BPM – narzędzie porządkujące procesy biznesowe klienta

Usługi Microsoft Dynamics Lifecycle Services oferują narzędzie do modelowania procesów biznesowych umożliwiające tworzenie, modyfikowanie oraz przeglądanie diagramów i schematów blokowych związanych z biznesem opartym na usłudze D365 F&O. Jest nim BPM, który przybliżę w niniejszym artykule.

BPM – kilka słów wprowadzenia

Korzystając z BPM, zyskujesz pewność, że Twoje procesy są zgodne ze standardami branżowymi określonymi przez Amerykańskie Centrum Produktywności i Jakości. Ponadto, możesz przeprowadzić analizę dopasowań, aby określić, w jakim stopniu potrzeby biznesowe odpowiadają domyślnym procesom oferowanym w usłudze D365 F&O.

Dzięki opcji dodawania nowych procesów biznesowych i tworzenia schematów blokowych dla nieistniejących procesów, możesz dostosować D365 F&O do swoich potrzeb. Co więcej, artefaktów narzędzia do modelowania procesów biznesowych można używać w różnych aplikacjach.

Rozwiązanie standaryzuje przebieg procesów, dokumentację i jej wykorzystanie w całym cyklu życia wdrożenia usługi D365 F&O.

Biblioteki w BPM

Narzędzie BPM zawiera biblioteki publiczne, z których możesz utworzyć kopię do wykorzystania lub przygotować całkowicie nową. Jako punkt wyjścia należy skorzystać z istniejących bibliotek procesów biznesowych oraz zmodyfikować je zgodnie z potrzebami branżowymi i organizacyjnymi.

Opcje dostępne w bibliotece procesów biznesowych to przeglądanie i kopiowanie oraz modyfikowanie procesów biznesowych i eksportowanie informacji.

W BPM można przeglądać i używać trzech typów bibliotek w następujący sposób:

• Global libraries (biblioteki globalne) – są udostępniane przez firmę Microsoft i mogą służyć jako punkt wyjścia do zbudowania własnej biblioteki procesów.
• Corporate libraries (biblioteki organizacji) – są to biblioteki należące do Twojej organizacji, z których może korzystać każdy użytkownik organizacji.
• Project libraries (biblioteki projektów) – są dostępne dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami w ramach projektu LCS.

Wykorzystanie bibliotek

Możesz użyć bibliotek globalnych i bibliotek projektów, aby skonfigurować własny model procesów biznesowych.

Aby skopiować standardowy proces biznesowy, kliknij prawym przyciskiem myszy w proces z bibliotek globalnych:

Po skopiowaniu procesu biznesowego będzie on dostępny w sekcji Biblioteki projektów.

Wykorzystując dwie dostępne opcje, może utworzyć pustą bibliotekę lub zaimportować z pliku Excel:

Sekcje

Biblioteka BPM jest podzielona na trzy sekcje:

• Views (widoki) – możesz tworzyć i edytować, przeglądać i łączyć swoje hierarchie za pomocą narzędzia do zarządzania konfiguracją i danymi.

• Process hierarchy (hierarchia procesów) – tutaj możesz przeglądać/budować hierarchię procesów biznesowych i wymagań.

• Process details (szczegóły procesu) ¬– w tej sekcji przechowujesz/zawierasz więcej informacji dla konkretnego odniesienia/linii w hierarchii i uwzględniasz szczegóły, takie jak obowiązujące kraje, branża itd.

Rejestrator zadań D365 F&O

Ważnym narzędziem wspomagającym tworzenie procesów i ich opisywanie za pomocą modelu jest Rejestrator zadań D365 F&O. Należy go użyć, aby utworzyć model procesów biznesowych w aplikacjach Finance and Operations. Korzystając z Rejestratora zadań, możesz przechwycić proces biznesowy i zapisać go w węźle biblioteki BPM w LCS powiązanym z projektem, w którym działa instancja usługi Finance and Operations. Spowoduje to automatyczne utworzenie graficznej reprezentacji procesu biznesowego.

Po zakończeniu kompletowanie procesów biznesowych możesz wyeksportować węzeł procesu biznesowego jako dokument Microsoft Word i użyć go jako podręcznika szkoleniowego w późniejszych fazach projektu.

Proces biznesowy i wymaganie

Z biblioteką BPM ma związek ważny element, czyli wcześniej wspomniany proces biznesowy. Jest to zbiór powiązanych, strukturalnych działań/wymagań, które można przedstawić na schemacie blokowym zawierającym punkty decyzyjne i zależności.

Wiele organizacji postępuje zgodnie ze specyficzną dla branży terminologią dotyczącą procesów biznesowych. Każdy z nich składa się z jednego lub wielu podprocesów w danej domenie funkcjonalnej. Podprocesy pomagają w wizualizacji wzajemnych zależności w procesie biznesowym i mają powiązania z innymi procesami.

Kolejnym elementem powiązanym z BPM oraz procesem biznesowym jest wymaganie, czyli seria działań/kroków w ramach podprocesu. Celem każdej organizacji musi być możliwie najbardziej uporządkowane zebranie wymagań, co pozwoli uporządkować resztę działań w ramach projektu, aby zapewnić jego finalny sukces.

Sesja analizy GAP

Sesja identyfikacji nowych rozwiązań i luk jest jedną z sesji (w trakcie całego procesu wdrożenia) bardzo silnie wspieraną przez BPM. Na etapie analizy luk w systemie we wdrożeniu możesz skorzystać z bibliotek BPM i dodać swoje/nowe wymagania związane z procesem biznesowym klienta. Da się także określić, czy wymaganie ma charakter niestandardowy lub czy stanowi lukę.

Wykorzystując Microsoft AppSource, znajdziesz odpowiednie rozwiązanie innej firmy dla określonej funkcjonalności luki. Następnie możesz użyć biblioteki BPM, aby wyświetlić wszystkie procesy i luki w celu identyfikacji obszarów wymagających dostosowania lub integracji rozwiązania strony trzeciej od niezależnego dostawcy oprogramowania (ISV).

Podczas sesji analizy dopasowań konsultant i eksperci ds. produktu powinni spróbować znaleźć obejścia dla każdej możliwej luki. Warto wykorzystać do tego bibliotekę BPM, aby zidentyfikować typowe procesy biznesowe oraz najlepsze praktyki.

Istnieje wiele wspólnych funkcji aplikacji Finance and Operations, które można zastosować do dowolnego modułu. Cechy te, jeśli zostaną dokładnie zbadane, mogą wyeliminować wiele luk.

Integracja z Microsoft Excel może być wykorzystana jako opcja uzupełnienia luk związanych z importem/eksportem danych i raportowaniem ad hoc wykonywanym przez użytkowników biznesowych.

Podsumowanie

BPM opisuje metody, mierniki i narzędzia do pomiaru i optymalizacji wyników biznesowych. Jest to nowy i efektywny sposób przeprowadzania analiz biznesowo-systemowych. Zapewnia wygodne miejsce do budowania i utrzymywania wizji rozwiązania oraz służy jako podstawa do udostępnienia kilku uzupełniających usług z zestawu narzędzi projektowych D365.

BPM jest postrzegany jako ważna część zestawu narzędzi wdrożeniowych D365 F&O, a my w Sii zdecydowanie się z tym zgadzamy. Z naszego doświadczenia wynika, że nowoczesny ciężar projektów skoncentrowanych na procesie zwykle zapewnia lepsze projekty niż projekty skoncentrowane na wymaganiach.

***

Jeśli ciekawi Ci tematyka Dynamics 365, zajrzyj również do innych artykułów naszych ekspertów.