Dynamics 365

Odkryj budżetowanie w AX 2012

Listopad 10, 2015 0
Podziel się:

Dosyć często przedsiębiorstwa wykorzystują do budżetowania zewnętrzne systemy. Tymczasem, Microsoft od wersji systemu AX 2012 R1 udostępnił moduł umożliwiający planowanie, wykonywanie, analizę i kontrolę budżetu, który bez dodatkowych nakładów licencyjnych, po przeprowadzeniu konfiguracji, jest gotowy do użycia.

W tym wpisie postaramy się przybliżyć koncepcję budżetowania proponowaną przez Microsoft w swoim flagowym systemie ERP.  Koncepcja budżetowania - MS Dynamics AX

Praca z budżetem powinna rozpocząć się od etapu planowania budżetu. W systemie AX nie jest to jednak krok obligatoryjny i teoretycznie można go pominąć. Tymczasem w praktyce trudno sobie wyobrazić rozpoczęcie pracy z budżetem od etapu wykonania budżetu. Poza tym twórcy AX opracowali kilka funkcjonalności ułatwiających pracę nad planowaniem budżetu i nie warto odmawiać sobie przyjemności ich wykorzystania.

Odpowiednim przykładem jest możliwość planowania budżetu w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Z pewnością jest to dobra informacja dla wielu menedżerów, ponieważ arkusz kalkulacyjny jest prawdopodobnie najpopularniejszym narzędziem wykorzystywanym przez nich w codziennej pracy. Dzięki temu przy okazji planowania budżetu nie muszą poświęcać czasu na naukę systemu AX.

Inną funkcjonalnością, którą prawdopodobnie doceni dział kontrolingu, jest integracja modułu Budżetowanie z pięcioma innymi modułami systemu MS DAX 2012. Źródłami danych w module Budżetowanie mogą być dane historyczne pobierane z: Księgi głównej, planów zatrudnienia, planowanych zakupów, prognoz sprzedaży, planów projektów i inwestycji oraz budżetu środków trwałych.Budżetowanie - Dynamics AX (2)

Dla pracowników działu kontrolingu oznacza to mniej pracy podczas planowania budżetu, ponieważ wystarczy zaciągnąć dane z innych modułów, które stanowią podstawę do dalszej obróbki.

To jednak nie koniec dobrych informacji, ponieważ plany budżetu w AX 2012 można tworzyć wykorzystując historyczne plany budżetu, a funkcjonalność scenariuszy pozwala je dosyć szybko zaktualizować w oparciu o bieżące dane.

Przy planowaniu budżetu można również wykorzystać inne podeście, ponieważ AX daje również możliwość zaplanowania budżetu od podstaw. Jest to proces bardziej pracochłonny, ale w zamian daje niemało korzyści. Przede wszystkim pomaga identyfikować obszary marnotrawstwa wydatków i może być wykorzystany do sugestii alternatywnych kursów działania, np.: identyfikacji możliwości outsourcingu.

Po akceptacji planu budżetu może on być przekształcany względem modelu budżetu na wpis do rejestru budżetu. Model budżetu to nic innego jak identyfikator konkretnego budżetu. W pewnym uproszczeniu budżet w AX to suma wpisów do rejestru budżetu, pogrupowanych względem modeli budżetu.

W kolejnym kroku można przejść do wykonania budżetu. W systemie AX polega to na automatycznym przyporządkowaniu transakcji, które są oznaczone wymiarami finansowymi, do odpowiednich wpisów do rejestru budżetu. Nośnikiem informacji w module Budżetowanie są wymiary finansowe. Na etapie konfiguracji można wybrać wymiary finansowe, które będą wykorzystywane w procesie budżetowania.

W tym miejscu warto wspomnieć, że budżetowanie w AX 2012 składa się z trzech obszarów, tzw. kluczy konfiguracyjnych i właśnie omówiliśmy pierwszy z nich, tzn. budżetowanie podstawowe. Pozostałe dwa nie są obligatoryjne i nie muszą być wykorzystywane w organizacji.Budżetowanie - Dynamics AX

  • Pierwszy klucz konfiguracyjny umożliwia planowanie budżetu oraz rejestrację transakcji w budżecie (w nomenklaturze MS DAX są to wpisy do rejestru budżetu).
  • Drugi klucz konfiguracyjny umożliwia kontrolę budżetu. Kontrola może polegać jedynie na ostrzeżeniach o przekroczeniu budżetu, bądź też może być bardziej restrykcyjna, tzn. może zablokować możliwość wykonywania transakcji po przekroczeniu budżetu.
  • Trzeci klucz konfiguracyjny obejmuje budżetowanie dla sektora publicznego. Zawiera budżet wstępny i podział kompetencji budżetowych.

W standardzie AX na każdym etapie pracy z budżetem dostępne są raporty, które zostaną omówione w kolejnych wpisach.

Podsumowując Budżetowanie to moduł, który przy stosunkowo niewielkim nakładzie pracy konfiguracyjnej, może zostać wykorzystany do czerpania szeregu korzyści:

  • Wykorzystanie danych z Księgi głównej i ksiąg pomocniczych do budżetowania bez konieczności eksportu do systemów zewnętrznych,
  • Budżetowanie w oparciu o wymiary finansowe, które są już zdefiniowane w przedsiębiorstwie,
  • Planowanie budżetu w arkuszu Excel,
  • Możliwość śledzenia wykonywania budżetu,
  • Możliwość włączenia kontroli budżetu,
  • Możliwość ustawienia progów ostrzegawczych wykonania budżetu.

Zachęcamy do kolejnych odwiedzin naszego bloga, ponieważ w następnych wpisach planujemy bardziej szczegółowo omówić poszczególne etapy procesu budżetowania. Opiszemy jak zapanować nad planowaniem budżetu. Wyjaśnimy do czego służą wpisy do rejestru budżetu. Pokażemy jak wykorzystać do budżetowania dane dostępne w innych modułach systemu MS DAX 2012. Nakreślimy możliwości analizy budżetu przy wykorzystaniu raportów dostępnych w standardzie i nie tylko.

Oceń ten post
Kategorie: Dynamics 365
Paweł Snarski
Autor: Paweł Snarski
Swoją przygodę z systemami ERP rozpocząłem w 2007 r. od polskich rozwiązań firmy Comarch. Następnie postanowiłem wypłynąć na głębsze wody i przesiadłem się na systemy z rodziny Microsoft Dynamics. Najpierw zajmowałem się modułami logistycznymi w systemie NAV, a przez ostatnie 3 lata jestem częścią zespołu odpowiedzialnego za wdrożenia modułów finansowych systemu Microsoft Dynamics AX.

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

Zostaw komentarz