Jak zbudować sobie autorytet szefa?

W jednym z ostatnich postów wspomniałam o expose szefa, jako o jednym z narzędzi do dyscyplinowaniapracowników, a właściwie jednym z pierwszych kroków do sprawdzenia, gdy pracownik nie dostarcza. O co w tym chodzi, co to właściwie jest i w jaki sposób pomoże mi to w budowaniu autorytetu?

Expose szefa…

…nie mylić z expose premiera – to zakomunikowanie zespołowi swoich reguł. W odróżnieniu od kontraktu tworzonego chociażby na potrzeby szkoleń warsztatowych, czy zasad ustalanych podczas kick off projektu, expose szefa jest komunikatem jednostronnym. Nie jest to lista zasad wypracowanych wspólnie, ale lista moich zasad, które ja – jako szef – zamierzam wprowadzić i według których postępować. Takie expose składa się z 4 istotnych punktów:

• Intencja – czyli wyjaśnienie, dlaczego mówię o tym w danym momencie (poniżej znajdziesz owe proponowane „momenty”)
• Granice – czyli czego absolutnie nie będę tolerować i za co będę wyciągać konsekwencje (uwaga! ważne, żeby to były przemyślane granice, takie moje absolutne minimum, bo żeby expose miało wymiar związany z budowaniem autorytetu, muszę być konsekwentny w działaniu, a to oznacza, że faktycznie powinienem wyciągać konsekwencje za łamanie zasad, jeśli są łamane. Dla mnie osobiście taką granicą w moim zespole jest np. kłamstwo)
• Oczekiwania – czyli co będę szczególnie nagradzał, doceniał, co jest dla mnie bardzo ważne w zespole, ponad „standardowym” realizowaniem swoich obowiązków.
• Pytania – czyli upewnienie się, czy wszyscy wszystko dobrze zrozumieli, wyjaśnienie możliwych interpretacji i odpowiedzenie na wszelkie możliwe pytania (pamiętaj, żeby spytać „jakie macie pytania?” zamiast „czy macie pytania?” – pierwsze pytanie zachęca do wypowiedzi, sugeruje, że to normalne, że mogą się pojawić pytania, przy drugim pytaniu trudniej jest odpowiedzieć „tak, nie rozumiem czegoś…”).

Przy tworzeniu i wygłaszaniu bardzo ważne jest dobre przemyślenie tematu i wskazanie realnych granic i realnych oczekiwań, według których będę konsekwentnie postępował. Lepiej, żeby było mało, ale żeby były realne, wiarygodne i przestrzegane – tylko wtedy expose przyniesie korzyści, o których mowa poniżej.

Jakie są Twoje granice i Twoje oczekiwania…? Wbrew pozorom, to są trudne pytania i może się okazać, że ja sam nie wiem, a w takim przypadku, jak się pewnie domyślacie, praca z tym narzędziem raczej nie ma sensu (pytanie, czy mogę być wtedy wiarygodnym szefem…?).

No dobrze, ale po co to wszystko? Jakie są korzyści i kiedy powinienem się o takie działania pokusić?

Główne korzyści płynące z komunikowania reguł szefa to:

• Jasne drogowskazy do działania dla zespołu – pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje i za co mogą być nagrodzeni, co jest pożądane, ale też wiedzą, jakie są granice, jakie zachowania nie będą tolerowane.
• Dzięki tym drogowskazom, pracownicy czują się bezpieczniej, znają obszar, w jakim mogą się poruszać. To trochę jak z dziećmi – brak jakichkolwiek nakazów i zakazów wcale nie powoduje, że jest im lepiej – jakieś ramy muszą znać, żeby czuć się dobrze i pewnie 🙂
• Z punktu widzenia menadżera konsekwentne stosowanie się do wskazanych na początku zasad buduje jego autorytet – pokazuje, że ma sposób na zespół, wie, jak chce, żeby postępować i działa wg tego, co obiecał.
• Ułatwia również korygowanie zachowań i umożliwia odwołanie się do zakomunikowanych zasad w sytuacji, gdy są one przez pracownika przekraczane.

Pozostaje jeszcze pytanie, kiedy takie expose wygłosić?

Jesteś już menadżerem od jakiegoś czasu, nigdy tego nie robiłeś, a widzisz w tym wartość dodaną? Super! Expose możesz wygłosić w każdej chwili, nie musisz czekać na okazję (tylko wtedy ważna jest intencja, „komunikuję to wam dzisiaj, bo zdałem sobie sprawę, że nigdy nie zostało to otwarcie wypowiedziane a zależy mi na tym, żeby było to dla wszystkich jasne”). Poza sytuacją, w której mówisz to po raz pierwszy zespołowi, bo nie zrobiłeś tego nigdy wcześniej, jest jeszcze kilka innych potencjalnych zdarzeń, w których takie expose jest szczególnie pożądane:

1. Kiedy zostajesz szefem zespołu, którego wcześniej byłeś członkiem (w tym przypadku takie expose jest szczególnie ważne… również dla Ciebie – pomoże Ci w zmianie roli, tylko musisz mieć na nią i na siebie jako szefa pomysł!)
2. Kiedy obejmujesz „we władanie” zupełnie nowy zespół, który Ciebie nie zna
3. Kiedy do zespołu dołącza nowa osoba
4. Kiedy zmieniają się jakieś istotne warunki działania (zespołu, firmy), a co za tym idzie, Twoje zasady również
5. Kiedy chcesz o tym przypomnieć zespołowi

Narzędzie z gruntu wydaje się proste i faktycznie w konstrukcji technicznej takie jest, spróbujcie jednak podziałać z nim w praktyce i dajcie znać, jak Wam poszło! 🙂