PMO as a Service – czym jest dobry serwis PMO?

Biuro zarządzania projektami określane po angielsku jako Project Management Office (PMO) jest ważną jednostką firmy odpowiedzialną za ustanawianie standardów, procesów, wytycznych, procedur, narzędzi oraz szablonów, w celu zapewnienia jakości i rentowności procesu dostarczania projektów i usług. Obecność PMO sprawia, że zarządzanie projektami staje się przemyślane i kontrolowalne, co może przełożyć się na sukces biznesowy prowadzonej działalności.

Z artykułu dowiesz się, jaka jest rola Dostawcy i zakres jego prac, co stanowi o sukcesie zespołów projektowych, a co może okazać się ryzykiem oraz jak wejść na ścieżkę kariery w PMO (i dlaczego warto ją rozważyć).

Przyczyny powstania PMO w organizacji

PMO jako element organizacji jest bardzo istotne, szczególnie w obszarach, gdzie wymagana jest bardzo drobiazgowa kontrola działań w projektach. Związane jest to często z działalnością przedsiębiorstw, które odpowiadają przed instytucjami publicznymi, nadzorującymi. Ustrukturyzowane zarządzanie projektami w takich dziedzinach jest podyktowane przez wymogi skrupulatnej dokumentacji, aby rozumieć szczegółowo każdy obszar związany z projektami.

Dzięki wprowadzaniu standardów, procesów, procedur i szablonów ułatwiających kontrolę statusu projektów organizacja może w znacznym stopniu ograniczyć zagrożenie wykonywania czynności niezgodnie z przepisami prawa i wymogami branżowymi, a co się z tym wiąże – ograniczyć ryzyko kar.

Oznacza to, że najbardziej zainteresowane wdrożeniem zespołu PMO są:

• instytucje publiczne,
• spółki skarbu państwa,
• banki,
• instytucje finansowe.

PMO as a Service – rola Dostawcy

Serwis PMO lub PMO as a service (PMOaaS) stanowi wyspecjalizowaną jednostkę usługową Dostawcy, wykonującą skorygowane zadania operacyjne na zlecenie Zamawiającego. Taki układ stwarza wiele korzyści dla przedsiębiorstw z obszaru publicznego, gdyż wiąże się z mniejszym ryzykiem niż organizacja analogicznego zespołu wewnątrz organizacji Zamawiającego.

Rolą Dostawcy jest też wzięcie odpowiedzialności za dostarczanie konkretnych usług lub produktów, co wiąże się również z weryfikacją nałożonej pracy opartej na parametrach i wytycznych.

Zakres prac serwisu PMO podczas realizacji projektu

Serwis PMO ma zapewniać wsparcie w procesie zarządzania projektami w sposób ciągły, niezależnie od okoliczności. Sam obszar działań pracy operacyjnej PMO opiera się na zapewnianiu opieki w codziennych obowiązkach na rzecz projektów w obszarach rozliczeń finansowych i proceduralnych oraz zapewniania jakości raportowanych danych w systemach wspierających prowadzenie projektów.

Głównymi procesami w jakich PMO bierze udział są:  

• zarządzania zmianą,
• proces zapewnienia jakości raportowania ryzyk,
• analizy i kontrole kosztów,
• zapewnianie jakości danych z obszaru korzyści.

Poprzez stałą współpracę z Zamawiającym, wpływającą na wysoką efektywność działań, oraz możliwość wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk zespół PMO zna techniki, posiada wiedzę i narzędzia pozwalające osiągnąć uzgodnione z Zamawiającym wskaźniki efektywności dla poszczególnych usług.

Każdy członek zespołu PMOaaS ma jasno określony zakres zadań i odpowiedzialności, posiada wiedzę wynikającą z dostępnej dokumentacji na temat jak serwis jest zorganizowany, jak funkcjonuje wewnętrznie i jak przebiega proces komunikacji i współpracy z Zamawiającym. Istotna jest wiedza z zakresu parametrów KPI, stanowiących obiektywne kryterium oceny wykonania poszczególnych zadań.

Czynniki sukcesu zespołów PMO

Uporządkowanie zadań, czyli umowa zawierająca metryki

Cykliczne rozliczenie pracy serwisu następuje w oparciu o punkty wynikające z zakresu i złożoności prac realizowanych na rzecz Zamawiającego (model managed services). Właściwe zwymiarowanie zakresu serwisu, wyrażone w skali punktowej, stanowi fundament procesu zarządzania i kontroli.

Zaletą takiego rozwiązania są poukładane wytyczne, na podstawie których zespół pracuje, wiedząc co należy wykonać, aby wywiązać się z umowy w sposób należyty. Taka ustrukturyzowana praca stwarza możliwości opracowania i utrzymywania bazy wiedzy, co powoduje, że wprowadzanie nowych członków zespołu i szkolenie nie musi być czasochłonne. Wiąże się to z mniejszym wpływem na pracę operacyjną.

Dodatkowo, mając klarowną listę wymagań, zespół jest w stanie wywiązywać się z zadań na podstawie ustalonych standardów, dzięki czemu każdy wie, za co jest odpowiedzialny. Taki model znacznie zwiększa szansę zadowolenia Zamawiającego, ponieważ dostarczane jest dokładnie to, co zostało ustalone. Wpływa to także na zwiększone zadowolenie pracowników PMO, którzy mają jasno określony zakres obowiązków.

Dobór zespołu

Jednym z głównych czynników sukcesu PMOaaS jest dobór odpowiednich osób do zespołu. Kompetencje, jakie kandydaci do serwisu powinni spełniać, to:

• wiedza z zakresu pracy operacyjnej PMO (ważna jest przede wszystkim wiedza praktyczna, poza tym przydatne jest przygotowanie z zarządzania projektami m.in.: certyfikaty, szkolenia, studia podyplomowe lub studia dot. kwestii projektowych),  
• znajomość narzędzi wykorzystywanych w obsłudze procesów PMO (warto znać m.in.: system PPM np. OnePPM, Daptiv, a także Confluence (program do zarządzania wiedzą), pakiet MS Office oraz Sharepoint),
• sumienność w wykonywaniu powierzonych zadań,
• komunikatywność w języku polskim i angielskim.

Dobrymi praktykami z zakresu doboru zespołu jest opracowanie jasnych kryteriów wyboru kandydatów, tak aby odpowiadali wartościom oraz wytycznym sprecyzowanym w działaniach operacyjnych w zespole PMO.

Potencjalny kandydat powinien pasować do zespołu, w którym będzie pracować oraz rozumieć i dobrze się czuć w gronie osób pracujących wewnątrz organizacji Zamawiającego.

Metryka opisująca wymagania i kompetencje koordynatorów serwisu PMO, na podstawie której kandydat będzie oceniany, jest istotnym i pomocnym narzędziem wykorzystywanym w procesie wyboru kandydatów, zapewniającym ujednolicone podejście i wyrównywanie szans. Dzięki temu wiadomo, czym kandydat się odznaczał i jakie były precyzyjne kryteria akceptacji.

Weryfikacja i zebranie danych potrzebnych do uzupełnienia opisowych kryteriów może nastąpić na rozmowie technicznej z danym kandydatem. Podczas takiego spotkania możliwe jest bliższe zapoznanie się z kandydatem, zweryfikowanie i ocena wszystkich wymagań kompetencyjnych niezbędnych do pracy w zespole serwisowym.

Wyróżnianie kluczowych osób

Promowanie kluczowych osób zespołu serwisowego jest istotnym elementem w procesie zarządzania rozwojem indywidualnym pracowników i stanowi ważne narzędzie motywujące. Czynności takie jak:

• wsparcie przy odbywaniu rozmów technicznych z kandydatami,
• przeprowadzanie testów jakościowych z wykonanej pracy,
• wspomaganie nowych członków zespołu przy szkoleniach i rozwiązywaniu problemów.

są istotne z punktu widzenia zachowania ciągłości serwisu i odpowiedniej jakości wykonywanych usług. Specjaliści, będący najbardziej związani z serwisem oraz odznaczający się ponadstandardową wiedzą z zakresu pracy serwisu, mogą liczyć na promocję w obszarze rozwoju zawodowego.

Zagrożenia w pracy serwisu PMO

Zagrożeniami, na jakie należy zwrócić uwagę podczas budowania i prowadzenia serwisu PMO, są w znaczniej mierze czynniki zewnętrzne, nad którymi zespół nie ma pełnej kontroli. Jednakże, przy odpowiednich założeniach i wiedzy na temat okoliczności i przyczyn materializacji ryzyka, skutki mogą być istotnie zminimalizowane.

Poniżej przedstawiono źródła materializacji ryzyka, o których należy pamiętać podczas tworzenia i dostarczenia serwisu PMOaaS.

Błędnie lub nieprecyzyjnie wykonana skalowalność pracy

Biorąc pod uwagę fakt, że zespół PMO rozlicza usługę na podstawie metryki, ich nieprawidłowe wyskalowanie lub błędne założenia mogą powodować znaczne rozbieżności między oczekiwaniami a realnymi możliwościami zespołu. Aby zapobiegać takiej sytuacji dobrą praktyką jest ścisła współpraca z Zamawiającym już na samym początku kooperacji.

Wskazanie wszystkich kwestii, za jakie zespół PMO będzie odpowiedzialny, powinno zostać udokumentowane i zatwierdzone przez strony w ramach Planu Zarządzania Serwisem. Identyfikacja interesariuszy jest etapem kluczowym, ponieważ dzięki ich wiedzy można uzyskać cenne informacje związane z obszarem wsparcia i działalności zespołu PMO. Tym samym redukuje to ryzyko nieprawidłowego opracowania metryki, na podstawie której zespół jest zobowiązany do wykonywania obowiązków.

Trudność w znalezieniu kandydatów do zespołu PMO SaaS

Znalezienie odpowiednich kandydatów wiąże się z zaangażowaniem wielu osób podczas procesu rekrutacji. W przypadku tworzenia zespołu PMO, poza wiedzą i doświadczeniem z zakresu zarządzania projektami oraz znajomością wymaganych narzędzi, bardzo istotne jest, aby kandydaci spełniali wymagania Zamawiającego oraz Dostawcy.

Dostawca, poszukując odpowiednich kandydatów, musi opierać się na jasno określonych wymaganiach i oczekiwaniach Zamawiającego. Dzięki temu maleje ryzyko odrzucania kandydatów przez Zamawiającego, a to oznacza skrócenie czasu budowania zespołu.

Zmieniające się standardy

Moment, w którym nie ma odpowiednio ustabilizowanej kooperacji pomiędzy zespołem PMO a Zamawiającym, może powodować brak odpowiedniej reakcji na zmieniające się zapotrzebowanie na usługi PMOaaS.

Zważając na to, że praca projektowa wiąże się z częstymi zmianami nawet w ustrukturowanym środowisku organizacyjnym, to zespół powinien być wyczulony na wszelkie zmiany w obrębie procedur, procesów i standardów po stronie Zamawiającego.

Aby te elementy odpowiednio zidentyfikować, należy być w stałym kontakcie z osobami odpowiedzialnymi za procesy w organizacji Zamawiającego, utrzymywać z nimi stałe relacje i rozpoznawać nowe przypadki zmian.

Dlaczego warto zainteresować się pracą w PMO?

Osoby zainteresowane ścieżką kariery w PMO z pewnością dostrzegą, że stanowisko wiąże się z licznymi korzyściami, do których należą:

• praca w obszarze IT bez potrzeby znajomości technicznych specyfikacji IT,
• różnorodna ścieżka rozwoju (różne typy certyfikatów/studiów),
• poznanie świata IT z wielu perspektyw dzięki uczestnictwu w różnego rodzaju projektach, prowadzonych w rozmaitych technologiach, procesach lub metodologiach, co czyni środowisko zawodowe bardzo rozwijającym,
• odpowiedzialność za procesy, procedury i standardy (przy braku odpowiedzialności za budżet projektowy).

Gwarancja sukcesu – jaka jest recepta na dobry serwis PMO?

Aby serwis PMO dawał satysfakcjonujące wyniki zarówno z perspektywy Zamawiającego, jak i członków zespołu zaangażowanych w projekt, istotnym jest zbudowanie relacji pomiędzy Dostawcą a Zamawiającym opartej na zaufaniu. Dzięki temu łatwiej będzie można zidentyfikować interesariuszy wszystkich procesów.

Dodatkowo, weryfikacja i kontrola metryk, wg których zespół PMO będzie rozliczał usługę, powinna być wykonana należycie i w oparciu o prawdziwe informacje zdobyte od interesariuszy.

W przypadku doboru zespołu należy opracować jasne kryteria akceptacji kandydatów i szablon weryfikacji umiejętności, co pozwoli na ograniczenie czasu rekrutacji.

Na koniec, bardzo ważnym elementem jest częsty kontakt z interesariuszami procesów po stronie Zamawiającego i odpowiednia reakcja na zmianę standardów i wymagań.

***

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jaka jest rola Kierownika Projektu, sięgnij do artykułu naszej ekspertki: Rekin biznesu, lider zespołu czy może skuteczny IT geek? O różnorodności stanowiska Kierownika Projektów IT.