Wyślij zapytanie Dołącz do Sii

Dynamika oraz różnorodność projektów IT powoduje, że kierownicy projektów, zarzuceni codziennością, często odrzucają wiele problemów, mając nadzieję, że te same się rozwiążą (w końcu mamy Agile!) lub magicznie znikną.

Nic bardziej mylnego – problemy, które pojawiają się w zespołach projektowych IT, najczęściej nie znikną. Co więcej – mogą urosnąć i spowodować, że ich rozwiązanie zajmie zdecydowanie więcej czasu niż gdyby próba ich rozwiązania została podjęta w początkowej fazie.

W artykule spróbuję wskazać najbardziej typowe problemy, jakie mogą wystąpić w zespole oraz, w nawiązaniu do niżej wspomnianej książki, zaproponuję możliwe sposoby ich rozwiązania. Zanim jednak przejdę do konkretnych przykładów, podkreślę, że żadna, nawet najbardziej ambitna osoba, nie dotrze w pojedynkę tam, gdzie dojść może zgrany zespół. Co istotne, w każdym niepowodzeniu czy konflikcie warto upatrywać szansy na możliwe usprawnienia do wprowadzenia.

Project Manager a góra lodowa

Jaka powinna być prawidłowa postawa dobrego Project Managera w takiej sytuacji? Bądź proaktywny! Spróbuj podejść do rozwiązania problemów, a co za tym idzie – stwórz odnoszący sukcesy zespół projektowy. Wspomóc może w tym przeczytana przeze mnie ostatni książka o (uwaga!) pingwinach. Zapewne na twojej twarzy, drogi czytelniku, maluje się teraz zdziwienie: jak pingwiny mogą pomóc w zarządzaniu zespołem? John Kotter napisał niedawno świetną opowieść biznesową pt. „Kiedy góra lodowa topnieje. Wprowadzanie zmian w każdych okolicznościach”.

W dużym skrócie, jest to bajka opowiadająca o kolonii pingwinów żyjącej od wieków na spokojnej górze lodowej. Jednak dzięki jednemu, bardzo dociekliwemu pingwinowi Alfredowi okazuje się, że bezpieczna góra lodowa jest zagrożona i może w krótkim czasie zniknąć. Książka prezentuje sposób podejścia często bardzo opornych pingwinów do poszukiwania rozwiązania. Polecam zerknąć choćby do jej streszczenia:

Problemy w zespole projektowym – jak je pokonać?

Poniżej wymieniłam najbardziej typowe problemy projektowe – konfrontując się z nimi, można zdecydowanie poprawić wyniki projektu, co przełoży się na każdy aspekt pracy zespołu.

Brak zaufania

Zaufanie w zespole ma kluczowe znaczenie dla pracy, a szczególnie pracy zespołowej, która w obecnym świecie IT odbywa się w 95% zdalnie. Członkowie zespołu powinni znać się zarówno na gruncie projektowym jak i osobistym. Nie muszą być przyjaciółmi – to naturalne, jednak poznanie kogoś osobiście lub choćby rozmowa na temat poza projektowy pozwoli na zbudowanie relacji, która kolejno przeniesie się na pracę projektową. Dużo łatwiej rozwiązuje się problemy wśród ludzi, którzy się znają i dobrze się ze sobą czują niż wśród „awatarów”, smutnie wypełniających jedynie swój 8-godzinny obowiązek.

Jak budować zaufanie w zespole?

Jest na to kilka sposobów – przede wszystkim spotkania integracyjne, na których ludzie mogą poznać się osobiście. Jeśli jednak bierzemy pod uwagę zespoły międzynarodowe, sprawa może być znacznie utrudniona. Wtedy świetnie sprawdzą się tzw. „darmowe kawy online”. W moim obecnym zespole praktykujemy np. piątkową kawę, na której możemy porozmawiać właśnie o zainteresowaniach, pasjach czy powymieniać się ostatni zasłyszanymi żartami. Taka forma spotkań ma być odpowiednikiem spotkania przy kawie w biurowej przestrzeni. Trwa do 30 minut i jest luźnym, niezobowiązującym zaproszeniem w kalendarzu.

Inną opcją mogą być „wirtualne lunche”, podczas których członkowie zespołu, zamiast jeść samotnie przed monitorem, mogą wspólnie wymieniać się poglądami i wspólnie konsumować posiłek.

Alternatywą jest zwyczajne kontaktowanie z ludźmi i rozmowa – i to jest zdecydowanie rolą dobrego PM-a, aby umieć rozmawiać z ludźmi i nawiązywać kontakty.

Warto jednak pamiętać, że tego typu spotkania nigdy nie powinny być obowiązkowe, ponieważ wówczas stracą na jakości – osoby przymuszone do uczestnictwa nie będą raczej brały aktywnego udziału, co mija się z celem.

Niskie zaangażowanie

Zaangażowanie zespołu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Osoby zaangażowane będą ciekawe tego, co robią, zainspiruje je misja projektu i chętnie pójdą o krok dalej. W projekcie są zarówno ciałem, jak i mentalnie oraz emocjonalnie. Kluczem do osiągniecia zaangażowania członków zespołu jest własne zaangażowanie – angażując innych, nie możesz pozostać zdystansowany.

W jaki sposób to osiągnąć: budując zaufanie (o czym mowa we wcześniejszym punkcie) oraz kontrolując flow przepływu informacji projektowych, o czym mowa poniżej.

Nieudostępnianie informacji

Wiedza to nie władza – chyba, że się ją dzieli. Wszyscy członkowie zespołu projektowego wnoszą unikalny zestaw umiejętności, kwalifikacji, doświadczenia i mądrości. Skuteczne zespoły projektowe odważnie, regularnie i hojnie dzielą się informacjami – z korzyścią dla wszystkich i z korzyścią dla sukcesu projektu. To sprawia, że możliwości całego zespołu rosną oraz dają zespołowi więcej mocy.

W praktyce warto organizować regularne spotkania techniczne, na których wszyscy członkowie zespołu mogą podzielić się swoim doświadczeniem, a także wspólnie przedyskutować różne możliwości oraz sposoby ich wykorzystaniu w projekcie.

Brak przejrzystości

Wspomniany powyżej problem niedzielenia się wiedzą w projekcie to jedno, jednak drugim, równie ważnym aspektem projektowym, jest brak przejrzystości. Co istotne – zapewnienie przejrzystości zarówno dla członków zespołu projektowego jak i dla klienta końcowego to w dużej mierze zadanie kierownika projektu.

Jeśli w projekcie występują problemy, należy o nich transparentnie informować wraz ze wskazaniem możliwych opcji ich rozwiązania. Jeżeli wszystko idzie zgodnie z planem, również powinniśmy mieć na uwadze, aby wszyscy interesariusze projektu byli informowani o sukcesie. Przejrzystość pozwala na budowanie zaufania – a to ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu, projektu i firmy.

Konflikt i napięcie

W projekcie nie należy się bać konfliktów czy też różnicy zdań – mogą one wywoływać bardzo pozytywne efekty, jeśli są starannie zarządzane. Różne opinie nie są złe, tak długo jak:

  • Każdy ma możliwość ich wypowiedzenia.
  • Wszyscy zainteresowani mają możliwość odniesienia się do nich.

To, w jaki sposób radzimy sobie z konfliktem, ma ogromne znaczenie – rolą dobrego PM-a jest zmiana każdej różnicy zdań w dyskusję z konstruktywnymi wnioskami dla całego zespołu. 

Słabe zarządzanie zmianą

Zmiany w projekcie są rzeczą stałą i nieodzowną – zmiany personalne, zmiany w wymaganiach, a nawet zmiany w podejściu. Jeśli nie są odpowiednio zarządzane, mogą być szkodliwe dla pracy zespołowej oraz jej wyników. Komunikacja zaczyna i kończy każdą zmianę. Za każdym razem, kiedy uznasz, że komunikujesz się ze swoim zespołem i z interesariuszami wystarczająco – musisz komunikować się dalej. Co istotne: komunikacja musi być interaktywna – należy słuchać, rozmawiać i przede wszystkim angażować się.

Trzeba być świadomym czterech etapów zmiany:

  • zaprzeczenie,
  • emocje,
  • nadzieja,
  • zaangażowanie.

Tak samo jest również we wspomnianej na początku tego artykułu kolonii pingwinów.

Należy pamiętać także o tym, że każdy z etapów jest konieczny, jednak długość jego trwania można kontrolować oraz ograniczać do minimum.

Myślenia krótkoterminowe

Zmiany wspomniane w powyższym punkcie mają to do siebie, że wymagają spojrzenia długofalowego – zarówno na projekt jak i na organizację, która za ten projekt jest odpowiedzialna. Kierownicy projektów musza pamiętać o tym, aby wychodzić poza codzienne, pilne sprawy i mieć czas na całościowe spojrzenie na projekt/zespół oraz zastanowienie się, jak te wszystkie części do siebie pasują i jak ze sobą współgrają.

Dla zespołu projektowego oznacza to możliwość myślenia poza jednym obszarem – spojrzenie na to, jak wpływa się na doświadczenie klienta końcowego. Każdy z nas jest zajęty, jednak samo bycie zajętym jest często niewystraczające. Długoterminowy sukces każdego projektu wymaga długoterminowego myślenia. 

Praca w okopach

Kolokwialnie mówiąc, „praca w okopach” to rzeczywistość większości zespołów projektowych. Członkowie zespołu mogą siedzieć obok siebie, jednocześnie wcale ze sobą nie współpracując. Doskonały zespół projektowy powinien być jak trzej muszkieterowie:

Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego.

Aleksander Dumas

Poważna, wspólna praca polega na maksymalnym wykorzystaniu faktu, że jesteśmy zespołem – tak, jak wypracował to pingwin Alfred wraz ze swoją kolonią pingwinów. Można być najbardziej uzdolnionym, najbardziej samodzielnym pingwinem w całej kolonii, jednak nie osiągnie się niczego znaczącego, jeśli nie będzie za tobą stała twoja grupa – aktywnie wspierająca cię i pomagająca na wszystkie możliwe sposoby, by osiągnąć cel. Szanuj swój czas i wyniki, ale rób to, postrzegając siebie jako pełnoetatowego członka zespołu, a nie tylko indywidualnego współpracownika.

Niepodążanie w tym samym kierunku

Wszystkie powyższe problemy projektowe, najczęstsze w mojej opinii, zbierają się w ostatnim punkcie tego artykułu, czyli podążaniu w tym samym kierunku. Aby podążać w tym samym kierunku, zespół musi wiedzieć, dokąd zmierza lub do czego się przyczynia (znać wizję) oraz dlaczego to robi (znać cel). Zawsze warto zadbać o czas ze swoim zespołem na poznanie powyższych, jeśli mogą nie być jasne. Ta przejrzystość zapewnia ramy i „powód do bycia”,mające znaczący wpływ na mobilizację i realizację dowolnego projektu.

Podsumowanie

Dążąc do posumowania: zarządzanie projektem informatycznym, a może przede wszystkim bycie członkiem zespołu, to nieustanna praca. Nie tylko ta zawodowa – rozwiązywanie bieżących kwestii, lecz również ta osobista – poszukiwanie wiedzy i informacji, jak z dnia na dzień być lepszym.

W przypadku kierownika projektu rola członka zespołu zdaje się być jeszcze bardziej odpowiedzialna, jeśli również bierze on na barki rozwiązywanie problemów zespołowych oraz codzienne udoskonalanie pracy zespołu.

Stąd polecenie na początku tego artykuły pozycji „Kiedy góra lodowa topnieje…”, która dla wielu czytających może być świetnym punktem wyjścia oraz poszukiwania innego spojrzenia na projekt informatyczny, a także może przynieść wiele propozycji narzędzi do wykorzystania w codziennej pracy.

***

Jeśli szukasz inspiracji do pracy zespołowej i zarządzania projektami, zajrzyj do również do innych artykułów naszych ekspertów.

4.9/5 ( głosy: 8)
Ocena:
4.9/5 ( głosy: 8)
Autor
Avatar
Karolina Sobera

Posiada 6-letnie doświadczenie w obszarze Project Management. Ma na swoim koncie kilka cennych kursów z zakresu zarządzania projektami w podejściu tradycyjnym oraz agile: Prince 2, Prince 2 Agile, Change Management Foundation, PeopleCert DevOps Fundamental oraz certyfikacje uznawane międzynarodowo jak Agile PM i ITIL. Zdobyła również doświadczenie w zakresie analizy biznesowej oraz przedsprzedaży. Jej mocną stroną jest zarządzanie projektami dla zespołów zwinnych i rozproszonych. W Sii pracuje dla klienta z branży finansowej jako Kierownik Projektów/Scrum Master, prowadząc kilka projektów w metodyce zwinnej, dbając o terminy realizacji oraz niezbędną dokumentację projektową.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Może Cię również zainteresować

Pokaż więcej artykułów

Bądź na bieżąco

Zasubskrybuj naszego bloga i otrzymuj informacje o najnowszych wpisach.

Otrzymaj ofertę

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferty Sii, skontaktuj się z nami.

Wyślij zapytanie Wyślij zapytanie

Natalia Competency Center Director

Get an offer

Dołącz do Sii

Znajdź idealną pracę – zapoznaj się z naszą ofertą rekrutacyjną i aplikuj.

Aplikuj Aplikuj

Paweł Process Owner

Join Sii

ZATWIERDŹ

This content is available only in one language version.
You will be redirected to home page.

Are you sure you want to leave this page?