Stanowisko team leadera opiera się na zarządzaniu zespołem pracowników w celu osiągnięcia sprecyzowanych wyników. Zadaniem osoby na tym stanowisku jest: motywowanie oraz inspirowanie członków zespołu do efektywnej pracy i realizacji celów organizacji.
Rozpoczęcie pracy jako team leader może być zarówno ekscytującym, jak i nieco przerażającym doświadczeniem. Choć stanowisko lidera zespołu niesie ze sobą wiele wyzwań, daje również szansę na rozwój i wpływanie na rozwój innych. W artykule skupimy się najważniejszych kwestiach, o których nowy team leader powinien wiedzieć, aby łatwiej odnaleźć się w nowej roli 😊
Koordynacja i wsparcie, czyli za co jest odpowiedzialny team leader
Odpowiedzialności team leadera obejmują:
- Zarządzanie zespołem: team leader jest odpowiedzialny za koordynację pracy zespołu, nadzór nad realizacją zadań, monitorowanie postępów i dbanie o terminowość oraz jakość prac.
- Rozwój pracowników: team leader wspiera rozwój zawodowy członków zespołu poprzez szkolenia, mentoring i coaching. Pomaga pracownikom w identyfikacji ich mocnych stron i obszarów do rozwoju.
- Motywowanie zespołu: team leader stwarza inspirującą atmosferę pracy, angażuje pracowników w cele i misję organizacji oraz daje im wsparcie i feedback. Motywuje zespół do wysiłku i osiągania wyników.
- Budowanie relacji: team leader buduje pozytywne relacje z członkami zespołu, współpracuje z innymi działami i osobami w organizacji, aby zapewnić sprawną komunikację oraz efektywną współpracę.
- Rozwiązywanie konfliktów: team leader jest odpowiedzialny za rozwiązywanie konfliktów i problemów w zespole. Pomaga członkom zespołu znaleźć wspólne rozwiązania i pracować harmonijnie.
- Planowanie i organizacja: team leader planuje i organizuje pracę zespołu, ustala cele, określa priorytety i monitoruje postępy. Zapewnia odpowiednie zasoby oraz narzędzia potrzebne do realizacji zadań.
- Raportowanie i analiza danych: team leader zbiera, analizuje i raportuje dane dotyczące wyników zespołu. Używa ich do oceny efektywności, wyznaczania KPI oraz podejmowania decyzji dotyczących zarządzania.
Pierwsze kroki w roli lidera – jak się przygotować do zarządzania zespołem?
Objęcie stanowiska kierowniczego rodzi wiele pytań:
- Czy mam wystarczające umiejętności i doświadczenie, aby efektywnie zarządzać zespołem?
- Jakie będą reakcje członków zespołu na moje przywództwo?
- Czy dotychczasowi współpracownicy zaakceptują moją rolę i autorytet?
- Jak efektywnie komunikować się z zespołem i mieć pewność, że wszyscy rozumieją cele oraz oczekiwania?
- Jak rozwiązywać konflikty w zespole i utrzymywać harmonijną atmosferę pracy?
- Jak zmotywować członków zespołu i zachęcić ich do osiągania lepszych wyników?
- Jak ja się w tym odnajdę?
Jeżeli choć jedna z tych wątpliwości rodzi się w Twojej głowie – czytaj dalej.
Strategie na zbudowanie pewności siebie
Obawa o brak dostatecznych umiejętności to konsekwencja niemalże każdej zmiany stanowiska. W budowaniu pewności siebie na start pomoże wypisanie sobie dotychczasowych sukcesów i cech, które umożliwiły nam ich osiągnięcie. Dokonanie samooceny i wylistowanie mocnych stron daje siłę do stawienia czoła obawom. Przygotuj miejsce do zrobienia notatek i działaj!
Do wykonania tego ćwiczenia najlepiej podzielić stronę na dwie części:
- po lewej wypisz swoje sukcesy życiowe, momenty, kiedy byłeś z siebie dumny;
- po prawej cechy, umiejętności, które się do tego przyczyniły.
Często można zauważyć, że są to powtarzalne cechy – na których możemy śmiało budować kolejne sukcesy. Jedną z ról lidera jest odkrywanie potencjału w ludziach – jeżeli zaczniesz od siebie, będzie Ci łatwiej dostrzegać cechy i motywacje innych.
Co, jeżeli uznasz, że istnieje luka w Twoich umiejętnościach? Jak najszybciej podejmij działania w celu jej uzupełnienia. Może to obejmować udział w szkoleniach, warsztatach lub programach rozwoju osobistego, które pomogą Ci zdobyć potrzebne kompetencje. Dodatkowo możesz zapisać się do programu mentoringowego, w którym doświadczony lider wesprze Cię w pierwszych działaniach.
Warto pamiętać, że szukanie wsparcia i nieustanny rozwój są oznaką dojrzałości, a nie słabości. Podjęcie szkoleń i ciągłe zainteresowanie tematyką zarządzania sprawią, że zespół, którym się opiekujesz, poczuje się pewniej, mając Cię za lidera.
Odkrywanie potencjału, czyli mocne strony zespołu
Przechodzimy do współpracowników. Jeżeli obejmujesz już istniejący zespół, potrzebne będzie przeprowadzenie analizy, określenie mocnych i słabych stron. Być może były już przeprowadzane badania kompetencji lub określane style myślenia i działania (np. FRIS) – wówczas mamy gotowy obraz części kompetencji zespołu.
Dodatkowo zajrzyj w raporty:
- w jakim wieku są członkowie Twojego zespołu,
- z jakim doświadczeniami przyszli do pracy,
- czy mają jednorodne zadania,
- czy każdy pracuje w osobnym projekcie,
- jak są realizowane KPI?
Zweryfikuj też, jak w dziale są wykorzystywane urlopy, zaplanuj strategię według potrzeb projektów i rytmu funkcjonowania organizacji.
Powyższe pytania do baza do zidentyfikowania obszarów, w których zespół może potrzebować pomocy i na nich skoncentruj swoje działania.
Jedną z największych obaw nowych liderów zespołów jest strach przed zaakceptowaniem przez członków grupy. Często pochodzą oni z tego samego środowiska pracowniczego i mogą być sceptyczni wobec nowej osoby na stanowisku lidera. Kluczowym elementem w tym przypadku jest zdobycie zaufania i budowanie relacji z członkami zespołu.
Pamiętaj, że sam tytuł lidera nie wystarczy, aby zdobyć autorytet. Słuchaj swoich pracowników, bądź empatyczny i pokaż im, że jesteś gotów wspierać ich rozwój zawodowy.
Być liderem, czyli być dostępnym
Komunikacja oraz współpraca są kluczowe dla efektywnego zarządzania zespołem, więc warto inwestować czas i wysiłek w rozwijanie tych umiejętności. Świetnym narzędziem budowania dobrej atmosfery w pracy są indywidualne spotkania z pracownikami. Przede wszystkim należy być dostępnym do takich rozmów. Wiecznie zajęty lider, który nie ma czasu dla swoich ludzi, nie zbuduje autorytetu, ani w porę nie zauważy wielu problemów.
Podczas spotkań team leader powinien okazywać zrozumienie i empatię wobec członków zespołu. Powinien słuchać opinii, starać się zrozumieć ich perspektywę oraz podejmować działania uwzględniające ich potrzeby. Warto podkreślić cele ogólne zespołu i poprosić o informację zwrotną, jak dany cel jest rozumiany. Kiedy pracownicy opiszą cele własnymi słowami, zaopiekujesz obawę o efektywną komunikację i zyskasz pewność, że wszyscy rozumieją cele i oczekiwania.
Jednym z punktów rozmowy może być pytanie do pracownika o obszary, które są do zmiany, przeszkadzają, a także o jego oczekiwania wobec Twojej osoby. Jednocześnie zdobędziesz wiedzę o postrzeganiu zespołu przez ludzi i otrzymasz wskazówkę, co do własnego stylu zarządzania.
Sztuka efektywnego delegowania zadań
Kolejnym utrapieniem nowych liderów jest przejęcie odpowiedzialności za cały zespół. Odpowiedzialność za wyniki pracy grupy wywołuje presję i stres. Team liderowie wspominają te doświadczenia jak jedne z najtrudniejszych w ich karierze. Jak sobie poradzić? Po pierwsze, uświadomić sobie, że jako team leader jesteś odpowiedzialny za zarządzanie, ale nie musisz wszystkiego robić sam. Czerp siłę z umiejętności delegowania odpowiednich zadań członkom zespołu. Zaufaj, że inni również mogą wykonać zadania równie dobrze, a nawet lepiej.
Nauka delegowania jest procesem, który wymaga praktyki i stopniowego zdobywania doświadczenia. Przed delegowaniem zadania przemyśl, jaki jest cel i czego oczekujesz od pracownika. Przekazując informację, poproś o parafrazę – to przydatna informacja, w jaki sposób druga osoba zrozumiała Twoje słowa. Określ termin i zapytaj o ewentualne ograniczenia.
Przy delegowaniu istotne jest, czy masz do czynienia z pracownikiem doświadczonym – potrafiącym samodzielnie wykonać zadanie, czy z juniorem – potrzebującym wskazówek, co do sposobu postępowania. Pamiętaj, aby pozwalać pracownikom na samodzielne dochodzenie do wniosków, sposobów wykonania – to daje rozwój i generuje nowe pomysły. Monitoruj postępy – sprawdzaj, czy zadanie jest wykonywane zgodnie z oczekiwaniami. Bądź dostępny dla pracownika i udzielaj wskazówek lub pomocy w razie potrzeby.
Po wykonaniu zadania udziel konstruktywnej informacji zwrotnej. Omów mocne strony, obszary do ewentualnej poprawy, wnioski na przyszłość. Wyciągnij też wnioski dla siebie:
- Czy pierwsze doświadczenia z delegowaniem przebiegły pomyślnie?
- Czy może należy zmienić coś w sposobie komunikacji?
W tej i innych sytuacjach zarządczych, nieustannie zadawaj sobie pytania. Uważnie obserwuj, jakie podejście działa najlepiej w różnych sytuacjach i dostosuj swoje postępowanie na podstawie zdobywanych doświadczeń.
„Expose” managera – czytelna wizja wartości
Jednym z narzędzi, które dobrze sprawdza się w zarządzaniu, jest dumnie brzmiące w literaturze „expose managera”, a w praktyce sposób na klarowne przedstawienie wizji zespołu, wartości i planowanych działań. W literaturze i teorii zarządzania expose szefa wygłaszane jest w kluczowych momentach – przy obejmowaniu nowego zespołu, osiągnieciach milowych, znaczących awansach, zmianach rekrutacyjnych.
W praktyce, warto zastosować elementy expose już podczas rozmów rekrutacyjnych do Twojego zespołu. Przedstaw kandydatowi takie elementy jak:
- oczekiwania – na co zwracasz szczególną uwagę podczas współpracy, co podlega ocenie w dziale, z czego rozliczani są pracownicy;
- wartości – powiedz o wartościach, które są dla Ciebie istotne i w jaki sposób je rozumiesz, np. jeżeli istotna jest dla Ciebie innowacyjność, zachęć do zgłaszania pomysłów i podkreśl, że premiowana jest zdolności myślenia niekonwencjonalnego;
- korzyści z pracy w Twoim zespole – zareklamuj się, przedstaw, co pracownik otrzymuje dzięki współpracy z Tobą. W tej części wystąpienia podkreśl swoje zaangażowanie i pokaż wizję rozwoju zespołu, wyzwania, które stoją przed działem, osadź w czasie i dowartościuj ich znaczenie. Warto też pokazać w tym miejscu istotność zadań i wpływ pracy zespołu na całość organizacji.
Jeżeli zaczynasz jako lider, takie formalne wystąpienie może być trudne, zacznij więc od przedstawienia się… samemu sobie. Przemyśl i rozpisz powyższe punkty. Co masz do zaoferowania swojemu zespołowi? Jeżeli dopiero się uczysz, określ swój plan na zdobywanie wiedzy, wylistuj webinary, książki, zarezerwuj czas w kalendarzu na codzienny rozwój. Z każdą kolejną sytuacją wyciągaj wnioski i buduj swój wizerunek lidera.
Zarządzanie to umiejętność, która wymaga praktyki i uczenia się na błędach.
Kilka słów na koniec
Podsumowując, rola team leadera wymaga otwartości na naukę i gotowości do wspierania innych. Skoncentrowanie się na doskonaleniu umiejętności, budowaniu relacji i ciągłym rozwoju pomoże Ci stawić czoła wyzwaniom zarządzania zespołem. Sprawnie zarządzany, zadowolony zespół przynosi ogromną satysfakcję liderowi i korzyści dla całej organizacji 😊
***
Jeśli interesuje Cię spojrzenie na rolę Team Leadera z perspektywy „młodego” TL-a, koniecznie zajrzyj do artykułu naszego eksperta. Więcej treści dotyczących pracy zespołowej znajdziesz we wpisach z kategorii Zarządzanie projektami.
Zostaw komentarz