Prowadzenie projektów w warunkach przebywania strony IT i strony biznesowej w różnych lokalizacjach geograficznych, czy nawet w przypadku rozproszenia członków samego zespołu technicznego przestało już kogokolwiek dziwić i być wyjątkowe a stało się całkiem powszechnym modelem.
Oczywiście wynika z tego masa uwarunkowań i ograniczeń, ale tylko od ludzi zależy, jak sobie z nimi poradzą.
Każda rola projektowa (Kierownik projektu, Analityk, Deweloper etc.) w projekcie, w którym jesteśmy z dala od reszty zespołu, jest pełniona nieco inaczej i wymaga nieco więcej mobilizacji, spostrzegawczości i komunikatywności.
Przyjrzyjmy się, jakie aspekty niesie praca zdalna dla Analityka i jak powinien on dostosować się do takiej sytuacji, aby wspierać efektywne prowadzenie projektu.
Przede wszystkim Analityk może być motorem organizowania rozmaitych spotkań, zarówno tych planowych wynikających z harmonogramu projektu, ale również tych, których potrzeba pojawia się ad hoc. Kiedy się nie widzimy, w każdym z nas, dopóki nie natknie się na problem, do którego rozwiązania potrzebuje wiedzy lub informacji od innego członka zespołu, może w pewnym momencie pojawić się pokusa „robienia swojej działki”. Powstaje tu ryzyko „rozjechania” się w produktach projektowych. Im więcej konfrontacji, rozmów – w szerszym lub węższym gronie – tym więcej świadomości, co w projekcie się dzieje i jakie są wobec każdego oczekiwania. Bardzo ważnym i cennym elementem działającym uporządkowująco są podsumowania po wszelkich spotkaniach. Tu Analityk może zabłysnąć, bo jego rola najbardziej wpisuje się w dbanie o takie aspekty, jak minutes od meeting.
W odniesieniu do spotkań, czy też w ogólności do kontaktów, bardzo istotna jest pewna cykliczność. Aby projekt toczył się sprawnie i wartko, wszyscy – również strona biznesowa, często „zarobiona” i niedostępna – powinni być stale zaangażowani. Regularne kontaktowanie się, jeśli nie po uzyskanie pewnych decyzji, czy danych, to chociażby informacyjne lub statusowe, zapewni nam zaangażowanie na stałym poziomie. Pamiętajmy jednak, że odrobinę za dużo informacji zaczyna mieć charakter spamu. Jeśli ilość nieprzeczytanych maili zaczyna nas przytłaczać, to zakładamy folder i zaczynamy do niego wrzucać, a to pierwszy krok do nieczytania. Jeśli wysłałeś dziś bardzo dużo maili, zadzwoń na koniec dnia i podsumuj – będziesz miał pewność, że nawet, jeśli maile nie zostaną odczytane, to informacja nie zginie.
Rozmawiając z ludźmi przez telefon, wymieniając maile, czy rozmawiając z wykorzystaniem komunikatora zamiast osobiście bardzo często tracimy możliwość obserwowania reakcji i komunikacji niewerbalnej występującej po drugiej stronie, czyli ważnego czynnika informującego o nastawieniu rozmówcy. Nie przeskoczymy tego mając naszych współpracowników na odległość, ale pamiętajmy, aby być bacznym obserwatorem i słuchaczem oraz aby nie umknęło nam coś istotnego, np. zmiana podejścia do projektu, dezaprobata lub inne.
W komunikacji występującej we współpracy zdalnej oprócz dbałości o regularność i dobór formy istotne jest również to, aby pamiętać, że pewne sytuacje po prostu wymagają spotkania osobistego. Zapoznanie, rozpoczęcie projektu, transfery wiedzy, podsumowania pewnych etapów oraz zakończenie projektu są okazjami do tego, aby mimo odległości się spotkać i wzmocnić pozytywne relacje lub poprawić napięte stosunki.
W zdalnej pracy nad projektem nie jesteśmy osamotnieni. Dostępnych jest mnóstwo narzędzi, które wspierają nas w tym, a często automatyzują pewne czynności. Począwszy od klientów poczty elektronicznej umożliwiających wysyłkę zaproszeń na spotkanie wraz z linkiem do telekonferencji (np. MS Outlook w połączeniu ze Skype Business) poprzez narzędzia do wspólnego utrzymywania wiedzy projektowej (np. Atlassian Confluence, Microsoft Sharepoint), kończąc na narzędziach do wspólnego zarządzania projektem (np. Atlassian JIRA, czy Redmine), która oczywiście funkcjonują również w przypadku team’ów nierozproszonych – mamy całe zaplecze do wspierania funkcjonowania w warunkach rozproszenia.
Ostatni, ale nie mniej ważny aspekt w pracy w środowisku rozproszonym to często towarzyszące różnice kulturowe, językowe i czasowe. Pamiętajmy o różnych mentalnościach, zwyczajach i oczekiwaniach z nich wynikających. Szanujmy je, ale proponujmy nasze wzorce, jeśli są korzystniejsze.
Jak widać, istnieje mnóstwo aspektów pracy zdalnej, zarówno tych twardych, jak również tych wymagających umiejętności miękkich. Rolą Analityka jest obserwować, komunikować i wspierać. Projekt realizowany zdalnie jest na pewno trudniejszy do realizacji, ale też im więcej trudności tym większa satysfakcja po osiągnięciu sukcesu 🙂
Zostaw komentarz