Agile

Jak motywować zespół? Perspektywa Scrum Mastera. Część II

25 kwietnia, 2022 2
Podziel się:

W ostatnim artykule rozmawialiśmy o tym, dlaczego tradycyjne podejście do motywacji, zakładające zasadę kija i marchewki, sprawdza się głównie w pracach fizycznych. Nie przynosi zaś oczekiwanego rezultatu, zwłaszcza przy obecnych warunkach rynkowych, w branży IT.

Dziś, drogi czytelniku, chciałabym Cię nieco zaskoczyć i poruszyć temat, który jest istotny w kontekście motywacji oraz budowania zespołu, a często zapominany.

Myślę, że każdy manager, PM, Scrum Master chciałby współpracować z zespołem, a nie z garstką ludzi wrzuconych do jednego pokoju (zarówno takiego fizycznego, jak i takiego na Teamsach).

O czym rzadko się mówi w kontekście motywacji, a ma duże znaczenie? Chodzi mi o proces onboardingu nowych osób w organizacji, a co za tym idzie – w zespole. Być może właśnie w Twoim zespole, drogi managerze, PM-ie, Scrum Masterze.

Rotacja pracowników jest nie do uniknięcia w pewnym procencie. Jest również anty-agile, dlatego warto zadbać, by ludzie nie chcieli odchodzić z naszych zespołów. Jak o to zadbać już na etapie ich dołączania? No właśnie. Co wówczas można zrobić?

Zadziwiające zachowanie

Od wielu lat na rynku IT można zaobserwować duże braki specjalistów. W miastach, w których działa wiele firm z branży, krążą miejskie legendy o tym, jak jedni drugim podkradają pracowników. Z resztą – jeżeli pracujesz w tej branży od paru lat sam(-a) wiesz, ile kuszących ofert tygodniowo otrzymujesz na LinkedIn.

Walka o pracowników jest zacięta. Jednak, kiedy już się udaje zatrudnić daną osobę, w wielu organizacjach zapomina się, ile wysiłku i – nie oszukujmy się – pieniędzy to kosztowało… Tak jakby uważano, że skoro już przyjęto naszą ofertę, to pracownik pozostanie lojalny na wieki.

Scrum Master/Manager/PM w procesie onboardingu

Być może wielu z Was się oburzyło, czytając powyższe stwierdzenia. Może nawet tak bardzo, że przestaliście lub chcecie przestać czytać dalszą część artykułu. Bo jak to? Mało mam pracy? Teraz jeszcze mam się zajmować wdrażaniem? No chyba ta Magda jest niepoważna!

Zatrzymaj się jednak na chwilę i pomyśl, kto najbardziej ucierpi, jeżeli wdrożenie pracownika będzie na niskim poziomie. Kto będzie bardziej zestresowany, gdy nowa osoba wejdzie do zespołu na miesiąc i złoży wypowiedzenie? Znam przypadki, kiedy tak właśnie się zadziało, a jednym z powodów odejścia był proces onboardingu…

Sprawdzone sposoby na lepsze wejście do zespołu

Czas wdrożenia do zespołu nowej osoby albo kilku osób jest z jednej strony wymagający (jeżeli chcemy się do tego przyłożyć), jak i ekscytujący, bo możemy zaobserwować, jak kolejne indywiduum wpływa na całokształt funkcjonowania zespołu. Ze swojej strony mogę zaproponować kilka sposobów, które pozytywnie wpływają na odbiór rzeczywistości przez osobę wdrażaną. A im pozytywniejszy ten odbiór, tym większa motywacja do współpracy.

Kontrakt zespołu

Stary, dobry kontrakt zespołu, który być może wielu z Was kojarzy się z tradycyjnymi metodami zarządzania projektami, a nie wspieraniem zespołu specjalistów w tworzeniu produktu. Jednakże jest to narzędzie, które świetnie się sprawdza i pozwala przedyskutować postrzeganie istotnych spraw i ustalić wspólny punkt widzenia.

Możliwość odniesienia się do Kontraktu zespołu ułatwia współpracę. Dyskusja przy jego tworzeniu buduje zrozumienie perspektyw pozostałych osób z zespołu, co w moim odczuciu jest nierozerwalnie połączone z poziomem motywacji.

Samo przygotowanie nie zabiera wiele czasu. Ja wykorzystuję do tego tablicę w Miro, na której wpisuję 4-5 kategorii (w zależności od specyfiki zespołu):

  1. Komunikacja.
  2. Oczekiwania Developerów wobec Scrum Mastera.
  3. Oczekiwania Scrum Mastera wobec Developerów.
  4. Współpraca Developerów między sobą (aspekty wymiany wiedzy, narzędzia, zasady).
  5. Współpraca z PO.

Wokół każdej kategorii przygotowuję karteczki (sticky notes) do wpisywania zasad danej kategorii. W określonym czasie wypisujemy pomysły, informacje, oczekiwania (punkty 2. i 3. wypełniamy jednocześnie). Później, wspólnie dyskutujemy nad tym, co autor miał na myśli i które zagadnienia wejdą do naszego kontraktu.

Po spotkaniu spisuję całość Kontraktu (często zredagowaną), wrzucam na maila i proszę o maila zwrotnego z odpowiedzią o treści: „Ja, Jan Kowalski akceptuję Kontrakt naszego zespołu (lub ewentualne uwagi po redakcji) 😊”.

Scrum Workshops

Wiele osób mówi, że pracowało w Scrumie. Wiemy jednak, że Scrum jest freamworkiem, więc każda organizacja może go dostosowywać pod swoje realia.

Lubię pracować z ludźmi, którzy naprawdę wiedzą, jaka jest różnica między Refinementem a Planowaniem, jaki jest cel Retrospektywy i dlaczego, jako Scrum Master, trochę jednak się wzdrygam, kiedy słyszę, że „Będziemy mieć Demo”.

Jeżeli mam poczucie, że takiego zrozumienia nie ma, to chętnie i często o tym opowiadam, bo czyż nie jest to część mojej odpowiedzialności? Czy nie powinno mi zależeć, aby zespół rozumiał po co to wszystko?

Ktoś teraz może zapytać – ok, ale w jaki sposób to wpływa na motywacje zespołu?

Kotwice karier zawodowych – preferencje motywacji (Kwestionariusz Scheina)

Kolejnym, chętnie przeze mnie wykorzystywanym, narzędziem jest Kwestionariusz Scheina. Stosuję go w celu poznania nowego członka zespołu i pokazania mu, że naprawdę zależy mi na tym, by jak najszybciej zintegrował się z zespołem.

Kwestionariusz pozwala określić tzw. Kotwice karier zawodowych. Jest ich 8:

  1. Kompetencje techniczne/specjalistyczne. Osoby z tą kotwicą są motywowane przez wykorzystywanie konkretnych umiejętności, odczuwają satysfakcję z tego, że są ekspertami w danym obszarze. Zarówno u siebie jak i u innych cenią profesjonalizm.
  2. Ogólne kompetencje menedżerskie. Osobom z tą kotwicą nie zależy na tym, by być specjalistami, ale chcą, aby specjaliści dla nich pracowali. To, co ich motywuje i w czym widzą wartość, to szkolenie innych, delegowanie zadań, rozwiązywanie problemów. Wartościowe jest dla nich bycie liderem, managerem i wykazanie się w tej roli.
  3. Autonomia/Niezależność. Osoby z tej grup, bez względu na to czym się zajmują, cenią działanie po swojemu, według własnych standardów. Narzucanie im wytycznych organizacyjnych może być dla nich bardzo problematyczne i demotywujące.
  4. Bezpieczeństwo/Stabilizacja. W tej sferze znajdują się osoby, które chcą nijako mieć możliwość przewidzenia przyszłych etapów swojej kariery zawodowej. Lubią pracę o stałym, regularnym, dającym się przewidzieć charakterze. Osoby te mogą też bardzo cenić stanowisko pracy, w którym przyrost pensji jest uzależniony od np. stażu pracy.
  5. Twórczość/Kreatywna przedsiębiorczość. Tutaj znajdziemy wszystkich tych, którzy czują w sobie pęd twórczy i to on ich motywuje do działania lub tworzenia nowych organizacji, usług i produktów. Czasami ukierunkowanie na tworzenie może być tak silne, że osoby te są zagrożone szybkim znużeniem, a nawet zapominaniem o wspaniałości projektu, nad którym wytrwale pracowały jeszcze 2 tygodnie wcześniej.
  6. Służenie innym/Poświęcenie dla sprawy. Taka kotwica cechuje osoby zorientowane bardziej na wartości niż na własne obszary kompetencji. Cel realizowanych przez nich zadań jest istotniejszy od ich własnych kompetencji. Osoby z tą kotwicą często można spotkać w organizacjach non-profit.
  7. Ciągłe wyzwanie/Potrzeba zmian. Osoby z tą kotwicą definiują sukces jako pokonywanie wszelkich przeszkód. Nie jest im również obcy dreszczyk rywalizacji, możliwość sprawdzenia się, ciągłej próby rozwiązania problemów, których jeszcze nikt nie rozwiązał.
  8. Styl życia. Ludzie w tej kategorii chcą, by ich ścieżka zawodowa była w pełni zintegrowana ze stylem życia, który dla siebie wybrali. Nie mam tu na myśli tylko słynnego już work – life balance, ale o znalezienie sposobu łączenia życia jednostki, jej rodziny oraz kariery zawodowej bez poświęcania jednego dla drugiego.

Wzajemna wiedza członków zespołu o tym, co kogo najbardziej motywujące, pozwala na lepsze zrozumienie i komunikację. Często wystarcza sama świadomość, czym kieruje się nasza koleżanka lub kolega z zespołu.

Przykładowo: osoby z najsilniejszą kotwicą profesjonalizmu mogą być bardziej samoświadome i potrafić lepiej zrozumieć osobę z dominacją kotwicy styl życia czy bezpieczeństwo (i odwrotnie). Dla Scrum Mastera, Managera lub PM-a jest to szczególnie przydatna informacja w momencie, gdy zauważy znaczący i długotrwały spadek motywacji u jednego z członków zespołu.

Moving Motivations

Innym ćwiczeniem, pomocnym przy poznaniu motywacji osób z zespołu, jest model Moving Motivations. Stosuję go zamiennie z Kotwicami karier zawodowych (bo co za dużo, to niezdrowo 😊). W niektórych organizacjach ta idea jest wykorzystywana już na etapie rekrutacji.

Moving Motivators oparte jest na modelu CHAMPFROGS z Management 3.0 opracowanym przez Jurgena Appelo.

CHAMPFROGS to akronim słów, opisujący powody motywacji:

  • Curiosity – uwielbiam zgłębiać różne tematy i mogę zajmować się tym w mojej pracy.
  • Honor – czuję dumę z tego, że moje osobiste wartości znajdują odzwierciedlenie w tym, jak pracuję.
  • Acceptance – ludzie wokół mnie aprobują to, co robię i kim jestem.
  • Mastery – wykonywana przeze mnie praca stanowi wyzwanie dla moich kompetencji, ale wciąż jest w zasięgu możliwości.
  • Power – mam wystarczająco dużo przestrzeni, aby wpływać na to, co dzieje się wokół mnie.
  • Freedom – w pracy i w obowiązkach jestem niezależny od innych.
  • Relatedness – mam dobre kontakty towarzyskie z osobami, które ze mną pracują.
  • Order – w mojej pracy istnieje wystarczająca ilość zasad i polityk, abym czuł, że środowisko zawodowe jest stabilne.
  • Goal – mój cel życiowy znajduje odzwierciedlenie w pracy, którą wykonuję.
  • Status – mam ugruntowaną pozycję uznawaną przez ludzi, z którymi współpracuje.

Oczywiście, rozpatrując te czynniki zakładamy, że potrzeba bezpieczeństwa oraz odpowiedniego wynagrodzenia są zaspokojone.

Jeśli chcesz przeprowadzić takie ćwiczenie w zespole, dostępne są karty do pobrania za darmo (o ile nie wykorzystuje się ich w celach ekonomicznych). Możesz je wydrukować i pociąć tak, aby każdy członek zespołu miał swój zestaw i mógł je ułożyć od najmniej ważnej do najbardziej istotnej z jego punktu widzenia. W ten sposób tworzymy naszą własną hierarchię motywatorów.

Po ułożeniu od najmniej znaczącego do najważniejszego przychodzi czas na drugą część tego ćwiczenia – zadanie pytania, jak dany czynnik (sytuacja, zadanie etc.) wpłynął na nasze motywatory.

W przypadku pojawienia się nowej osoby w zespole pytam: Jaki wpływ na Twoje motywatory miało dołączenie do naszego zespołu lub organizacji? Motywatory, które zyskały dzięki tej zmianie przesuwamy do góry, a te, które straciły, przekładamy na dół.

Dla lepszego zobrazowania sobie tego ćwiczenia, polecam zapoznać się z video, które objaśnia sposób, w jaki należy pracować z kartami.

Pozytywne aspekty tego ćwiczenia w zespole są podobne do tych, płynących z poznania swojej kotwicy kariery. Dlatego właśnie wykonuję je zamiennie. Moving Motivations jest nieco łatwiejsze do przeprowadzenia. Jeżeli Twój zespół obecnie pracuje zdalnie, na Miro jest dostępny gotowy szablon do użycia, co zdecydowanie przyspiesza przygotowanie tego ćwiczenia dla zespołu 😊

Spotkanie na żywo – integracja

A teraz coś, co tygryski lubią najbardziej (a przynajmniej te ekstrawertyczne), czyli spotkania na żywo. Ostatnie dwa pandemiczne lata sprawiły, że dla wielu z nas plusy płynące z pracy zdalnej zaczęły przysłaniać plusy wynikające ze spotkań twarzą w twarz.

Z perspektywy budowania tożsamości zespołu, poznanie się na żywo jest zwykle lepsze. Wspólne wyjście na miasto po pracy lub skorzystanie z oferty firm teambuildingowych z pewnością wygeneruje wiele wspomnień. Wzmocni też poziom motywacji, gdyż ludziom będzie się po prostu lepiej współpracowało. A kiedy czujemy się częścią zespołu i mamy świadomość, że możemy liczyć na osoby, które go z nami tworzą (nawet jeśli nie kochamy się miłością tysiąca Słońc 😉), będzie nam jednak żal stracić nasze małe plemię.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że udało mi się przekonać Cię (albo chociaż skłonić do małej refleksji), drogi czytelniku tego artykułu, że proces wdrażania nowych osób ma olbrzymie znaczenie dla motywacji zarówno tej jednostkowej, jak i zespołowej. Zapraszam Cię też do przetestowania ćwiczeń/praktyk, o których wspomniałam z Twoim zespołem. Jeżeli tak się stanie, nie zapomnij napisać w komentarzu, jak poszło.

Jeżeli chciałbyś przekazać mi feedback, masz pytanie albo ochotę po prostu porozmawiać o Scrumie i pracy z zespołem, zapraszam Cię do odezwania się na L-in.

 

Literatura i źródła

  1. Jurgen Appelo, Zarządzanie 3.0, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2016
  2. Zarządzanie 3.0
  3. Kotwice Kariery
  4. Test Kotwice Scheina
Kategorie: Agile
Magdalena Far
Autor: Magdalena Far
Jest Scrum Masterem od urodzenia (choć nie wiadomo, dlaczego rodzina zwraca się do niej Magda ;)). Fascynują ją sposoby kształtowania nawyków (odwieczny dylemat co ma większy wpływ na nasze życie – siła woli czy środowisko zewnętrzne). W życiu zawodowym szybko zdała sobie sprawę, że bycie liderem, który służy, to prawdopodobnie jedyna słuszna opcja. W pracy z zespołem zawsze pamięta, że teamwork to kompetencja indywidualna i często od jednostki trzeba zacząć, by zyskać w tym obszarze.

    Imię i nazwisko (wymagane)

    Adres email (wymagane)

    Temat

    Treść wiadomości

    komentarze(2)

    avatar
    Piotr
    25 kwietnia 2022 Odpowiedz

    Czy ćwiczenie Moving Motivators można zrobić też online ?

      avatar
      Magdalena Far
      26 kwietnia 2022 Odpowiedz

      Tak😉 a na Miro jest nawet gotowy szablon pod to 😁

    Zostaw komentarz