Kiedy pracownik nie dostarcza…

Prawie każdy, kto ma do czynienia z zarządzaniem ludźmi staje któregoś dnia przed pytaniem, dlaczego ten mój, dotychczas świetny i zaangażowany, pracownik nie dowiózł projektu, nie wykonał zadania, stracił zapał i trochę przygasł.

Większość z nas, niestety, zamiast szukać przyczyny również w sobie, skupia się na „karaniu” pracownika i utożsamia to z jego brakiem chęci do pracy obciążając go całą winą i odpowiedzialnością. Jasne, czasem jest tak, że jest to słuszne (pracujemy z ludźmi, różnie bywa), ale jeśli taka sytuacja się powtarza lub jeśli po prostu chcesz coś zrobić, żeby jej zapobiec lub naprawić, a gdy już trzeba „karać” to chcesz wiedzieć jak to robić, żeby było skutecznie, to proponuję przejść przez poniższe kroki.

Zastanów się, czy odpowiednio pracownika wdrożyłeś do zadania, czy przekazałeś mu dokładne instrukcje? A może wręcz za dużo mu powiedziałeś?

W poprzednim poście pisałam o koncepcji przywództwa sytuacyjnego Blancharda – w przypadku pracowników na początkowym etapie rozwoju, bardzo ważne jest przekazanie mu dokładnych instrukcji do zadania, czasem nawet pokazanie palcem, jak powinien to zrobić. Pracownik może jeszcze nie mieć śmiałości powiedzieć, że czegoś nie wie lub może mu się wydawać, że wszystko jest dla niego jasne, a w ostateczności okazuje się, że zinterpretował to sobie po swojemu i efekty okazały się sprzeczne z tym, czego oczekiwaliśmy.

Jeśli natomiast pracownik jest na wyższym etapie rozwoju, a my kontynuujemy „pokazywanie mu palcem” i chcemy,  żeby wszystko robił dokładnie tak, jak my (chociaż jest już na tyle samodzielny,  że spokojnie mógłby to zrobić po swojemu!), może się okazać, że tym samym podetniemy mu skrzydła i jego entuzjazm do wykonania zadania mocno osłabnie (a to już będzie nasza wina…).

Odpowiedz sobie na pytanie, czy w Twojej komunikacji do zespołu pojawiło się kiedykolwiek Expose Szefa.

Expose szefa, czyli komunikowanie reguł szefa to bardzo ważne narzędzie budowania autorytetu. Polecam je wygłaszać zarówno w sytuacji objęcia nowego zespołu, zostania kierownikiem zespołu, którego kiedyś było się członkiem, pojawienia się nowej osoby w zespole i w każdej sytuacji, gdy zmieniają się jakieś istotne założenia.

Takie expose powinno się składać z czterech elementów:
Powód wygłoszenia expose.
Granice – czyli czego nie będę tolerować.
Oczekiwania – czyli co będę nagradzać.
Pytania – czyli upewnienie się, że wszyscy wszystko zrozumieli.
Dzięki temu narzędziu wskazujemy pracownikom nasze jasne oczekiwania, dajemy im pewne drogowskazy do działania. Jeśli ich nie ma, nie dziwmy się,  że pracownik może czasem zachować się inaczej niż byśmy oczekiwali. Pamiętajmy, że nie zawsze to, co dla nas jest oczywiste jest takie dla wszystkich innych.

Dowiedz się, z czego wynika spadek motywacji czy źle wykonane zadanie.

Być może powód leży zupełnie gdzieś indziej – może dzieje się coś w życiu prywatnym pracownika, co wpływa na jego skupienie w pracy. A może do wykonania zadania potrzebuje wsadu od innych współpracowników, od których z braku przełożenia formalnego nie może wyegzekwować dostarczenia swoich części? Może brakuje mu narzędzi, a może powód jest jeszcze inny? Zawsze warto zapytać – to już połowa sukcesu 🙂

Upewnij się, że poza instruktażem na początku zadania, przekazywałeś i przekazujesz mu na bieżąco informacje zwrotne odnośnie jego pracy?

Każdy z nas, żeby się rozwijać i poprawiać, potrzebuje wiedzieć, co musi poprawić, a co jest warte docenienia. Informacja zwrotna jest też jednym z najważniejszych, a najbardziej zaniedbywanych narzędzi motywowania.

Przekazywanie informacji zwrotnych, szczególnie negatywnych jest trudne i być może dlatego czasami sprawia nam kłopot. Polecam jednak zastosować technikę SPINKI, która pomoże nam uporządkować takie informacje i podpowie jak je przekazywać.

S – Sprecyzuj. Ni mniej ni więcej, tylko oznacza to, żeby informacje zwrotne, przekazywane pracownikowi były jak najbardziej konkretne, dotyczyły faktów, jasno określonych. Czyli na przykład zamiast „świetny ten raport” warto powiedzieć „raport pod względem merytorycznym jest świetny – zawiera najważniejsze wskaźniki sprzedażowe, w sposób jasny prezentuje różnice między oddziałami i …”

P – Pozytywy. Powiedz o tym, co warto docenić, pochwalić. Zawsze jest coś takiego (a jeśli nie ma, to po co Ci taki pracownik?;))

I – I. Unikaj spójników „Ale”, „Jednak” – gdyż one kasują poprzednią część wypowiedzi… Lepiej rozpocząć to, co do poprawy od kolejnego zdania.

N – Negatywy. Powiedz o tym, co jest do poprawy, pamiętając o zasadzie precyzji – czyli jak najbardziej konkretnie, odwołując się do faktów.

K – Konsekwencje. Wskaż pracownikowi konsekwencje działań, które wymagają poprawy. Pomoże mu to lepiej zrozumieć, dlaczego wymagasz od niego zmiany. Przykładowo bałagan na biurku to nie jest coś, co jest bezwzględnie dobre lub złe i każdy ma inne poczucie estetyki. Dlatego lepiej jest wskazać na konsekwencje wynikające z danego stanu rzeczy, np. „Stos talerzy na Twoim biurku, kilka paczek z herbatą i porozrzucane dokumenty powodują, że kandydaci, którzy przechodzą koło naszego pokoju kilka razy dziennie, mogą odbierać naszą firmę nieprofesjonalnie.”

A – Alternatywy. Wskaż pracownikowi, w jaki sposób może się poprawić, co może zrobić, żeby następnym razem zadanie wykonać lepiej.

Jeśli wszystkie powyższe punkty zostały już odhaczone, a pracownik nadal nie dostarcza, pozostaje Ci technika dyscyplinująca FUKO.

F – Fakty. Wskaż konkretnie, o co chodzi, np. „w tym tygodniu po raz trzeci spóźniłeś się ponad kwadrans na potkanie zespołu”.

U – Ustosunkowanie. Pokaż, z czym to się wiąże, np. „Jestem z tego powodu bardzo niezadowolony, gdyż dezorganizuje to pracę wszystkich nas”.

K – Konsekwencje. Powiedz, jakie będą konsekwencje braku poprawy, np. „Jeśli jeszcze raz spóźnisz się na nasze spotkanie, odsunę Cię od projektu”.

O – Oczekiwania. Powiedz, czego oczekujesz od pracownika, np. „Oczekuję, że nie będziesz się spóźniał”.

Zapowiedź sankcji

Jeśli pomimo powyższych kroków sytuacja się powtarza, kolejnym krokiem jest zapowiedź sankcji, już bardziej dotkliwych dla pracownika, takich jak np. nagana lub nawet zwolnienie.

Wprowadzenie sankcji

Tego już chyba nie trzeba wyjaśniać. Ale uwaga! Jeśli wykonałeś krok 7., pracownik nie zrobił tego, co miał zrobić, wprowadzenie sankcji jest obowiązkowe – brak spełnienia „obietnicy” w tym temacie może znacznie obniżyć Twój autorytet i na pewno nie spowoduje poprawy u pracownika.