KSeF dla AX 2012/D365 – jak połączyć firmę z Krajowym Systemem e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to wprowadzona przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) ogólnopolska platforma służąca do wymiany faktur VAT w obrocie gospodarczym. Platforma stworzona została w celu wystawiania, odbierania i przechowywania faktur drogą elektroniczną w formie ustrukturyzowanej – czyli faktur elektronicznych (e-faktury).

Co to jest e-Faktura?

E-faktura to faktura ustrukturyzowana, wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, oznaczona przydzielonym numerem identyfikacyjnym fakturę w KSeF. Zawiera odpowiednie, określone w przepisach informacje i zapisana jest w formacie elektronicznym XML.

Wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe. Już wkrótce e-fakturowanie stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla wszystkich firm.

Obecnie Microsoft przygotowuje rozwiązanie dla najnowszej wersji systemu Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. Producent nie dostarczy jednak rozwiązania dla starszych wersji takich jak AX 2012 oraz wersji on-premises Dynamics 365.

Dlatego, w ramach uruchomienia platformy KSeF, w Sii przygotowaliśmy zoptymalizowane – a co najważniejsze – łatwe w obsłudze rozwiązanie zarówno dla Dynamics 365, AX 2012 oraz AX 2009.

Co oferuje nasz moduł KSeF?

Budując moduł do obsługi KSeF, duży nacisk kładliśmy na praktyczny aspekt działania oraz kompletny zakres funkcjonalny, jaki możemy osiągnąć dzięki elektronicznemu modelowi wymiany danych.

W czym może pomóc rozwiązanie KSeF dostarczane przez Sii? Poniżej przedstawię wybrane funkcje:

• Automatyczne wysyłanie faktur sprzedażowych z systemu finansowego do KSeF.
• Automatyczne pobieranie numerów identyfikacyjnych z KSeF.
• Automatyczne nadawanie numerów KSeF faktur pierwotnych dla e-faktur korygujących.
• Podgląd historii statusów dla każdej faktury sprzedażowej.
• Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF bezpośrednio do systemu finansowego.
• Możliwość importu faktur zakupowych z rejestru KSeF bezpośrednio do formatki faktur oczekujących lub arkuszy faktur w module Rozrachunki z Dostawcami (w zależności od potrzeb).
• Pobranie UPO dla wysłanych faktur sprzedażowych.
• Możliwość wizualizacji e-faktur w formacie pdf i XML.

Jak to działa?

Koncepcja działania w ramach modułu KSeF polega na zmapowaniu danych z systemu księgowego do wymagań struktury przedstawionej przez KAS. W ramach KSeF, zarówno w D365, AX 2012 jak i AX2009, stworzony został odrębny moduł, w którym znajdują się ustawienia, rejestry faktur wysłanych i otrzymanych oraz zadania wsadowe, dzięki którym cały proces może przebiegać w sposób automatyczny.

Pierwszym krokiem przy wdrożeniu rozwiązania jest uzupełnienie danych w Parametrach modułu KSeF jakim jest np. mapowanie kodów podatków.

Elementem kontrolnym rozwiązania jest również możliwość włączenia walidacji faktur przed wysłaniem do KSeF.

Poniżej zaprezentowałam przykład działania walidacji przy próbie zaksięgowania faktury z datą wystawienia wcześniejszą niż bieżąca:

W parametrach modułu KSeF istnieje możliwość ustawienia powiadomień mailowych dla użytkowników w celu otrzymania informacji o niepowodzeniu wysyłki do KSeF.

Zarówno wysyłka faktur sprzedażowych, pobieranie statusu z KSeF, jak i pobieranie faktur zakupowych z KSeF jest w pełni zautomatyzowane – bez konieczności angażowania użytkowników systemu.

Opis procesu obsługi faktury sprzedaży

Podczas wystawiania faktury system automatycznie zapisuje faktury w rejestrze KSeF oraz wysyła faktury w formie elektronicznej bezpośrednio do KSeF. Po zaksięgowaniu faktura zostaje zapisana w Rejestrze faktur w module KSeF ze statusem „Do wysłania”:

Na tym etapie jest już dostępny podgląd faktur w formacie XML oraz w pdf.

Po wysłaniu faktury do KSeF system automatycznie pobiera numer identyfikacyjny oraz zmienia status na „Przesłana”. Faktura od razu widoczna jest w systemie KSeF w zakładce Lista faktur:

Nasze rozwiązanie daje dodatkowo możliwość wygenerowania danych do dostępu anonimowego dla poszczególnych faktur sprzedaży. Dla każdej wysłanej faktury możliwe jest pobranie UPO oraz zapisanie go w dowolnym miejscu na dysku.

Opis procesu obsługi faktury zakupu

Aby zaimportować faktury zakupu automatycznie, wystarczy ustawić zadanie wsadowe dostępne w module KSeF. Faktury zostaną pobrane wraz z numerem identyfikacyjnym z KSeF bezpośrednio do rejestru faktur pobranych:

W rejestrze faktur zakupu istnieje podgląd faktur w formacie XML oraz w pdf. Faktury z rejestru faktur KSeF można zaimportować do Arkusza faktur lub do Oczekujących faktur od dostawców i procesować, wykorzystując standardowe funkcje systemu.

Dodatkowe korzyści wynikające z wykorzystania rozwiązania dostarczonego przez Sii

Rozwiązanie przygotowane przez specjalistów Sii cechuje wiele dodatkowych zalet, do których należą:

• Ustawienie parametrów jest proste i wymaga jednorazowego podejścia na potrzeby każdego rodzaju wystawianych faktur (Faktur z zamówień sprzedaży, Faktur niezależnych, Faktur projektowych i zaliczkowych) oraz faktur zakupowych. 
• Zarówno pobieranie jak i wysyłanie faktur jest zautomatyzowane i możliwe do ustawienia za pomocą zadań wsadowych w zależności od potrzeb klienta.
• Automatyczna aktualizacja statusów faktur wysłanych do KSeF za pomocą zadania wsadowego.
• Gwarancja poprawności danych – walidacja faktur przed wysłaniem do KSeF (możliwość włączenia i wyłączenia parametru walidacji).
• Walidacja poszczególnych faktur sprzedaży bezpośrednio w rejestrze faktur KSeF.
• Możliwość ustawienia powiadomień mailowych dla użytkowników w celu otrzymywania informacji o niepowodzeniu wysyłki do KSeF.
• Możliwość wygenerowania dla poszczególnej faktury danych do dostępu anonimowego bezpośrednio w systemie finansowym.
• Możliwość pobrania UPO dla wysłanych faktur sprzedażowych bezpośrednio w systemie, bez konieczności logowania się na stronę internetową KAS.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że rozwiązanie, które opracowaliśmy, wychodzi naprzeciw potrzebom wielu firm. Jeżeli podczas czytania oceniłeś, że takiego wsparcia szukasz, skontaktuj się z nami. Chętnie omówimy szczegóły dotyczące integracji KSeF z Twoim systemem Microsoft Dynamics AX/365.

***

Jeżeli interesują Cię rozwiązania dla obszaru księgowości, zajrzyj również do innych artykułów naszych ekspertów.