Agile

Przewodnik po narzędziach do prowadzenia Retrospektyw zdalnych

20 czerwca, 2022 0
Podziel się:

Ostatnie dwa lata przyniosły wiele zmian. Jedną z nich jest większa powszechność pracy zdalnej. Nadal duża część z nas pracuje z domów i ciężko spotkać się w biurze. Kolejną odmianą stała się praca w zespołach rozproszonych. Zespół nie musi już mieszkać w tym samym mieście, a jego poszczególni członkowie są rozsiani po całym kraju lub pracują z różnych krajów.

Zadaję sobie pytanie: przy pomocy jakich narzędzi przeprowadzić Retrospektywę, kiedy kartki, sticky note i flamastry nam nie wystarczą?

Wybór odpowiedniego narzędzia

Wraz z początkiem pandemii musieliśmy zaadaptować się do formy zdalnej, by jak najlepiej zastąpić spotkanie w gronie zespołu w biurze. Od tego czasu powstało wiele nowych rozwiązań ułatwiających takie działania. Dodatkowo, część z dobrze znanych nam narzędzi zmieniło się.

Ostatnio jednak korzystanie z mojego dotychczas ulubionego narzędzia zostało utrudnione i musiałam rozejrzeć się za nowym. Ale żeby poszukiwania mogły pomóc też innym, przygotowałam krótką ściągę, jakie aplikacje są dostępne i co oferują.

Większość z nich oferuje również szablony, które mogą zostać wykorzystane w trakcie innego rodzaju spotkań. Jednak porównując liczbę szablonów do Retrospektyw i pozostałych, to zdecydowaną większość stanowią te zrobione z myślą o Retro.

W dalszej części tekstu omówię poszczególne narzędzia razem z ich wadami i zaletami. Większość z nich posiada darmowy dostęp, który jest ograniczony do pewnych funkcjonalności.

(źródło: https://www.pexels.com/pl-pl/zdjecie/osoba-piszaca-na-rozowych-karteczkach-3854816/ )

Reetro

Reetro proponuje swoim użytkownikom tablice, które można modyfikować w zależności od tego, jaką Retrospektywę chcemy przeprowadzić. Oprócz szablonów spotkań Reetro oferuje również krótkie zadania rozgrzewkowe (w formie losowych pytań) oraz ankiety sprawdzające kondycję zespołów.

Oferowane przez to narzędzie szablony są wpisane w kolumnowy podział. Do każdej kolumny poszczególni członkowie zespołu mogą dodawać swoje odpowiedzi. Dostępne są również funkcje głosowania i timera. W podobny sposób takie rozwiązania są stosowane w kilku innych narzędziach.

Zalety:

  • Reetro zaskoczyło mnie poziomem dostępnych interakcji i dodatkowych multimediów.

Wady:

  • niektóre funkcje są mało intuicyjne lub jest użyty nieczytelny font (np. Zgody użytkownika, timer). I ten minus pozostawił we mnie spory zgrzyt, szczególnie gdy widzimy jak wiele uwagi poświęcono dodawaniu interakcji czy gifów.

Integracja:

  • Jira,
  • Confluence,
  • Trello,
  • Slack,
  • Azure DevOps,
  • Microsoft Teams.

Eksport:

  • TXT,
  • CSV,
  • DOCX,
  • oprócz tego można wysłać w formie tekstowej na podany e-mail.

EasyRetro

EasyRetro stosuje szablony w formie kolumn, które można edytować. Wybór jest duży. Wśród nich znajdziemy odpowiedni na aktualną retrospektywę, a także te z zakresu np. Design Thinking/UX.

W EasyRetro można tworzyć zespoły, jednak ta funkcjonalność w pełni jest dostępna w płatnym pakiecie.

Zalety:

  • Wygląd narzędzia jest dość prosty, ale jednocześnie intuicyjny.
  • EasyRetro zapewnia także timer oraz możliwość głosowania.
  • Ciekawą funkcjonalnością jest możliwość dodania ankiety, np. sprawdzającej samopoczucie członków zespołu. Ankiety są edytowalne i można przygotować też swoją wersję. Taka ankieta może być przydatna na koniec spotkania, żeby sprawdzić, czy retrospektywa odpowiadała na potrzeby zespołu.

Integracja:

  • Slack,
  • Confluence.

Eksport:

  • PDF,
  • CSV,
  • PNG,
  • EXCEL,
  • DOCX.

Narzędzia podobne do Reetro i EasyRetro

  • GoRetro – bardzo podobne rozwiązanie do opisanych powyżej, oferuje różne szablony dla retrospektyw rozpisane w kolumnach.
  • IdeaBoardz – w pełni darmowe narzędzie, bardzo proste i łatwe do użycia.
  • RetroTool – oferuje w swoim podziale na kolumny również strefę prywatną – w trakcie pisania inni uczestnicy nie widzą notowanej treści. Narzędzie jest ciekawe graficznie i przyjemne dla oka.
  • Retro – w pełni darmowe narzędzie ze strukturą ‘Went well, To improve, Action items’.
  • SprintKi – darmowe narzędzie z kolumnowym schematem.
  • Realtime Retro – bardzo prosta tablica z możliwością dodawania i edytowania kolumn oraz integracji ze Slackiem.
  • EzRetro – na ten moment prosta tablica z podziałem na trzy pytania. Narzędzie jest darmowe. narzędzie.

Parabol

Parabol oferuje zarówno spotkania jak i prostą tablicę do zarządzania zadaniami. Ale jeżeli chodzi o retrospektywę, to w tym narzędziu możemy wybrać spośród kilku spotkań, dla których są przygotowane schematy. Są to:

  • Retro meeting,
  • Check-in meeting,
  • Sprint Poker.

Parabol przeprowadza nas krok po kroku przez każde z tych spotkań. Omówię, jak to wygląda na podstawie Retrospektywy.

  1. Najpierw uczestnicy spotkania dostają pytanie rozgrzewkowe, na które każdy powinien udzielić odpowiedzi. Ma to pobudzić do działania członków zespołu i skupić ich uwagę na spotkaniu. Host spotkania może zmienić wylosowane pytanie.
  2. Następnie każdy uczestnik wypisuje odpowiedzi na dwa pytania: ‘What’s working?’, ‘Where did you get stuck?’. W tym momencie można ustawić timer tak, żeby każdy wiedział, ile ma czasu. Narzędzie zmusza każdego uczestnika do dodania chociaż jednej odpowiedzi.
  3. W kolejnym kroku odpowiedzi wszystkich członków zespołu są grupowane, aby następnie zespół zagłosował nad tematem, który będzie szerzej omawiany.
  4. Dyskusja to już kolejny etap i w jej trakcie członkowie zespołu mogą wypisywać zadania z niej wynikające.

Zalety:

Integracja:

  • Jira,
  • GitHub,
  • Slack,
  • Mattermost,
  • a wkrótce: Microsoft Teams, Microsoft Azure DevOps i Jira Server.

Eksport:

  • CSV

Narzędzia podobne do Parabol

  • Scrumlr – narzędzie w bardzo prostej formie z dobrze widocznym timerem. Też nawiązuje do modelu fazowego.
  • TeamRetro – to narzędzie wyróżnia pokazywanie postępów każdego z członków zespołu w danym etapie, dodatkowo widoczny panel z wszystkimi uczestnikami. Czytelna nawigacja. Widoczne nawiązania do modelu fazowego.

Tablica z ręcznymi notatkami

Metro Retro

W Metro Retro użytkownik może wybrać jeden z przygotowanych przez autorów szablonów lub pustą tablicę. W odróżnieniu od sporej części narzędzi nie oferuje tylko podziału na kolumny z odpowiednimi pytaniami.

Zalety:

  • Szablony są bardziej dopracowane graficznie. Dodatkowo każdy z szablonów można edytować w pewnym stopniu. Do każdego załączona jest też instrukcja, w jaki sposób należy z niego korzystać.
  • Uczestnicy spotkania mogą dodawać swoje sticky notes, które na początku są niewidoczne dla pozostałych osób, a także głosować i dodawać reakcje na tablicy.
  • Panel narzędzi jest dość prosty i z małą liczbą funkcji, co może być zarówno plusem jak i minusem.

Integracja:

  • brak

Eksport:

  • CSV,
  • CSV + komentarze,
  • JSON

(źródło: https://www.pexels.com/pl-pl/zdjecie/biuro-tekst-wewnatrz-martwa-natura-6913206/ )

Miro

Miro to rozbudowane narzędzie posiadające wiele funkcji. Użytkownik może wybrać pustą tablicę lub skorzystać z jednego z wielu szablonów wykraczających poza te stworzone z myślą o Retrospektywach. Znaleźć tu można nawet narzędzia potrzebne w procesie prototypowania.

Zalety:

  • Istotnym plusem Miro jest to, że tablica ma duży obszar roboczy i pomieści wiele elementów.
  • Miro umożliwia pracę wielu osób z zespołu w tym samym czasie. W trakcie spotkania (jeżeli potrzebujemy) możemy wyłączyć widoczność kursorów i dzięki temu dodawane sticky notes będą anonimowe.
  • Dostosowanie wielkości tekstu oraz edycja poszczególnych elementów jest łatwa i intuicyjna.
  • Mnogość funkcji i dostępnych narzędzi w przypadku Miro może być dla kogoś dużym plusem, ale kogoś innego może przytłoczyć i powodować uczucie zagubienia. Jednak nawigacja oraz umiejscowienie przybornika mogą ułatwiać poruszanie się po tablicy. Jest to narzędzie, które zapewnia bardzo dużo – od podstawowych kształtów, poprzez dodawanie komentarzy, aż po czat.

Wady:

  • W przeciwieństwie do poprzednich narzędzi głosowanie i timer są opcjami dostępnymi w płatnym pakiecie.

Integracja:

  • Jira Cards,
  • Trello,
  • Figma,
  • Slack,
  • Confluence,
  • i wiele innych.

Eksport:

  • JPG,
  • PDF,
  • CSV.

Stormboard

Stormboard to wielofunkcyjne narzędzie, na którym znajdziemy zarówno (prawie) puste tablice, jak i przygotowane szablony. Dla Retrospektyw nie ma aż takiej różnorodności szablonów jak w innych narzędziach. Możliwość edycji zależy od pakietu, który się posiada.

Zalety:

  • Na Stormboard można rysować, dodawać grafiki oraz tekst w formie sticky notes.
  • Narzędzie umożliwia również głosowanie i udostępnia timer. Stormboard również umożliwia pracę wielu osób w tym samym czasie (w zależności od wykupionego pakietu).
  • Trzeba przyznać, że tablica wygląda bardzo profesjonalnie i ma przejrzysty design.

Wady:

  • W przeciwieństwie do innych tablic poszczególne przybory są trochę schowane i najpierw trzeba wybrać opcję, że chce się coś dodać do obszaru roboczego.
  • Powyższe ograniczenia i brak elastyczności może być dla wielu osób sporym minusem. Na pewno jest to narzędzie, które trzeba dobrze poznać, zanim zacznie się go płynnie używać.

Integracja:

  • Jira,
  • Agile Teams,
  • Azure DevOps,
  • Rally.

Eksport:

Format zależy od wybranego szablonu, m.in.:

  • CSV,
  • PNG,
  • JSON.

Mural

Mural bardzo przypomina Miro. To również tablica, na której możemy dodawać przygotowane wcześniej szablony lub stworzyć coś własnego na pustej przestrzeni roboczej. Narzędzia są do siebie podobne również w powodu sposobu nawigacji, wyglądu oraz dostępnych funkcji (np. komentarzy i czatu).

Jednak jest kilka szczegółów, którymi Mural zwraca na siebie uwagę.

Zalety:

  • Liczba przyborów dostępnych dla użytkownika jest mniejsza, ale są one dobrze dobrane. Takie rozwiązanie pomoże osobom, które nie potrzebują odnajdywać się w bardzo rozbudowanym programie, a jednocześnie wystarczy, aby osiągnąć zamierzone rezultaty (ułatwi to również możliwość dostosowania paska narzędzi).
  • Ułatwiać obsługę mogą również czytelne i duże przykłady jak wyglądają wybrane przybory w praktyce – nie trzeba przyglądać się małym ikonom.
  • Może szablonów przygotowanych dla retrospektyw nie jest bardzo dużo, ale są one zrobione z dbałością o szczegóły.
  • Ciekawie rozwiązana jest sesja głosowania przez zespół, dla której można dodać wybrane pytanie oraz dostosować ją do swoich potrzeb.

Minusy:

  • Trzeba uważać na ilość tekstu na sticky notes. Przy dużej jego ilości łatwo doprowadzić do stanu, w którym robi się bardzo mały i nieczytelny.

Integracja:

  • Jira,
  • Agile Teams,
  • Asana,
  • Slack
  • i wiele innych.

Eksport:

  • PDF,
  • PNG,
  • HTML.

Microsoft Whiteboard

Whiteboard od Microsoft jest ciekawym rozwiązaniem, do którego większość osób może mieć łatwy dostęp. Otwiera się go zarówno z poziomu przeglądarki jak i spotkania na Microsoft Teams.

Zalety:

  • Narzędzie oferuje nam standardową pustą tablicę, na której możemy rysować oraz dodawać kształty czy sticky notes.
  • Dostępne są również szablony (w tym kilka do retrospektywy). Oprócz tego użytkownikowi zostawiona jest duża dowolność – większość elementów można edytować.
  • Jest to chyba jedyne narzędzie, które sprawdzałam z dostępnym językiem polskim.

Integracja:

  • Microsoft Teams

Eksport:

  • PNG

Podobne narzędzia

  • ConceptBoard – tablica oprócz opcji tworzenia i kolaboracji ma również funkcję konferencji. Tablica posiada szablony dla Retrospektyw, część z nich bardzo ciekawie zaaranżowana. Oprócz tego, Conceptboard ma profesjonalny wygląd oraz neutralną kolorystykę.
  • Browseboard – bardzo prosta tablica, można powiedzieć, że w dosłownym znaczeniu jest miejscem do tworzenia i współpracy. Nie oferuje szablonów, ale jest darmowym narzędziem.
  • Limnu – to również tablica, która skupia się na możliwościach tworzenia i rysowania, umożliwia nawet rysowanie na tablecie graficznym. Może być to ciekawe rozwiązanie dla osób, które lubią tworzyć od podstaw spotkania i mają zmysł artystyczny.
  • Ziteboard – tak jak Limnu jest to narzędzie skupiające się na samodzielnym tworzeniu.

Podsumowanie

Przeglądając te wszystkie rozwiązania i strony, zdałam sobie sprawę, że funkcjonalność, która dla mnie może być wielkim plusem, dla innej osoby będzie bezużyteczna. Cześć zespołów będzie potrzebowała jednego narzędzia, a inne zespoły zdecydują się na narzędzia odpowiadające na konkretną potrzebę w zależności od typu spotkania.

Niestety sam proces poszukiwania i sprawdzania poszczególnych narzędzi nie należy do najszybszych. Na rynku jest wiele dostępnych opcji i ich sprawdzenie jest czasochłonne. Nie raz na pierwszy rzut oka dane narzędzie wydawało mi się bardzo ciekawe i użyteczne, ale po bliższym zapoznaniu okazywało się, że jest jakiś szczegół, który bardzo utrudniał mi pracę. Bywały też sytuacja odwrotne – strona sprzedażowa nie zachęcała, pierwsze wrażenie też nie zapowiadało fajerwerków a przy bliższym poznaniu okazywało się, że korzystanie z danej tablicy jest łatwe i intuicyjne.

Każdy z nas musi sobie odpowiedzieć na pytanie jakie ma potrzeby i jakie funkcjonalności na nie odpowiadają. Dzięki temu będzie nam łatwiej wybrać odpowiednie narzędzie. Pochwalcie się w komentarzach, co sprawdziło się u Was 😊

Kategorie: Agile
Roksana Kowalczyk
Autor: Roksana Kowalczyk
Na co dzień Scrum Master w dwóch zespołach działających w branży medycznej. Scrum przewijał się przez ostatnie cztery lata jej życia, ale mocniej związała się z nim dopiero rok temu. Od tego czasu nieustannie rozwija się i dokształca w tym kierunku m.in. zdobywając certyfikat PSMI. W wolnych chwilach lubi poznawać świat i próbować różnej kuchni. Jeżeli nie może aktualnie gdzieś jechać, to zwiedza dzięki czytaniu reportaży.

    Imię i nazwisko (wymagane)

    Adres email (wymagane)

    Temat

    Treść wiadomości

    Zostaw komentarz