Rola Application Service Managera łączy pracę konsultanta Power Platform z analizą wymagań, zadaniami z zakresu zarządzania projektem oraz ze wsparciem użytkownika aplikacji. Funkcja wymaga zaangażowania w projekt na etapie planowania, budowania i utrzymania danego rozwiązania. Stanowisko to jest kluczowym łącznikiem pomiędzy interesariuszami a zespołem deweloperów.
Należy podkreślić, że zapotrzebowanie na taką rolę w zespole wynika ze specyfiki projektu oraz przyjętego po stronie klienta sposobu i struktury pracy. W zależności od cyklu życia aplikacji, Application Service Manager współpracuje z różnymi interesariuszami, zapewniając płynną wymianę informacji.
Z artykułu dowiecie się, na czy dokładnie polega rola Application Service Managera i co wchodzi w zakres jego obowiązków.
Czym zajmuje się Application Service Manager?
Poniżej znajdziecie schemat współpracy Application Service Managera z pozostałymi członkami zespołu oraz przedstawicielami działów biznesowych.
Zakres obowiązków Application Service Managera można podzielić na poszczególne obszary:
- Wsparcie w analizie wymagań oraz zarządzanie zmianami w aplikacji.
- Testowanie i przygotowywanie prezentacji nowych funkcjonalności.
- Koordynowanie UAT-ów.
- Szkolenia dla użytkowników aplikacji.
- Przygotowywanie dokumentacji i „User Guides” dla użytkowników.
- Wsparcie użytkownika, zarządzanie feedbackiem.
- Wsparcie techniczne w rozwijaniu aplikacji.
Wsparcie w analizie wymagań oraz zarządzanie zmianami w aplikacji
Pierwszym z obszarów, w który angażuje się Application Service Manager, jest wsparcie Project Managera przy analizie wymagań. W zależności od wdrażanego modułu/funkcjonalności, bierze on udział w spotkaniach, podczas których wraz z Project Managerem, Quality Managerem oraz architektem omawia określony sposób ich realizacji.
W dalszej kolejności, w ramach koordynowania i zarządzania zmianami w aplikacji, Application Service Manager wraz z architektem uczestniczy w estymowaniu tych wymagań, aby na ich podstawie zaplanować zmiany, wprowadzić je do systemu jako zadania dla poszczególnych deweloperów oraz zdefiniować ich kolejność i priorytet. Application Service Manager odpowiada także za komunikację z klientem dotyczącą terminu wdrożenia tych zmian i postępów w pracy.
Testowanie i przygotowanie prezentacji nowych funkcjonalności
Po wdrożeniu nowych funkcjonalności zadaniem Application Service Managera jest ich przetestowanie, opierając się na zdefiniowanych przypadkach ich użycia i zastosowaniu. Po etapie testowania organizuje on spotkanie z kluczowymi użytkownikami, podczas którego przedstawia wdrożone zmiany, funkcjonalności i sposób ich działania. Ponadto, wspólnie określany jest sposób przeprowadzenia UAT-ów, czas ich trwania oraz sposób zbierania feedbacku. Application Service Manager odpowiada za ich koordynowanie, a na podstawie otrzymanego feedbacku, wraz z zespołem deweloperskim, Project Managerem i Quality Managerem, planowane są dalsze zmiany.
Szkolenia dla użytkowników aplikacji
W ramach wsparcia użytkownika Application Service Manager przeprowadza sesje szkoleniowe. Cyklicznie odbywają się „App User Trainings”, czyli dedykowane szkolenia/warsztaty, dla osób, które dopiero zaczynają korzystać z danych narzędzi. Podczas tych spotkań przedstawiane jest ogólne działanie i założenia aplikacji.
Użytkownicy mają możliwość zapoznania się z podstawowymi funkcjami, sposobem poruszania się po konkretnych modułach oraz instrukcją krok po kroku, jak korzystać z najważniejszych opcji. Podczas każdego szkolenia prezentowany jest także moduł wsparcia. Application Service Manager przygotowuje również materiały szkoleniowe, które są umieszczane na dedykowanej stronie SharePoint.
W zależności od zapotrzebowania organizowane są specjalne sesje szkoleniowe dotyczące konkretnego obszaru lub funkcjonalności dla poszczególnych zespołów lub oddziałów, np. dedykowane szkolenia dla Managerów Projektów, Managerów Procesów czy Koordynatorów Projektów.
Co dwa tygodnie odbywają się także spotkania Application Service Managera i Quality Managera ze zdefiniowaną grupą kluczowych użytkowników w ramach „Key Users Community”, czyli przedstawicieli poszczególnych oddziałów. Podczas tych spotkań prezentowane są ostatnio wdrożone funkcjonalności oraz lista planowanych zmian, aktualizacji i usprawnień.
Przygotowywanie dokumentacji i „User Guides” dla użytkowników
Application Service Manager przygotowuje szczegółową dokumentację dla każdej aplikacji, która zawiera opis funkcjonalności oraz zastosowania. Obejmuje również informacje o zależnościach pomiędzy poszczególnymi modułami wraz z opisem struktury, typu i zawartości baz danych, z których korzystają te aplikacje. Dodatkowo opisywane są wszystkie flowy Power Automate powiązane z tymi aplikacjami, co pozwala na lepsze zrozumienie zautomatyzowanych procesów oraz ich integracji z systemem. Taka dokumentacja stanowi źródło wiedzy dla zespołu deweloperskiego, ułatwiając zarządzanie aplikacjami i ich bieżące utrzymanie.
Oprócz dokumentacji technicznej, Application Service Manager tworzy przewodniki dla użytkownika („User Guides”), które są dostępne jako osobny moduł wsparcia. Znajdują się tam informacje dotyczące działania poszczególnych funkcjonalności oraz opisy i definicje dostępnych opcji. Pomagają one użytkownikom poruszać się po aplikacji i usprawniają korzystanie z danego rozwiązania. Application Service Manager odpowiada za publikowane tam informacje i instrukcje oraz za ich systematyczne aktualizowanie.
Ponadto, w zależności od zapotrzebowania, przygotowuje on również „Video Guides” mające na celu zapoznać użytkownika ze sposobem nawigowania pomiędzy modułami aplikacji oraz podstawowymi funkcjami, które są jednakowe dla każdego modułu.
Wsparcie użytkownika, zarządzanie feedbackiem
Każda z aplikacji zawiera wyżej wymieniony moduł wsparcia – dedykowane miejsce zawierające instrukcje dotyczące wszystkich dostępnych funkcji. Moduł ten ma wbudowaną także możliwość przesyłania feedbacku, dzięki czemu użytkownicy na bieżąco mogą dzielić się zarówno swoimi sugestiami odnośnie kolejnych usprawnień lub nowych funkcji (opisując konkretne zastosowanie), jak i wysyłać zapytania/prośby o wsparcie w korzystaniu z danego narzędzia.
Application Service Manager odpowiada za zarządzanie tym feedbackiem:
- reagowanie na pytania użytkowników,
- sprawdzanie i aktualizowanie statusu danego feedbacku,
- przypisywanie go odpowiednim osobom,
- kontaktowanie się z użytkownikami bezpośrednio (w zależności od specyfiki przypadku).
Wszystkie potencjalne zmiany zgłaszane ze strony użytkowników aplikacji omawiane są także podczas cotygodniowych spotkań, w których uczestniczy Application Service Manager, Project Manager, Quality Manager i architekt/deweloper.
Aby ułatwić przepływ informacji pomiędzy użytkownikami a zespołem odpowiadającym za tworzenie modułów aplikacji, utworzona została również dedykowana grupa na platformie Viva Engage, gdzie Application Service Manager i Quality Manager systematycznie publikują listę wdrożonych funkcjonalności i zmian. Poprzez tę grupę użytkownicy mogą także dzielić się swoim feedbackiem: zgłaszać swoje propozycje zmian w aplikacji lub uzyskać pomoc w korzystaniu z każdego modułu. Zadaniem Application Service Manager, podobnie jak w przypadku wbudowanego modułu wsparcia, jest stałe monitorowanie tej grupy i reagowanie na przesyłane zapytania.
Wsparcie techniczne w rozwijaniu aplikacji
Aplikacje, w które jest zaangażowany Application Service Manager, są systematycznie rozwijane, odpowiadając na potrzeby użytkowników. Są to zarówno nowe moduły, jak i mniejsze aktualizacje lub zmiany w istniejących rozwiązaniach. Oprócz zaangażowanego zespołu deweloperów, Application Service Manager ma za zadanie wspierać zespół w różnorodnych zadaniach technicznych.
Jego odpowiedzialności obejmują m.in. tworzenie struktury baz danych w SharePoint, z uwzględnieniem przyjętego schematu list, typów danych oraz nazewnictwa. Application Service Manager dba o to, aby struktura była zgodna z wymaganiami biznesowymi oraz najlepszymi praktykami, co ułatwia przyszłe zarządzanie danymi. Dodatkowo do jego zadań należy aktualizowanie i migracja danych. Wspiera również zespół w wprowadzaniu zmian w aplikacjach Power Apps oraz modyfikacjach flowów Power Automate.
Podsumowanie
Rola Application Service Managera jest istotna w funkcjonowaniu zespołu projektowego. Jego zaangażowanie przekłada się na skuteczną realizację zadań i celów oraz poprawę komunikacji pomiędzy interesariuszami a zespołem deweloperskim.
Zapewnia on stałe wsparcie użytkowników na każdym etapie, a dzięki prezentacjom i materiałom szkoleniowym użytkownicy systematycznie otrzymują informacje o nowych funkcjach i możliwościach poszczególnych rozwiązań.
***
Jeśli ciekawią Cię inne role w IT, zajrzyj koniecznie również do pozostałych artykułów naszych specjalistów.
Zostaw komentarz