Klient
Placówki użyteczności publicznej (urząd miasta, szkoły, uniwersytety, biblioteki etc.) stolicy jednego z krajów nordyckich. Miasto zamieszkałe przez wykształconą, wysoko wykwalifikowaną ludność. Posiada doskonałą infrastrukturę i wysoką jakością życia.
Wyzwanie
Klient potrzebował narzędzia do codziennej obsługi potrzeb mieszkańców w zakresie instytucji publicznych. Obsługa i procesowanie setek zapytań, zarządzanie dostępami oraz wydajna komunikacja z interesariuszami, zaczynały generować problemy. Głównym celem było wdrożenie oprogramowania typu Service Desk do zarządzania zgłoszeniami na zasadzie ticketów.
Co zrobiliśmy
- Skonfigurowaliśmy Jira Service Management. Dostosowaliśmy oprogramowanie do potrzeb pracowników biura, w celu sprawniejszej obsługi wniosków mieszkańców.
- Stworzyliśmy bazę danych Configuration Management Database w celu usprawnienia codziennych procesów bazowych.
- Wdrożyliśmy automatyczną aktualizację danych w Jira Service Management z wykorzystaniem tej bazy.
- Zaimplementowaliśmy narzędzie do skanowania sieci – Insight Discovery, w celu wykrywania zasobów sieciowych i automatycznego importu do bazy CMDB, pomagając utrzymać aktualność bazy.
- Dokonaliśmy wdrożenia Atlassian Access do zaawansowanej obsługi ponad 16500 użytkowników z wielu domen i różnych dostawców tożsamości. Zaproponowane przez ekspertów Sii rozwiązanie, pozwoliło na zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.
Efekty
- Miasto otrzymało ergonomiczne i wysokowydajne narzędzie do codziennej obsługi procesów, dzięki dostosowanemu portalowi internetowemu oraz wielu dedykowanym kanałom e-mail.
- Usprawniono i zdigitalizowano komunikację pomiędzy mieszkańcem a instytucjami publicznymi, skracając czas odpowiedzi na złożony wniosek i niwelując potrzebę dodatkowego kontaktu.
- Proste logowanie do narzędzia Jira przez urzędników oraz do portalu internetowego przez mieszkańców, czego efektem jest zwiększona wydajność urzędników obsługujących wnioski.
- Lepszy przegląd przepływu procesów i ocena efektywności pracy, dzięki wykresom z bazy CMDB.
