Kanban vs. Scrum – czym się różnią i które podejście wybrać?

Scrum i Kanban to dwa popularne podejścia umożliwiające zwinne zarządzanie projektami. Pomimo że wpisują się w tę samą kategorię, różnią się w wielu aspektach. W tym artykule zwrócimy uwagę na kluczowe cechy Scruma i Kanbanu, wskażemy główne różnice między nimi oraz omówimy powody, dla których w mojej ocenie Kanban jest lepszy od Scruma.

Przyjrzyjmy się bliżej Kanbanowi

W środowiskach, w których pracowałem, Kanban był mniej popularny, dlatego zacznę od przedstawienia go pokrótce, gdyż był może i dla Was jest mniej znanym podejściem.

Jest to metoda zarządzania pracą oparta na zasadach wizualizacji przepływu zadań. Nazwa „Kanban” pochodzi z języka japońskiego i oznacza dosłownie „tablicę widokową” lub „kartę wizualną”. Idea wywodzi się z systemu produkcyjnego Toyota Production System (TPS), gdzie została wykorzystana do optymalizacji procesów produkcyjnych. Obecnie Kanban jest szeroko stosowany nie tylko w produkcji, ale także w zarządzaniu projektami, zarządzaniu zadaniami osobistymi i w wielu innych obszarach.

Główną ideą Kanbanu jest wizualizacja przebiegu pracy na tablicy, która składa się z kolumn reprezentujących różne etapy zadania lub procesu. Każda kolumna reprezentuje stan zadania, np.:

• do zrobienia,
• w trakcie,
• zakończone.

Zadania są reprezentowane za pomocą karteczek lub kart, przenoszonych z jednej kolumny do drugiej w miarę postępu pracy.

W Kanbanie istnieją limity pracy w toku (ang. Work In Progress, WIP) określające maksymalną liczbę zadań, które mogą znajdować się w każdej kolumnie jednocześnie. Dzięki temu limity WIP pomagają zespołom ograniczyć nadmierne obciążenie i skupić się na ukończeniu obecnych zadań, zanim rozpoczną nowe.

Kanban promuje ciągłe doskonalenie procesu pracy poprzez eliminowanie marnotrawstwa, identyfikowanie i usuwanie efektu wąskiego gardła (ang. Bottleneck) oraz optymalizację przepływu pracy. Zespoły korzystające z Kanbanu regularnie przeglądają swoją tablicę, analizując postęp pracy, identyfikując potencjalne problemy oraz podejmując działania naprawcze.

Kanban jest więc metodą zarządzania pracą, która kładzie nacisk na wizualizację procesu pracy, ograniczenie pracy w toku i ciągłe doskonalenie. Jest elastyczny i dostosowuje się do różnych kontekstów oraz potrzeb, co czyni go popularnym narzędziem zarówno w środowisku produkcyjnym jak i w zarządzaniu projektami.

Scrum: struktura i iteracyjność

Scrum jest jednym z najbardziej popularnych podejść zwinnych, wykorzystywany do zarządzania projektami, szczególnie w obszarze rozwoju oprogramowania. Charakteryzuje się on strukturalnym podejściem opartym na iteracjach, zwanych sprintami, oraz na powtarzających się wydarzeniach, które mają ściśle określony cel. Sprinty to konkretne, z góry ustalone okresy czasu, podczas których zespół realizuje określone zadania.

Kluczowe cechy Scruma

• Sprinty – praca jest organizowana w ramach sprintów, które zwykle trwają od jednego do czterech tygodni.
• Role – Scrum definiuje trzy główne role: Scrum Master, Product Owner i zespół deweloperski.
• Artefakty – Scrum wykorzystuje różne artefakty do śledzenia postępu i priorytetyzacji pracy, do których należą: backlog produktu, backlog sprintu, inkrement.
• Wydarzenia – Scrum obejmuje różne wydarzenia takie jak: planowanie sprintu, daily, przegląd sprintu, retrospektywy.

Kanban: elastyczność i płynność pracy

Kanban to inne popularne podejście, które skupia się na wizualizacji procesu pracy i ciągłym doskonaleniu przepływu. W przeciwieństwie do Scruma, Kanban nie narzuca sztywnych iteracji ani ról. Zamiast tego, korzystając z tablicy Kanban, zespoły monitorują postęp pracy, ograniczają pracę w toku i starają się utrzymać płynność w dostarczaniu wartości.

Istotą Kanbanu jest zasada:

Stop starting, start finishing.

Kluczowe cechy Kanbanu

• Tablica Kanban – praca jest wizualizowana na tablicy Kanban, która składa się z kolumn reprezentujących różne etapy procesu.
• Ograniczenia pracy w toku (WIP) – Kanban zachęca do ustawienia limitów pracy w toku, aby zapobiegać przeciążeniu i promować płynność.
• Ciągłe doskonalenie – Kanban kładzie nacisk na ciągłe doskonalenie procesu, zachęcając zespoły do eksperymentowania i wprowadzania stopniowych zmian.
• System pull-based – praca jest „ciągnięta” przez proces na podstawie zdolności i zapotrzebowania, zapewniając, że zespoły koncentrują się na realizacji zadań.
•  Czas realizacji (ang. lead time) – jest to całkowity czas, który upływa od momentu zgłoszenia zlecenia (np. umieszczenia na tablicy Kanban) do momentu zakończenia tego zlecenia, czyli dostarczenia gotowego produktu lub usługi do klienta. W przypadku Kanbanu, lead time obejmuje cały proces, począwszy od momentu, w którym zlecenie zostaje dodane do systemu, aż do momentu, w którym jest gotowe do dostarczenia.
• Czas cyklu (ang. cycle time) – jest to czas potrzebny na przetworzenie pojedynczego zlecenia od chwili rozpoczęcia prac nad nim do chwili jego ukończenia. W przeciwieństwie do lead time, który mierzy czas od zgłoszenia zlecenia do jego zakończenia, cycle time skupia się na czasie rzeczywistego przetwarzania zlecenia. Cycle time pomaga zespołowi zrozumieć, jak szybko są w stanie wykonywać konkretne zadania.

Różnice między Scrumem a Kanbanem

Chociaż Scrum i Kanban są podejściami zwinnymi, różnią się one w kilku kluczowych aspektach:

• Struktura czasowa – Scrum opiera się na sztywnych iteracjach (sprintach), podczas gdy Kanban umożliwia ciągły przepływ pracy bez ściśle określonych terminów.
• Role i odpowiedzialności – Scrum definiuje konkretne role (Scrum Master, Product Owner), podczas gdy Kanban nie narzuca sztywnych ról, co zapewnia większą elastyczność.
• Planowanie i elastyczność – w Scrumie konieczne jest planowanie na początku każdego sprintu, podczas gdy Kanban umożliwia dodawanie i zmianę pracy na bieżąco, co pozwala na większą elastyczność w reagowaniu na zmieniające się wymagania.
• Skupienie na procesie a praca – Scrum skupia się na doskonaleniu procesu zespołu poprzez regularną inspekcję i adaptację, podczas gdy Kanban kładzie większy nacisk na realizację pracy i optymalizację przepływu.

Przewagi Kanbanu nad Scrumem

Mimo że każdy z wymienionych podejść ma swoje zalety, wg mnie Kanban oferuje kilka przewag w porównaniu do Scruma w niektórych kontekstach:

• Elastyczność – elastyczne podejście Kanbanu umożliwia zespołom łatwiejsze dostosowanie się do zmieniających się wymagań i priorytetów niż sztywne iteracje Scruma.
• Mniejsze obciążenie – brak zdefiniowanych ról i ceremonii w Kanbanie może zmniejszyć obciążenie i uproszczenie procesu, zwłaszcza dla mniejszych zespołów lub projektów.
• Poprawa przepływu pracy – koncentracja Kanbanu na ograniczaniu pracy w toku i optymalizacji przepływu może prowadzić do szybszego dostarczania wartości i płynniejszego wykonywania zadań.
• Ciągłe doskonalenie – Kanban promuje kulturę ciągłego doskonalenia, zespoły regularnie przeglądają i udoskonalają swój proces, aby zwiększyć efektywność i skuteczność.

Podsumowanie

Podsumowując, zarówno Scrum jak i Kanban oferują skuteczne ramy do zarządzania projektami i dostarczania wartości klientom w sposób zwinny. Podczas gdy Scrum zapewnia strukturalne podejście oparte na sztywnych iteracjach i zdefiniowanych rolach, Kanban oferuje większą elastyczność, prostotę i skupienie na optymalizacji przepływu.

Wybór między Scrumem a Kanbanem zależy od potrzeb i charakterystyki projektu, bo tak naprawdę nie ma tu jednoznacznego wskazania, która z nich jest „lepsza”. Warto czasami dać szansę innej metodzie, a nie podążać utartą ścieżką, ponieważ nie ma jednego uniwersalnie skutecznego sposobu realizacji projektu.

***

Jeśli interesuje Cię temat zarządzania projektami, zajrzyj koniecznie również do innych artykułów naszych specjalistów.