Daily Scrum – mój sposób na nudę

W moim ostatnim wpisie na blogu podzieliłam się swoimi pomysłami na urozmaicenie retrospektywy i na zmierzenie się z rutyną, która siłą rzeczy po kilku sprintach wkrada się do naszych spotkań.

W tym artykule chciałabym przedstawić Wam, jak pokazać zespołowi, że Daily Scrum może być ciekawy i codziennie inny. Ile razy w Waszej pracy zdarzyło się, że ktoś chciał zrezygnować z daily lub zastanawiał się, czemu ono w ogóle służy, skoro wszystko można znaleźć na boardzie? Przypuszczam, że nie raz.

No właśnie, po co nam to daily?

Bardzo ważnym elementem pracy Scrum Mastera jest dbanie o to, aby każdy członek zespołu rozumiał, jaki jest cel naszych spotkań. Bez pokazania tego, co ma być efektem spotkania i jaką wartość to spotkanie da zespołowi, nie spowodujemy, że team będzie potrafił samodzielnie wnosić do niego wartość.

Zaglądając do Scrum Guide’a 2020 dowiemy się, że „Celem Daily Scrum jest sprawdzenie postępów w dążeniu do osiągnięcia Celu Sprintu oraz w razie konieczności adaptacja Sprint Backlogu, czyli dostosowanie zaplanowanej pracy”, czego efektem jest „możliwy do wykonania plan na nadchodzący dzień pracy”. Codzienne spotkania służą kontroli i obserwacji pracy, jaką wykonuje zespół, pozwalają wskazać problem, znaleźć rozwiązanie i wyznaczyć osobę, która zrealizuje zadanie. Reasumując, ten kwadrans dziennie potrzebny jest, aby każdy członek zespołu mógł sprawnie komunikować:

• Co zrobiłam(-em) od czasu ostatniego spotkania?
• Co planuję zrobić do czasu następnego spotkania?
• Czy napotykam jakieś przeszkody?

Mimo, że te trzy pytania zniknęły ze Scrum Guide’a, wiele teamów nadal z nich korzysta. Ale proszę, odpowiedzcie sobie szczerze – kto z nas zna osoby, które czekają tylko na swoją kolej, nie słuchają współpracowników, dodają coś pod nosem i… odhaczone. Brzmi znajomo? Tak podejrzewałam.

Jak zaangażować team?

• Praca w biurze
  Fakt, że daily to spotkania, które powinny odbywać się o tej samej porze, w tym samym miejscu, z tymi samymi osobami sprawia, iż traktujemy je trochę jak mycie zębów. Każdy z nas robi to odruchowo, ale myślami jesteśmy wtedy zupełnie gdzie indziej. Często ustawiamy się w kółku dokładnie w takiej samej kolejności jak wcześniej i czekając na swoją kolej – zamiast słuchać, co mówi nasz współpracownik – myślimy o czymś zupełnie innym.
• Praca zdalna
  Przeprowadzenie zdalnego daily jest chyba jeszcze trudniejsze, niż tego w biurze. Trzeba włożyć dużo więcej wysiłku w skupienie uwagi zespołu na omawianych tematach, zadbanie o skuteczną komunikację oraz na jasnym przekazaniu bieżących spraw.

Co możemy zrobić, aby w nasze spotkania nie wkradła się nuda?

Udostępnij tablicę

Czy to na spotkaniu w biurze, czy zdalnie – zadbaj o to, aby wszyscy widzieli Waszego boarda. Pozwoli to zobrazować etap pracy, na którym jesteście, a dodatkowo przyciągnie uwagę współpracowników, którzy zauważą, że coś się dzieje na ekranie Twojego monitora. Bardzo ciężko jest sobie wyobrazić, czym zajmuje się np. developer, gdy powie tylko „Obecnie pracuję nad story ABC-123″. Czy taka informacja jest czytelna? Kiedy udostępnimy ekran, widoczny będzie tytuł story lub buga oraz jego status. Macie pytania co do story? Otwórz je w kolejnej zakładce Twojej przeglądarki – wyświetlenie na ekranie kompletnej informacji na temat omawianego zagadnienia na pewno pomoże je rozwiązać.

Filtry na boardzie

Jakiś czas temu wprowadziłam na tablicach zespołów filtry, które nazwane są imionami członków zespołów. W czym mi to pomaga? W momencie, w którym ktoś opowiada o tym, czym się zajmuje, cała tablica pokazuje te zadania, do których jest przypisany. Wprowadza to genialny porządek, a dodatkowo minimalizuje zbędne zamieszanie, gdy ktoś szuka swojego imienia na boardzie. Jak ustawić tzw. quick filters? Zajrzyj do dokumentacji.

Co możemy zrobić, żeby było ciekawiej?

Taboo

Przygotuj ok. 10 ponumerowanych pustych karteczek. Na każdej karteczce napisz 3 różne słowa, których najczęściej używacie na waszym daily. Przykładem takich słów są: story, bug, pracuję i in progress. Na początku daily wylosujcie jedną z tych 10 karteczek i przeczytajcie na głos słowa, które są na niej zapisane. Żadnemu z uczestników daily nie będzie wolno użyć tych słów w swojej wypowiedzi. Brzmi jak challange? To prosty sposób na to, by zmobilizować zespół do słuchania siebie nawzajem.

Stand up game

Najciekawsza gra na daily – zarówno na te realizowane zdalnie, jak i w biurze. O co chodzi w tej grze? Na kartach przedstawione są obrazki z najpopularniejszymi błędami popełnianymi przez zespoły podczas daily. W pierwszym tygodniu Scrum Master trzyma karty i pokazuje jedną z nich, gdy wykrywa dysfunkcję, czyli np. temat nie na daily, ktoś zgłosił problem, ktoś wyłączył kamerkę itp. Po tygodniu dajemy zespołowi możliwość samodzielnego sygnalizowania błędnych lub prawidłowych zachowań podczas daily. Dzięki tej grze nie tylko sprawiamy, że zespół jest aktywny, ale także wszyscy wyrabiamy w sobie dobre nawyki.

Totem

Idealna gra, gdy jesteście w biurze. Wybierzcie jakiś niewielki, ale dobrze widoczny dla wszystkich przedmiot, który każdorazowo będzie trzymać w rękach osoba zabierająca głos podczas daily. Po zakończeniu swojej wypowiedzi każdy z członków zespołu przekazuje przedmiot kolejnej osobie, decydując w ten sposób, kto ma mówić jako następny. Każdy musi być czujny, zaangażowany i dostatecznie skupiony na przygotowywaniu swojej wypowiedzi, by nie myśleć o niebieskich migdałach 🙂 Dodatkowo, wybrane przez zespół przedmioty mogą się codziennie zmieniać i symbolizować zadania, jakie ich dziś czekają.

Co będzie robić mój przedmówca?

Tę grę możecie odtworzyć zarówno w domu, jak i w biurze. Jako Scrum Master wybierz osobę, która ma się wypowiedzieć jako pierwsza. Kolejna osoba na początku swojego wystąpienia będzie musiała przypomnieć w dwóch zdaniach wypowiedź poprzednika, powiedzieć o swoim stanie pracy, a następnie wybrać kolejną osobę. Jaki jest tego cel? Każdy z nas dokładnie wsłucha się w to, co zostało przekazane przez koleżanki i kolegów, ponieważ nigdy nie będziemy wiedzieć, kiedy padnie nasza kolej.

No i na sam koniec – najważniejsze

Kamerki

Wykorzystywane w czasie praca zdalnej. Mariusz Chrapko w swojej książce „Scrum. O zwinnym zarządzaniu projektami” umieścił wykres, który świetnie przedstawia efektywność spotkań w zależności od tego, jakiego kanału komunikacji używamy. Telekonferencja, czyli spotkanie bez kamerek, znajduje się tylko o jeden stopień wyżej od komunikatora. Wyobraźcie sobie daily na czacie w aplikacji Teams – zero emocji, zero głosu, zero mimiki twarzy. Jeśli nie mamy możliwości spotkania się w biurze, dlaczego nie włączymy kamer i nie spojrzymy sobie w oczy online? Z pewnością zmotywuje to zespół do tego, by skupić się na daily – popatrzeć na to, co mamy na tablicy i skoncentrować się na tym, co mówią inni.

Trzeba walczyć z nudą. Czasami nie jest to proste, jednak uważam, że warto próbować. Warto zmieniać, pytać i wprowadzać nową jakość. Wraz ze zbliżającą się jesienią nadciągają do nas ciemne i zimne poranki. Jako Scrum Master chcę sprawić, by zespoły z przyjemnością wstawały na nasze codzienne stand-upy i zastanawiały się, co dla nich przygotowałam. Bo zadowolenie zespołów to i moje zadowolenie 🙂

Trzymam za Was kciuki! 🙂