Czy Project Manager to Ty? Jakie cechy osobowości powinien mieć PM?

Zastanawiasz się, czy rola Project Managera (PM) jest dla Ciebie? To jedno z tych stanowisk, które łączy w sobie umiejętność planowania i przewidywania zdarzeń, analityczny umysł, umiejętność pracy z ludźmi i odporność na stres.

Ale kim właściwie jest dobry Project Manager i jakie cechy osobowości pozwalają mu odnieść sukces w dostarczeniu produktu klientowi? By to przeanalizować, przyjrzyjmy się, jakie wyzwania ma przed sobą.

Czym zajmuje się Project Manager?

Project Manager to osoba odpowiedzialna za planowanie, koordynowanie i realizację projektu – od inicjowania po wdrożenie. PM powinien zostać mianowany na etapie inicjowania projektu. Niestety, w życiu wygląda to różnie – czasem trzeba przejąć projekt w trakcie jego trwania lub realizować wizję kogoś innego.

PM dba o harmonogram, budżet, komunikację z zespołem i klientem (wewnętrznym – gdy dostarczamy projekt firmie, w której pracujemy na co dzień, lub zewnętrznym – gdy dostarczamy produkt innej firmie), a także reaguje, gdy coś może pójść nie tak.

To właśnie Project Manager stoi w centrum całego procesu, niczym dyrygent łączący działania wszystkich członków zespołu w spójną całość, reagując na trudności i zapewniając odpowiedni przepływ komunikacji.

Jakie cechy osobowości i umiejętności musi rozwijać PM, by skutecznie wykonywać swoje zadania?

Komunikatywność i wpływ społeczny

Project Manager to przede wszystkim łącznik między zespołami technicznymi a przedstawicielami biznesowymi, klientem, zarządem i dostawcami. Musi potrafić mówić jasno, stawiać granice, aktywnie słuchać i przekazywać informacje w sposób zrozumiały i dostosowany do różnych odbiorców. Konieczne jest, by miał zaufanie członków zespołu i potrafił „wytłumaczyć się” z niepowodzeń. Czasem musi również przekonać lub wpłynąć na decyzję klienta.

Warto więc, aby znał swoich współpracowników, rozmawiał z nimi, wspierał ich i pomagał im dobierać zadania, które motywują, a jednocześnie potrafił zauważyć, kiedy sobie nie radzą. Powinien bronić zespołu w trudnych sytuacjach.

W pracy tej ważna jest transparentność, by członkowie zespołu wiedzieli, że każdy ma wpływ na osiągany wynik i że nieodpowiednie wykonanie zadania może oddziaływać na wykonanie pracy przez inne osoby.

Organizacja i planowanie

Skuteczny PM potrafi zarządzać czasem, ustalać priorytety i kontrolować postępy projektu, nawet jeśli dzieje się dużo naraz. Potrafi reagować na sytuację, nie tylko „gasząc pożary”, ale analizując i przewidując zagrożenia. Powinien potrafić reagować na zewnętrzne wydarzenia, by realizować plan projektu i unikać niekontrolowanych zmian zakresu.

Dobrze, by stanowił podporę dla zespołu i był nastawiony na szukanie rozwiązań, a nie winnego, w myśl maksymy, że nie popełnia błędów ten, kto nic nie robi i rozumiejąc, że ryzyka i problemy są w projekcie nieuniknione.

Odporność na stres

Projekty nie przebiegają idealnie. Zmiany, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje to codzienność. Projekt Manager powinien dołożyć wszelkich starań, by przewidzieć jak najwięcej, ale z doświadczenia zgadzamy się z Prawem Murphy’ego – jeśli coś może pójść nie tak, to pójdzie.

Dobry PM zachowuje spokój i podejmuje decyzje, konfrontując się ze skutkami. Musi umieć ocenić ryzyko i zastosować adekwatne akcje naprawcze lub zapobiegające problemom.

Empatia i inteligencja emocjonalna

Zespół projektowy to ludzie o różnych osobowościach i doświadczeniu: z emocjami, ambicjami i problemami zarówno w życiu prywatnym jak i w pracy. Project Manager powinien obserwować i rozumieć nastroje, łagodzić konflikty, dbać o motywację zespołu.

By robić to efektywnie, powinien próbować rozumieć przede wszystkim swoje emocje – rozpoznawać je i moderować. Zachować zimną krew, gdy sytuacja wymaga trudnych negocjacji z klientem czy innymi zespołami, raportowania lub informowania o zaistniałych problemach.

Ważne, by umiał chwalić ludzi publicznie i pouczać „po cichu”, nie szukał winnego, ale proponował rozwiązania, by możliwie szybko i „bezboleśnie” rozwiązać problem.

By być w stanie to robić, musi znać zakres projektu i interesować się tym, co robią pracownicy, jakie mają kompetencje i jak podchodzą do swoich zadań. PM spotka się z różnymi sytuacjami, w których będzie musiał wprowadzać zmiany, by zachować motywację i efektywność zespołu. Ważne w tym jest rozumienie sytuacji współpracowników, ale też stawianie granic i klarowna komunikacja, by uniknąć niewykonywania zadań.

Decyzyjność i odpowiedzialność

PM często stoi przed trudnymi wyborami – czemu nadać wysoki priorytet, co poświęcić, który kierunek wybrać. Zdarza się, że musi być dostępny w weekend podczas wdrożenia, by podejmować decyzje lub odebrać telefon po pracy. Różnicą między pracą PM-a a PMO jest głównie odpowiedzialność. To manager bierze odpowiedzialność za sukces lub porażkę projektu – w związku z tym na nim ciąży podejmowanie decyzji.

Elastyczność i adaptacja

Obecnie inicjatywy toczą się w szybkim i zmiennym świecie, dlatego większość projektów dostarczamy w metodyce agile. Dobry Project Manager potrafi szybko dostosować się do nowych warunków, zachowując spójność działań i koncentrację na celu – dostarczeniu produktu/wyniku pracy o odpowiedniej jakości w odpowiednim czasie i budżecie.

Naturalne przywództwo

Project Manager ma być liderem. To nie powinno wynikać z tytułu, ale z jego natury. To osoba, która „ciągnie za sobą tłum” i jest adwokatem wprowadzanej zmiany. PM inspiruje, buduje zaufanie i sprawia, że ludzie chcą z nim współpracować. Lider nie mówi „zrób to” – mówi „zróbmy to razem”, „znajdźmy razem najlepsze rozwiązanie”.

Czy to rola dla Ciebie?

Jeśli lubisz planować, rozwiązywać problemy, pracować z ludźmi i brać odpowiedzialność za rezultaty, to wiele wskazuje, że rola Project Managera może być właśnie dla Ciebie. To zawód dla osób, które czerpią satysfakcję z doprowadzania spraw do końca i obserwowania realnych efektów swojej pracy.

W pracy projektowej nie ma nudy – projekt jest zawsze na innym etapie i żaden nie jest identyczny. Daje to dużo adrenaliny i satysfakcji, jednak wymaga wewnętrznego poukładania i zaawansowanych umiejętności komunikacyjnych.

Agile

Nasi eksperci przeprowadzą zwinną transformację Twojej organizacji, co pozwoli Ci na szybsze wprowadzanie produktów na rynek i przyspieszy realizację projektów.

Oferta Agile

Podsumowanie

Rola Project Managera nie jest łatwa – wymaga cierpliwości, konsekwencji i dużej samoświadomości. Ale daje ogromną satysfakcję: pozwala widzieć, jak Twoja praca przekłada się na sukces zespołu i organizacji.

Zanim zapytasz, czy nadajesz się na Project Managera, zapytaj siebie: czy potrafisz połączyć ludzi, procesy i cele? Możesz to zaobserwować na przykład w pracy grupowej na studiach czy reagowaniu w sytuacjach kryzysowych. Czy ludzie ufają Ci, przychodzą do Ciebie, gdy dzieje się coś złego, czekają na Twoje polecenia lub czy automatycznie wchodzisz w rolę planującego? Jeśli podejmujesz rolę lidera naturalnie, ludzie chętnie za Tobą podążają, a pokonywanie przeciwności jest dla ciebie satysfakcjonujące, to jedna z najważniejszych oznak, że może to być dobra droga zawodowa dla Ciebie..