Dział zakupów jest ściśle powiązany z działem logistyki i magazynem. Często jest to obszar niezauważany i niedoceniany, jednak ma on olbrzymi wpływ na proces realizacji projektów. W rozbudowanych działach zakupów można rozróżnić wiele funkcji – od kupca i menadżera kategorii zakupowej aż po dyrektora.
W przypadku Sii, dział zakupów odgrywa szczególnie ważną rolę przy zakupach projektowych, które przybliżę w artykule na przykładzie Assembly Services.
Trochę historii
Do lat 80. XX wieku rola działów zakupów ograniczała się do zaopatrzenia i działalności administracyjnej. Trzon zespołów stanowiły osoby, które kupowały produkty w ramach bieżących potrzeb i od ręki, często „po sąsiedzku”. Nikt wówczas nie przejmował się warunkami handlowymi, bo „na co to komu?”. Uzbrojony w plik banknotów pracownik wyruszał w teren autem dostawczym i dostarczał materiały na produkcję, a fakturę (o ile taka była) do administracji.
Niewielki przełom nastąpił w latach 90. XX wieku, kiedy zaczęły pojawiać się pierwsze wzmianki o tzw. łańcuchu dostaw. Jako przodowników świadomości zakupów i logistyki wskazuje się Japończyków. To od nich wywodzą się znane nam wszystkim zasady:
- Just in time (JIT),
- Kaizen,
- Total Quality Management (TGM).
Lata 2000-2010 to okres rewolucji działu zakupów. To wtedy zaczęły się tworzyć nowe stanowiska, nowe odpowiedzialności i rozbudowane struktury, jak np. Kupiec, Procurement specialist, Manager kategorii i wiele innych. Zaczęto postrzegać funkcję działu zakupów jako strategiczną, mającą realny wpływ na wyniki finansowe projektów, wynikającą z analizy zakupów, świadomego budowania relacji z dostawcami i dywersyfikacji rynków krajowych oraz zagranicznych.
Zakupy współcześnie
W dobie internetu i dostępności do dóbr na całym świecie, dział zakupów i logistyki ewoluował. Miał na to wpływ również globalizm, większa dostępność produktów i świadomość rynku, ale także zróżnicowanie projektów i dostarczanie gotowego produktu na rynki zagraniczne.
Osoby pracujące w „Zakupach” nie tylko muszą potrafić poszukiwać, ale również mieć otwarty umysł na nowinki z branży, obserwować sytuację na świecie i kursy walut, słuchać licznych klientów wewnętrznych, z którymi na co dzień współpracują (np. dział księgowości, dział dokumentacji, inżynierów, managerów i wielu innych).
Analiza rynków i sytuacji na świecie
Stwierdzenie „obserwować sytuację na świecie” może wydać się górnolotne, ale kiedy jako przykład podam dwie sytuacje, które miały miejsce całkiem niedawno, nabierze sensu.
Pandemia COVID i zablokowanie Kanału Sueskiego
Każdy z nas pamięta czas uwięzienia w domu i zamknięcia firm dla pracowników. Wiele fabryk w Chinach, gdzie produkuje się większość komponentów dla światowej gospodarki, było zamkniętych. Porty pozostawały nieczynne lub ich działanie było mocno ograniczone – w konsekwencji niewiele produktów docierało do Europy i reszty świata.
Wznowienie produkcji i unormowanie łańcucha dostaw zajęło blisko 2 lata od czasu ponownego uruchomienia produkcji. Przez ten czas wielu kupców borykało się z dostępnością materiałów, ale także horrendalnymi kwotami za materiały w każdej branży.
Ledwo rynek dostosował się do funkcjonowania w pandemii, a nastąpiło drugie ważne wydarzenie, które zachwiało ponownie rynkiem dostaw.
Istotnym wyzwaniem okazało się zablokowanie na 6 dni Kanału Sueskiego przez kontenerowiec Ever Given. Wydarzenie mocno wpłynęło na sam proces i koszty dostaw dóbr z Dalekiego Wschodu do reszty świata.
Skutki
Liczby pokazują, o jakich różnicach mówimy. Podczas początkowej fazy pandemii cena frachtu kontenera na trasie z Chin do Europy zmieniła się z 2 000 dolarów (przed pandemią) do aż 15 000 dolarów w jej trakcie. Podobnie katastrofa z udziałem statku Ever Given: wzrost frachtu wynosił od 115 do 500%.
Głównymi powodami były:
- mniejsza liczba dostępnych statków na tej trasie,
- brak kontenerów, które „utknęły” w innych portach,
- ograniczone zasoby ludzkie w porcie, brak możliwości sprawnego przeładunku,
- zaburzony cykl rotacyjny dużych kontenerowców,
- ograniczona produkcja i mniejsze partie do wysyłek.
Co ciekawe – popyt nie zmalał, bo każdy potrzebował produktów na bieżące projekty. Nikt nie wiedział, ile potrwa taka sytuacja. A co robiły działy zakupów? Zamawiały, płaciły i czekały…
Dział zakupów i logistyki w Assembly Services
Dział zakupów w Centrum Kompetencyjnym Engineering Sii istnieje od 2018 roku. Na początku byłam jego jedynym pracownikiem, jednak otrzymywałam wsparcie od działu Procurement zlokalizowanego w Warszawie. Zaczynaliśmy wówczas nowy profil działalności, jakim był montaż maszyn na hali w Gdańsku.
W strukturach CC Engineering potrzebna była osoba, która miała doświadczenie w zakupach produkcyjnych i była w stanie zadbać o potrzeby projektowe. Spełniałam te kryteria.
Nie było to łatwe zadanie, ponieważ nie mieliśmy bazy dostawców ani opracowanego systemu pracy, nie mieliśmy także dobrej listy materiałowej. Trzeba było znaleźć sposób, by móc kontrolować dostawy i zamówienia, gdyż sam system AX nie wystarczał.
Szybko okazało się, że nie jest to praca dla jednej osoby, więc wkrótce dołączył do mojego zespołu pierwszy magazynier – Łukasz, z którym zgranie pracujemy do dzisiaj.
Etapy pracy działu zakupów projektowych
Jako osoba odpowiedzialna za zakupy projektowe uczestniczę w wielu procesach, na kilku etapach projektowych, rozpoczynając od konsultacji aż po zakończenie projektu.
Konsultacje przed projektem
Przed przystąpieniem do wyceny projektu uczestniczę w konsultacjach, czy realne jest wykonanie tego projektu pod kątem zaplecza zakupowo-magazynowego. Zadaję pytania Klientowi, analizuję dostępność materiałów na rynku, koszty wynajmu sprzętu w danych regionach Europy, listy materiałowe Klienta oraz koszty związane np. z dostawami, transportem, odprawami celnymi.
Proces wyceny
W momencie, kiedy nastąpi decyzja, że przygotowujemy ogólną wycenę dla Klienta, zaczynam proces wyceny materiału potrzebnego do jego realizacji np. kilometry przewodów, koryt kablowych oraz innych elementów instalacyjnych.
Są to bardzo zróżnicowane tematy związane z profilem Klienta, ponieważ w zależności od branży Klient ma swoje wymagania (np. w branży spożywczej wymagany jest inny rodzaj materiałów, o innych właściwościach niż np. w systemach transportowych i magazynowych lub w branży motoryzacyjnej).
Oprócz materiałów, muszę również wycenić niezbędny sprzęt do realizacji projektów, np. dźwigi, suwnice, wózki widłowe, podnośniki nożycowe, a nawet zaplecze socjalne dla pracowników, jak kontenery wraz z ich wyposażeniem.
Na tym etapie bardzo ściśle współpracuję z delivery managerem lub liderem kompetencji montażu, ponieważ to od nich wychodzi specyfikacja potrzebnego zaplecza, technikalia narzędzi i urządzeń.
Po kilku latach współpracy mamy już określony plan działania, wiemy, jakie dane potrzebujemy i w jaki sposób je przekazujemy.
Delivery manager organizuje spotkania projektowe, zakładany jest kanał na MS Teams (wewnętrzny komunikator) dedykowany danemu projektowi, mamy listę materiałową (tzw. BOM typowo do wycen projektowych).
Czasem wyceny są ryzykowne, ponieważ przygotowujemy je z dużym wyprzedzeniem, a co za tym idzie – ceny docelowe mogą się różnić od zakładanych lub dostępność sprzętu w momencie zamówienia docelowego może ulec zmianie. Nawet kurs waluty, w której procedowana jest wycena, może się zmienić.
Dlatego staram się minimalizować te ryzyka, ustalając warunki handlowe, i zabezpieczać ceny na danym poziomie na określony czas. Jak można to uzyskać? Przykładowo, przedłużeniem ważności oferty, zamrożeniem kursu walut z dnia ofertowania itp.
Jako osoba zajmująca się zakupami mam również duży wpływ na powodzenie procesu ofertowania, jak i całkowite powodzenie projektu.
Przy dużych intra logistycznych projektach wartość materiału stanowi do 10-12% wartości całego projektu. Gdy doliczymy do tego również najem sprzętu oraz zakup narzędzi, możemy mówić nawet o 15%. Na tym polu liczą się każde oszczędności.
Sądzę, że wiele osób kojarzy dział zakupów z negocjacjami. I jest to prawda, ale przy tym należy również zadbać o terminowość dostaw.
Jako Senior Procurement Specialist jestem odpowiedzialna za relacje długoterminowe z kluczowymi dostawcami. Takie relacje budowane są latami i mają wpływ na ceny materiałów, lepsze warunki handlowe czy wydłużone terminy płatności, ale także na terminy dostępnych materiałów i relacje z producentami. To zapewniło nam dostawy np. podczas pandemii.
Ceny materiałów są więc bardzo ważne, ale terminy dostaw są także kluczowe, gdyż bez niezbędnych materiałów możemy zaburzyć harmonogram projektu. A to może kosztować nas jako firmę więcej niż wynegocjowane rabaty.
Procesy negocjacji z Klientem
Procesy ofertowania zwykle trwają i odbywają się w relacji Delivery Manager i Klient. Jednak najczęściej główną przyczyną przedłużania takich negocjacji są pieniądze. A gdzie są pieniądze? Np. w zakupach i wynajmach, czyli 10-15% wartości całego projektu.
W takich sytuacjach staramy się wraz z Delivery Managerem i Liderem kompetencji znaleźć optymalne rozwiązanie, by obniżyć ceny. Przeglądamy razem z liderami montażu listy materiałowe, a jednocześnie pytamy naszych dostawców o propozycje zamienników. Bo to oni mają największą wiedzę na temat swoich produktów. Staramy się dobrać takie same właściwości, przeliczać potrzebne ilości i szukać alternatywnych dostawców, nie tylko w Polsce.
Podobnie sytuacja wygląda z wynajmem sprzętu. Lider montażu wraz z Delivery Managerem przeglądają harmonogram prac i na tej podstawie jeszcze raz analizują zapotrzebowanie na wynajem sprzętu na danych etapach. Czasem zdarza się, że możemy zmniejszyć ilość potrzebnego sprzętu lub zaplanować jego dostępność etapami.
Ja z kolei przeszukuję rynek w celu dywersyfikacji dostawców lub negocjuję warunki cenowe z obecnymi. Analizuję zapotrzebowanie pod kątem łączenia dostaw materiałów i sprzętu oraz innych opłat około zamówieniowych, takich jak ubezpieczenia, przeglądy sprzętu itp.
Projekt i realizacja
Gdy projekt trafia do realizacji, przystępujemy do działania z możliwie dużym wyprzedzeniem. Musimy mieć na uwadze terminy dostaw, bo często są to rzeczy przygotowywane konkretnie pod nasze zamówienie, więc fabryka musi je dla nas wykonać.
Połowa mojej pracy opiera się na planowaniu dostaw i gaszeniu pożarów, kiedy te terminy są niezachowane, a druga część to zamówienia i domawiania materiałów w trakcie trwania projektu.
W zależności od tego, ile czasu minęło od czasu wyceny, musimy przejrzeć wszystkie oferty, sprawdzić ich ważność oraz odpytać ponownie o dostępne zasoby. Mimo przedłużonych ofert, tracą one swoją ważność, gdyż zdarzają się przypadki, kiedy projekt wchodzi do realizacji po roku od momentu wyceny.
Jak wcześniej wspomniałam, każdy projekt ma swój kanał na komunikatorze. W czasie realizacji przeistacza się on w kanał projektowy, na którym zamieszczane są pliki techniczne oraz folder z plikami typowo zakupowo-logistycznymi, np. ofertami, zamówieniami.
Znajduje się tam również lista materiałowa z wydzielonymi zakładkami mówiącymi o tym, czego dane zapotrzebowanie dotyczy np. artykuły elektryczne, artykuły mechaniczne, wynajmy.
Jest to plik, na którym przez cały czas trwania projektu pracują wspólnie zakupy, magazyn, liderzy montażu i delivery managerowie.
Na starcie projektu wypisywane są wszystkie niezbędne produkty potrzebne do jego rozpoczęcia w imię zasady: nazwa, kod produktu, ilość.
Następnie lista weryfikowana jest przez nasz magazyn, który sprawdza, jakie materiały mamy na hali magazynowej (dysponujemy zapasami, które opiekują najbardziej popularne elementy). Kolejno, lista analizowana jest przeze mnie, produkty są dzielone na producentów, dostawców, zliczane są ilości i wysyłane do dostawców w zależności od profilu ich działalności.
W przypadku każdych zakupów jesteśmy zobligowani do przestrzegania wewnętrznych procedur zakupowych. Musimy pozyskać co najmniej 3 oferty, a czasem nawet 6 – w zależności od typu produktu.
Wyjątek stanowią elementy, które są zaopiekowanie przez dedykowanego dostawcę, producenta lub takiego dostawcę, z którym mamy podpisaną umowę ramową na określone produkty.
Po dokonaniu zamówienia musimy również zadbać o formy dostawy i lokalizację dostaw, a także o całkowitą cenę produktu tzw. TCO (Total Cost of Ownership), a nie tylko cenę jednostkową.
Zdarza się, że do zamówień doliczane są różne koszty około zamówieniowe jak pakowanie, cięcie przewodów, transport, ubezpieczenie, cło itp. Ważnym jest, aby już na etapie wycen zapoznać się z takimi wydatkami i mieć nad nimi kontrolę. Jeśli były to koszty ukryte – należy je zminimalizować poprzez dodatkowe negocjacje, dywersyfikację rynku lub wystąpić do dostawcy o anulowanie ww. kosztów, które nie znalazły się w ofercie.
Ten cykl powtarza się w mniejszym i większym stopniu przez cały czas trwania projektu. Praca projektowa potrafi być dynamiczna, ponieważ nie zawsze zakładany element jest dobrany poprawnie lub został zamówiony w niewystarczającej ilości. W takim przypadku każde zamówienie jest pilne i tutaj również bazujemy na relacjach z dostawcą, który jest w stanie nam pomóc w palących sytuacjach.
Zakończenie projektu
Ostatnim etapem projektu jest zliczenie materiałów, które zostały. Magazynier na budowie lub lider montażu zlicza materiał, a do mnie trafia lista, którą być może uda mi się zwrócić do dostawcy i tym samym obniżyć koszty.
Idealną sytuację mamy wtedy, kiedy żaden materiał nie zostanie i wracamy z projektu tylko z naszymi narzędziami.
Podsumowanie
Praca kupca projektowego jest ciekawa, dynamiczna, czasem stresująca, ale osobiście lubię, kiedy tyle się dzieje. Cenię swoje zadania, ponieważ wiem, że mają realny wpływ na powodzenie projektu, jego koszt, oszczędności, terminy dostaw, gaszenie pożarów.
Na tym stanowisku współpracuje się z wieloma osobami – z Klientem wewnętrznym i z Klientem zewnętrznym. Czasem są to różne charaktery, różne kultury pracy w zależności od kraju, w którym realizujemy projekt. Pozwala to nabrać ogłady, urozmaicić nasz sposób komunikowania się.
Nowe narzędzia związane z AI mogą ułatwić komunikację, ale nie zastąpią nigdy kontaktu twarzą w twarz z dostawcą, rozmowy telefonicznej, aby coś załatwić „na już”. Dlatego osoby pracujące w działach zakupów muszą być odważne, potrafić się komunikować, analizować sytuację oraz być zdolne do podejmowania szybkich decyzji, bo czasem oferty są ważne tylko godzinę 😊
Obecnie, działy zakupów to nie tylko szukanie danego produktu, ale także dbanie o długofalowe współprace ze strategicznymi dostawcami, głęboka analiza rynku, poszukiwanie najlepszych dostawców i warunki dostaw.
Pisząc ten artykuł, utwierdziłam się w przekonaniu, że zakupy i logistyka projektowa to naprawdę obszerny temat. Do głowy wpadło mi kilka wątków, które mogłabym poruszyć i o których napisać. Jeśli chcielibyście coś wiedzieć albo jesteście ciekawi szczegółów – napiszcie w komentarzu!
Zostaw komentarz