Scrum Mastera, która bezpośrednio wpływa na wydajność zespołu oraz jakość dostarczanych produktów. I od razu w tym prostym stwierdzeniu czyha na nas pułapka, w którą łapie się wielu początkujących (i nie tylko) Scrum Masterów. Mianowicie, chcąc wesprzeć zespół i zadbać o osiągnięcie Celu Sprintu bez zbędnych przestojów, Scrum Master „bierze się” za rozwiązywanie problemu.

Mogłoby się wydawać, że robi dokładnie to, co powinien, jednak jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach. Otóż odpowiedzialność ta nie polega na osobistym usuwaniu przeszkód przez Scrum Mastera, ale na „sprawieniu, że przyczyny ograniczające postępy Scrum Teamu zostaną usunięte”.

Jak widzicie, jest tu zasadnicza różnica, a Scrum Master, który za każdym razem będzie przejmował inicjatywę i samodzielnie usuwał wszystkie przeszkody z drogi zespołu, szybko doprowadzi do zaniku samoorganizacji w zespole. Nie oznacza to bynajmniej, że zawsze ma się wstrzymywać od bezpośrednich działań i patrzeć z boku, jak zespół męczy się, szukając rozwiązań.

Potrzebne jest znalezienie równowagi, a przede wszystkim umiejętność rozpoznania i przeanalizowania, czy zespół rzeczywiście w danym momencie potrzebuje wsparcie w postaci „Scrum Masterskiej” interwencji. Zachęcam was do zapoznania się z „Algorytmem usuwania utrudnień” przedstawionym przez Rafała Markowicza z Code Sprinters w artykule pod tytułem „Algorytm dla Scrum Mastera”, który świetnie pokazuje złożoność tego zagadnienia oraz daje wskazówki, jak wspomagać zespół w usuwaniu przeszkód, jednocześnie wspomagając jego rozwój.

Podsumowanie

Jak mogliście zauważyć, rola Scrum Mastera jest bardzo złożona, a jego odpowiedzialności i działania mają bezpośredni wpływ na to, jak skutecznie zespół i organizacja rozumieją oraz stosują zasady i praktyki Scruma. Tym samym bardzo wyraźnie widać, że w przypadku, gdy Scrum Master źle wypełnia swoje obowiązki i nie rozumie swojej roli, szanse na sukces Scruma automatycznie maleją.

Niestety bardzo często przyczyną tego stanu rzeczy jest wpływ Organizacji, która nie pozwala Scrum Masterowi działać we właściwy sposób, ale to już jest temat na kolejny artykuł 😉

***

Jeśli interesuje Cię tematyka projektowa, zajrzyj koniecznie również do innych artykułów naszych ekspertów.