Analiza biznesowa

Praca zdalna – jak przygotować ją pod względem organizacyjnym?

Kwiecień 17, 2020 0
Podziel się:

Pierwszy kwartał 2020 roku przyniósł nowe wyzwania związane z globalną pandemią. Wszyscy musieliśmy się z nimi zmierzyć. W krótkim czasie wiele firm przeszło prawdziwą transformację cyfrową, aby umożliwić jak największej liczbie pracowników świadczenie pracy na odległość. Nie wszyscy byliśmy do tego przygotowani, zarówno pod względem technologicznym jak i organizacyjnym.

W miarę upływu czasu, sytuacja nieco się stabilizuje, pierwszy szok mija i powoli przyzwyczajamy się do funkcjonowania w nowej rzeczywistości. Pracownicy posiadają sprzęt i udaje się zapewnić wszystkim dostęp do firmowych zasobów, systemów czy aplikacji.  Pojawiające się liczne publikacje i webinaria służą wsparciem w tematach wyboru najlepszych narzędzi do pracy zdalnej, zarządzania pracownikami, zapewnienia efektywności i jeszcze kilku innych. Czy jednak zrobiliśmy wszystko, co powinniśmy? A może trzeba to jakoś sformalizować?

Home office, praca zdalna i telepraca – czyli jak to było dotychczas?

Popularne home office, czy też praca zdalna to pojęcia często używane zamiennie. Ogólnie rozumiane są jako praca wykonywana poza siedzibą firmy. Jednakże z formalnego punktu widzenia nie miały racji bytu, po prostu nie istniały, gdyż nie znał ich polski system prawny.

Wyżej wymienione formy wykonywania obowiązków zawodowych powszechnie kojarzone były z branżą IT lub dużymi, międzynarodowymi korporacjami. Wydaje się jednak, że ten trend dość szybko zyskiwał zwolenników na rynku pracy, gdyż już w 2018 roku, aż 32% respondentów potwierdziło, że ich pracodawca umożliwia pracę zdalną (badanie Kantar TNS, The Remote Future. Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników. Edycja polska 2018). Wachlarz możliwości oferowanych przez pracodawców w tym zakresie był bardzo różnorodny. Począwszy od określonej liczby kilku dni home office w miesiącu, aż po świadczenie pracy wyłącznie na odległość. Jak więc możliwe było wprowadzenie czegoś, co de facto nie miało odzwierciedlenia w przepisach?

W tym miejscu pojawia się słowo klucz, a mianowicie pojęcie telepracy. Mało popularne, a jednocześnie jedyne, rozpoznawane przez nasz system prawny.

Zatrudnienie pracowników w formie telepracy zostało opisane w Kodeksie Pracy w artykule 67 (art. 675 – 6717), gdzie dość szczegółowo zdefiniowano sposób wprowadzenia tej formy świadczenia pracy, jej charakterystykę, a także prawa i obowiązki obu stron stosunku pracy. Szczególną uwagę należy zwrócić na zapisy, które wskazują, że telepraca nie jest tożsama z popularnym i szeroko rozumianym home office.

Cechą permanentną telepracy jest regularność, stałość i powtarzalność. Nie oznacza to bynajmniej, że pracownik musi wykonywać obowiązki tylko i wyłącznie zdalnie, ale jego forma zatrudnienia powinna być usystematyzowana. Przykładowo telepracownik może świadczyć pracę zdalnie w określone i wskazane dni tygodnia, by w pozostałe dni normalnie pojawiać się w siedzibie pracodawcy. Nie ma tu miejsca na dobrowolność i przypadkowość, która cechuje home office, gdy pracownik dowolnie wybiera dni, w których pracuje poza biurem. Często określona pozostaje jedynie ich maksymalna liczba w miesiącu lub innym okresie rozliczeniowym. Jest to podstawowa różnica, która jednoznacznie pozwala rozdzielić te dwa pojęcia. Jednocześnie należy zauważyć, że praca zdalna wydaje się być sformułowaniem szerszym i w powszechnym użyciu może być rozumiana zarówno jako telepraca, jak również home office.

Na powyżej wspomnianej podstawie prawnej, w organizacjach, w których zdalne wykonywanie obowiązków było stałe i systematyczne, wprowadzano formę telepracy. Wiązało się to z kilkoma obowiązkami m.in. dokonania właściwych zmian w regulaminie pracy, opracowania różnego rodzaju dokumentów, wdrożenia odpowiednich procedur w celu zapewnienia wyposażenia i innych narzędzi do pracy zdalnej czy ustalenia i uzgodnienia zasad kontroli etc.

W przypadku firm, w których home office funkcjonował dość powszechnie, a pracownicy często i chętnie z niego korzystali, również decydowano się na wprowadzenie regulacji wewnętrznych, które porządkowały ten proces. Nie miały one co prawda umocowania prawnego, ale stanowiły umowę pomiędzy pracodawcą i pracownikami, wyznaczającą wzajemne prawa i obowiązki. W dużej mierze przypadków regulacje tego typu posiłkowały się przepisami Kodeksu Pracy, określającymi formę najbardziej zbliżoną, czyli telepracę. Przepisy tam zawarte, nie mają zastosowania wprost, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by stosować je odpowiednio.

W firmach, gdzie praca zdalna była rzadkością i pojawiała się incydentalnie, najczęściej funkcjonowała ona bez żadnego usankcjonowania i opierała się jedynie na ustnych uzgodnieniach. Stanowiło to najmniej bezpieczny wariant dla obu stron.

Specustawa i trzeci artykuł – czyli co teraz?

Dotychczasowa i tak nieprosta sytuacja, dodatkowo skomplikowała się w momencie wejścia w życie specustawy z dnia 02 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Otóż w tym dokumencie, w art. 3 zostało wprowadzone do polskiego prawa zupełnie nowe pojęcie pracy zdalnej. Chciałoby się powiedzieć, że aż tyle i tylko tyle, gdyż poza nadaniem pracodawcy nowego uprawnienia w postaci możliwości polecenia wykonywania przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna), próżno tam szukać dalszych szczegółów i konkretów. Rodzi to niezliczoną ilość pytań i niejasności. W jakiej formie takie polecenie należy wydać? Co należy rozumieć przez czas oznaczony? Jakie obowiązki ma pracodawca w zaistniałej sytuacji?

Biorąc pod uwagę artykuł 36 tejże ustawy, stosunkowo najłatwiejsza wydaje się odpowiedź na pytanie o czas oznaczony. Ustawa nie określa bezpośrednio czasu obowiązywania pracy zdalnej, zostawiając to w gestii pracodawcy, jednakże należy wskazać, że art. 3 ustawy utraci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia jej w życie. Wydaje się zatem, że jest to maksymalny czas, na który pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w tej formie. Poza tą jedną wskazówką, dokument nie wyjaśnia żadnych innych wątpliwości i nie precyzuje pozostałych kwestii.

Ustawodawca umieszczając dość lakoniczny zapis, nie nałożył tym samym żadnych nowych obowiązków względem pracodawców, co może sugerować, że poza wydaniem odpowiedniego polecenia pracownikom, nie jest konieczne podejmowanie innych działań. Od strony czysto formalnej być może tak jest, chociaż należy pamiętać, że przepisy Kodeksu Pracy nie zostały zawieszone. Dodatkowo w zderzeniu z codziennością bywa różnie i wiele sytuacji może nas zaskoczyć.

W mediach społecznościowych i na forach internetowych można znaleźć już bardzo wiele pytań związanych z tą nową sytuacją. Zadają je zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, a są to wątpliwości bardzo praktyczne. Co, jeżeli w trakcie pracy zdalnej w domu, niosąc kawę z kuchni potknę się i złamię rękę? Czy będzie to wypadek przy pracy? Jeżeli tak, to jak zespół powypadkowy ma dokonać oględzin miejsca zdarzenia? Czy firma powinna zapewnić niezbędny do pracy dostęp do internetu?  Czy jeżeli do pracy zdalnej wykorzystywany jest prywatny dostęp, to pracodawca jest zobowiązany refinansować w jakiejś części wydatki na ten cel? Jak rozliczyć przerwę w pracy spowodowaną awarią internetu? Czy pracownik powinien ten czas odpracować? Pytania, wątpliwości i problemy mnożą się każdego dnia.

Co dalej? Czy możemy zrobić coś więcej?

Możemy, dlatego warto się zastanowić, czy nie poświęcić czasu, aby wyjść naprzeciw temu wyzwaniu i wdrożyć dobre praktyki. Począwszy od formalnego wydania polecenia, z zachowaniem formy pisemnej, przekazanego np. przy pomocy środków komunikacji elektronicznej, poprzez opracowanie i opublikowanie wewnętrznych zapisów normujących godziny wykonywania pracy zdalnej, zasady potwierdzania obecności i dostępności, przekazywanie i rozliczanie wyników pracy, określenie możliwość oraz sposobów kontaktu z pracodawcą i uzyskanie niezbędnych informacji, a na pouczeniu o konieczność przestrzegania zasad związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy kończąc. W ten sposób nie tylko zwiększymy poziom własnego bezpieczeństwa jako pracodawcy w przypadku ewentualnych sporów, roszczeń lub wypadków. Wprowadzenie przejrzystych zasad i przekazanie jasnej komunikacji, wspomoże zarówno proces zarządzania, jak i może pozytywnie wpłynąć na efektywność pracy, ale przede wszystkim będzie stanowić wsparcie dla pracowników, którzy również znaleźli się często w zupełnie nowej i niełatwej dla nich sytuacji.

Dodatkowo kolejny raz udowodnimy swój pełen profesjonalizm w każdych warunkach.

5 / 5
Kategorie: Analiza biznesowa
Sylwia Kobierecka
Autor: Sylwia Kobierecka
Konsultant w Centrum Kompetencyjnym Business Advisory & BPO w Sii. Specjalizuje się w analizie i optymalizacji procesów biznesowych z wykorzystaniem nowych technologii, głównie w obszarze HR & Kadry i Płace. W Sii od kwietnia 2018 roku.

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

Zostaw komentarz