Analityk, jako osoba pracująca na styku biznesu i IT a często również różnych firm lub departamentów musi umieć planować swoją pracę tak, aby optymalnie wykorzystać czas osób, z którymi się spotyka jak i swój. W tym artykule dowiesz się co zrobić, aby nie utonąć w morzu zadań, spotkań i terminów.
1 Kalendarz projektu to podstawa
Etap analizy jest zawsze częścią czegoś większego (sprintu, projektu, programu), co narzuca nam terminy na realizację określonych zadań. Terminy zadań analitycznych pomogą stworzyć szkielet harmonogramu prac analityka. Załóż sobie, krótszy termin realizacji niż przewiduje projekt, zaoszczędzony czas może się przydać w przypadku opóźnień czy problemów z dostępnością klienta.
2 Stwórz własny plan pracy
Mając już terminy „od – do” dla analizy, zapisz kluczowe produkty, które musisz dostarczyć w ramach analizy (np. Rejestr wymagań funkcjonalnych, Rejestr wymagań niefunkcjonalnych, Diagram procesów…). Następnie przypisz do nich daty, do kiedy powinny być opracowane, aby zdążyć z terminem.
Produkty możesz podzielić na mniejsze elementy konieczne do zrealizowania, aby dany produkt został wytworzony. Mogą to być np. uzyskanie mapy procesów organizacji, spotkanie z działem HR, potwierdzenie procesu x. Postaraj się określić, ile czasu/spotkań potrzebujesz, aby je uzyskać a potem przetworzyć na gotowy produkt.
3 Uwzględnij dostępność klienta
Pora na urealnienie planu. Zweryfikuj dostępność osób, z którymi planujesz spotkania. Czy nie przewidują urlopów (jeżeli tak, to kto je wtedy zastąpi pod kątem Twojego projektu), delegacji czy innych form niedostępności (np. impreza firmowa lub okres dużego obciążenia pracą ważniejszą niż Twój projekt). Mając te dane zaplanuj spotkania i sprawdź, czy nie trzeba skorygować swojego planu pracy.
4 Przygotuj się na pracę wielowątkową
Rzadko zdarza się, że Analityk pracuje nad jednym projektem na raz, dlatego warto wypracować techniki pracy, które ułatwią przełączanie się pomiędzy wątkami (projektami). Bardzo dobrze sprawdzają się:
- OneNote – utwórz sobie notatnik per projekt. Możesz w nim prowadzić dziennik projektu, spisywać pytania, uwagi i inne ważne informacji. Można w nim również tworzyć zadania, które wyświetlą się w Outlooku.
- Outlook: maile – utwórz sobie kategorię per projekt. Możesz ustawić automatyczne reguły, które przypiszą kategorię w oparciu o tytuł maila lub adresata. Dzięki temu będziesz mógł szybko znaleźć wszystkie maile dotyczące danego projektu.
- Outlook: kalendarz – spotkania również oznaczaj kategoriami, które maja przypisane kolory. Wystarczy potem jedno spojrzenie na dany dzień/tydzień i już wiesz nad czym głównie będziesz pracował.
5 Uruchamiaj zadania najwcześniej jak to możliwe
Jeżeli to możliwe, identyfikuj jakie prace/pytania/decyzje mogą zostać zaadresowane już teraz (te zależne od innych osób). Mając świadomość, że za 2 tygodnie ruszysz z analizą dokumentacji procesu X, poproś o przesłanie ci danych i opinii już teraz (mając świadomość, że przez najbliższe 2 tygodnie będziesz robił co innego).
Zadania lubią się opóźniać, więc „odpalając” je wcześniej jest duża szansa, że dostaniesz je w ostatniej chwili (ale nie później). Zmniejszasz w ten sposób ryzyko opóźnienia twoich prac.
6 Monitoruj postęp
Analizy potrafią być męczące. Aby nie tracić motywacji oznaczaj w dowolnym narzędziu zadania, jakie udało Ci się zrealizować danego dnia. Nawet jeżeli postęp nie był znaczący – zobaczysz, że jednak idziesz do przodu.
Zostaw komentarz