Jak dobrze zaprojektować raport/dashboard?

Projektowanie raportów/dashboardów/aplikacji BI jest bardzo rozległym tematem. Ten etap wdrożenia jest często traktowany po macoszemu, z mniejszym priorytetem. Poświęcamy mu mało czasu, głównie z powodów deadline’ów lub ograniczonych budżetów. Tylko czy tak powinno wyglądać podejście raportowe? Czy na pewno analityka powinna być traktowana z mniejszym priorytetem, najczęściej drugo-, a nawet trzecioplanowym?

Raportowanie to pierwsze narzędzie do usprawnienia swojego biznesu, poprawy jakości, przekraczania nowych barier, rozwijania się. Oczywiście nie zastąpi nam pracy operacyjnej, która jest fundamentem prosperowania przedsiębiorstwa, ale dzięki sprawnemu funkcjonowaniu systemu raportowego jesteśmy w stanie znaleźć odpowiedzi na pytania:

• Gdzie?
• Kiedy?
• Jak?

i podjąć odpowiednie decyzje, które poprowadzą nasz biznes we właściwym kierunku.

Jeden z moich ulubionych cytatów:

Everything is designed. Few things are designed well.

Brian Reed

idealnie pokazuje często pomijane podejście, czy to w projektach, czy nawet w każdym aspekcie naszego życia.

Chcemy, aby nasze raporty były nowoczesne, kolorowe, „fancy & sexy”, często zapominając o tym, co jest nam potrzebne, jak będziemy z nich korzystać oraz jakie story powinny nam przedstawiać. Odpowiadając sobie na te pytania, zaczynamy proces projektowania raportu. Wymaga on zrozumienia potrzeb biznesowych, ale niestety też czasu, który jest tutaj kluczowy. Zdarza się nawet, że „designing” trwa dłużej niż sam „development”.

W artykule postaram się przedstawić proste podejście, które jest często wykorzystywane w mojej pracy. Oczywiście tych koncepcji jest wiele, ale ten sposób jest dla nas tak naturalny, że aż często niezauważalny.

Możliwości naszego mózgu

Układ danych

Mało kto zdaje sobie sprawę z możliwości naszego mózgu przy raportowaniu oraz jak ważną rolę odgrywa ten organ przy postrzeganiu danych. Projektując, tworząc raporty/dashboardy, warto wykorzystać jego naturalne zachowanie.

Często mówi się, że najprostsze rozwiązania są najlepsze. Dlatego nasz mózg podpowiada nam, w jaki sposób powinniśmy umieszczać najważniejsze informacje, a gdzie te mniej istotne, chociażby ze względu na poniższe tendencje, które posiadamy:

• czytamy od lewej do prawej,
• czytamy z góry na dół.

Jest to naturalny proces, w którym uczestniczymy, nie zdając sobie do końca sprawy, że jest to dla nas oczywiste.

Analityka ma nam pomóc w ważny biznesowych decyzjach, dlatego też istotne jest, gdzie dane będą się znajdować i jak szybko dzięki nim podejmiemy strategiczne decyzje.

Granulacja danych

Patrząc na uwarunkowania naszego organizmu, powinniśmy zaczynać od budowania naszego raportu/dashboardu od najmniejszej granulacji danych do największej. Ważne jest, aby konsekwentnie przechodzić informacja po informacji, tak więc warto np.: zacząć podawać kluczowe informacje w formie KPI na samej górze raportu – pokażą nam od razu ważne, mierzalne, strategiczne dane dla naszego przedsiębiorstwa.

Kolejne dane powinny być coraz bardziej dokładne, zawierać więcej informacji w postaci np.: wykresów, które w szybki sposób pozwolą nam określić/znaleźć punkt odniesienia, przyczynę, a może pokazać, że był to tylko jednostkowy przypadek. Tylko, dlaczego miał to być ten jeden przypadek? Takie dane już warto przeanalizować na kilka sposobów/czynników w większej granulacji danych, do czego świetnie nadaje się tabela.

Poniżej mock-up dashboardu, który przechodzi od najwyższej granulacji danych (ważnych, kluczowych informacji) do najniższej w celu przeanalizowania całej sytuacji.

Percepcja wzrokowa – kontrast

Nasz mózg jest w stanie zapamiętać wiele informacji. Jak jednak sprawić, aby te najważniejsze były zauważalne automatycznie? Często ważnym aspektem wizualizacji jest kontrast. Dzięki niemu potrafimy szybciej odróżnić je od „innych” i przyswoić.

Prosty przykład poniżej.

Ile „5” z Ryc. 4 jesteś w stanie zapamiętać?

A ile na Ryc. 5?

Więcej chyba nie trzeba dodawać. Dzięki zastosowaniu kontrastu w szybkim czasie jesteśmy wstanie przeanalizować powyższe dane i znać odpowiedź na zadane pytanie.

Percepcja wzrokowa – kolor

Kolejnym aspektem percepcji wzrokowej może być dla nas kolor. Naturalnym czynnikiem dla człowieka jest przyjmowanie koloru czerwonego/żółtego/pomarańczowego jako informującego nas np.: o zatrzymaniu się, sprawdzeniu, czy wszystko jest ok, zachowaniu ostrożności. Za to kolor zielony jest postrzegany jako coś dobrego, potwierdzającego poprawność czy możliwość „pójścia dalej”.

W raportowaniu jest to nazywane „conditional formatting”. Dane wymagające podkreślenia (np.: oddalone od naszych oczekiwań w negatywny lub pozytywny sposób) wymagają określonych barw. Kolory standardowe nie są naturalnym „alarmem”, że coś wymaga naszej uwagi. Jednak już np.: czerwony lub pomarańczowy powinny przyciągać wzrok. Przy ich użyciu możemy pokazać istotne informacje takie, jak np. „Target” i jego wykonanie jak na Ryc. 8.

Najprostsze rozwiązania są najlepsze

Często proste rozwiązania są najlepsze. Mam nadzieję, że powyższe przykłady pokażą, że małe, łatwe do wprowadzenia zmiany w projektowaniu od razu sprawiają, że raporty są bardziej przejrzyste i czytelne.

Zaprezentowane pomysły są tylko namiastką projektowania analitycznych rozwiązań. Pozostaje wiele sposobów przedstawiania danych w zależności od percepcji naszego mózgu czy wzroku, jak chociażby:

• odpowiedni rozmiar,
• orientacja,
• kształt komponentów i wizualizacji.

Dodatkowo, podział raportów powinien odbywać się ze względu na dane grupy użytkowników – inne potrzeby raportowe ma management, key userzy oraz analitycy.

Nie znając powyższych technik, możemy również posłużyć się różnymi standardami, które pojawiają się w świecie BI. Jednym z nich jest IBCS – International Business Communication Standards, gdzie odnajdziemy najlepsze praktyki dobrego projektowania wizualizacji.

***

Jeśli interesuje Cię tematyka analizy biznesowej, zajrzyj koniecznie również do innych artykułów naszych ekspertów.