Nieścisłości w SAP – przykładowe raporty korygujące

Z tego artykułu dowiesz się, jak możesz poradzić sobie z niektórymi niespójnościami w systemie SAP. Zaprezentuję przykładowe sytuacje i raporty, które mogą być wtedy pomocne.

Pierwszy z opisanych przypadków dotyczy zamówień zakupu, gdzie nieprawidłowo zaktualizowane zostały dane w tabelach linii harmonogramu (tabela EKET, EKES lub EKBE). Z takimi nieścisłościami może się spotkać konsultant pracujący z modułem MM i SD.

Drugi przypadek dotyczy nieprawidłowej aktualizacji wartości otwartego kredytu klienta (struktur informacyjnych S066 i S067), co przekłada się na nieprawidłowe działanie kontroli kredytowej opartej na tym wskaźniku. Ten problem dotyka zatem kontroli kredytowej klienta, czyli obszaru SD i FI.

Dawno, dawno temu…

Wyobraź sobie proces, w którym zakład 1000 (Lublin) zamawia 10 sztuk materiału A z zakładu 2000 (Wrocław). Załóżmy, że proces wysyłki i dostawy realizowany jest za pomocą STO (Stock Transport Order), czyli zlecenia przesunięcia magazynowego. Docelowa ilość zamówienia to 10 sztuk. W tym procesie ilość zamówionego i dostarczonego towaru powinna się zgadzać dla każdej ze stron.

Zatem jeśli zakład 2000 wysyła 4 sztuki i zakład 1000 również potwierdził fizyczne otrzymanie 4 sztuk, to zamówienie (STO) w SAP również powinno mieć ilość dostarczoną równą 4 sztuki. Ilość otwarta powinna wynosić 6 sztuk i być dostępna do kolejnej dostawy w transakcji VL10D (VL10B).

Poniżej przykładowa, uproszczona wersja procesu:

I żyli długo i szczęśliwie?

Co, jeśli w zamówieniu w systemie SAP w karcie linie harmonogramu liczba dostarczonego towaru wynosi 10 sztuk, mimo że tak naprawdę klient otrzymał 4 sztuki?

Jak to się mogło zdarzyć?! Użytkownik zakłada incydent. Ty patrzysz z niedowierzaniem i… wtedy pojawia się on.

ZZ_CORR_EKET_WEMNG_WAMNG_GLMNG

Raport umożliwiający korektę ilości przyjętego materiału (EKET-WEMNG), ilości wydanego materiału (EKET-WAMNG) i ilości dostarczonej (EKET-GLMNG).

Drogi konsultancie, rozwiązujesz problem w miarę szybko, klient jest zadowolony, szef klepie po plecach, a Ty zyskujesz czas na replikację i analizę przyczyny problemu.

Zaufanie jest dobre, ale kontrola lepsza

Przechodzimy do innego świata. Nudnego, przewidywalnego, w którym próżno szukać przygód i wyzwań. Jednym z obszarów podlegających Twojej opiece są ustawienia kontroli kredytowej. Klienci mają przypisaną klasę ryzyka, która w połączeniu z grupą kredytową dokumentu kontroluje status w dokumencie sprzedaży.

Każdorazowo przy nowym zleceniu sprawdzany jest wykorzystany i przyznany limit kredytowy klienta. Dla klientów o wysokim ryzyku spodziewana reakcja systemu to przyznanie statusu „Do zaakceptowania” w przypadku, gdy nowe zlecenie przekracza ustaloną kwotę kredytu.

Przykład danych podstawowych kredytu klienta (FD33):

W trakcie tworzenia zlecenia pojawia się komunikat o przekroczeniu ustalonego dla klienta limitu kredytowego:

Zlecenie otrzymuje odpowiedni status:

Proces działa tak, jak powinien i nie należy spodziewać się po nim większych niespodzianek.

Aż tu nagle…

Klientowi zostaje wystawiona comiesięczna faktura zbiorcza za wykonane zlecenia serwisowe i przeglądy. Jednak całkowita wartość otwartego kredytu, zamiast być zredukowana o kwotę powstałej faktury, zostaje pomniejszona o astronomiczną kwotę i nowa wartość otwartego kredytu przyjmuje postać: -500.999.600,00 PLN.

W tym momencie, w zależności od ustawień, skutki mogą pociągać za sobą nieprawidłowe działanie ustanowionej kontroli kredytowej.

Tak jak poprzednio – klient zgłasza incydent, przykładowo: zlecenia, dostawy nie są blokowane dla klienta o wysokim ryzyku kredytowym. Wartości otwartego kredytu są nieprawidłowe. Ty identyfikujesz nieprawidłowe (z kosmosu!) otwarte ujemne wartości kredytu dla tego klienta. Patrzysz z niedowierzaniem – co tu jest grane?

Wtedy wchodzi on, „cały na biało”: RVKRED07 / UKM_RVKRED07

Raport, który przy zadanym koncie kredytowym klienta (KNKK-KNKLI) i obszarze kontroli kredytowej (KNKK-KKBER) umożliwia korektę nieprawidłowych wartości otwartego kredytu. Użycie raportu wymaga ostrożności, ponieważ jego działanie polega na usunięciu wszystkich otwartych wartości kredytu od początku dla danego klienta, a następnie ustanowienie ich na nowo, biorąc pod uwagę otwarte dokumenty sprzedaży.

Alternatywą jest RVKRED77, którego jednak często nie jesteśmy w stanie uruchomić ze względu na kryteria: w systemie nie powinny w tym czasie zachodzić aktualizacje żadnej z powiązanych tabel, co w praktyce zdarza się niezwykle rzadko (wymaga to zatrzymania job-ów, które tworzą lub aktualizują zlecenia, dostawy, faktury itp.).

Przy okazji warto również wspomnieć o raporcie Z_CREDIT_VALUE_COMPARE (raport należy wgrać przy pomocy konsultanta ABAP, gdyż nie jest dostępny w standardzie. Szczegóły opisuje nota 666587 Check for incorrect open credit values). Jest to dodatkowy raport, który pomaga zidentyfikować nieprawidłowości dotyczące kalkulacji otwartych wartości kredytu. Następnie możesz je poprawić tu i teraz za pomocą RVKRED07. Brawo Ty!

Skąd się biorą nieścisłości w systemie?

Poniżej podaję możliwe przyczyny niespójności w systemie:

• Błąd w konfiguracji procesów, które odbiegają od modelowych zaleceń producenta oprogramowania SAP. Niestety, w dość rozbudowanych systemach, z wieloma interfejsami i stale uruchamianymi zadaniami w tle, czasami można uzyskać zupełnie nieoczekiwane wyniki.
• Błędy użytkownika w jednym z podłączonych systemów, które są od siebie zależne (np. eWM, APO, MES).
• Modyfikacja wykonywana ręcznie przez użytkownika na pewnym etapie, gdzie proces powinien być w pełni zautomatyzowany.
• Próba korekty jednego z etapów procesu bez uwzględnienia współzależności i zadań w tle (np. podmiana partii lub ilości w dostawie, gdy proces ten przebiega automatycznie i cyklicznie lub gdy w tym samym czasie sprawdzana jest dostępność i aktualizowane otwarte pozycje w dokumentach).
• Jednoczesne przetwarzanie tego samego procesu/dokumentu przez użytkownika oraz użytkownika technicznego, który służy do wykonania zadań w tle.
• I wiele, wiele innych.

Co dalej?

W większości przypadków raporty korygujące można zaplanować jako zadanie w tle wykonywane okresowo. W ten sposób możliwe jest monitorowanie „dziwnych” zdarzeń, co pomaga uzyskać przykłady niemożliwe do odtworzenia w systemie testowym.  Raport w formie zadania w tle może być również rozwiązaniem tymczasowym i zapobiegać zdarzeniom, zanim klient zgłosi nieprawidłowość.

Zalecam oczywiście identyfikację przyczyny i całościowe rozwiązanie problemu, jednak ze względu na brak czasu i bardzo dużo, poprawienie obecnych ustawień systemu może być niemożliwe, a wymyślenie nowego rozwiązania na stałe zajmie dużo czasu i energii.

Podsumowanie

W opisanych powyżej sytuacjach czasami naprawdę ciężko jest znaleźć przyczynę w krótkim czasie i rozwiązać problem poprzez usuniecie tej przyczyny. Może to wiązać się ze znaczną przebudową ustawień systemu, która ze względu na ciągły rozwój aplikacji i podłączone interfejsy musi zostać odłożona w czasie.

Do dyspozycji konsultanta pozostaje szereg raportów, które pomogą szybko uporać się z problemami użytkowników. Każdorazowo, gdy chcesz z nich skorzystać:

1. Upewnij się, że masz do czynienia z niespójnością w systemie i w tabelach, wykonaj w tym celu podstawowe analizy.
2. Znajdź raport, który umożliwia korektę nieścisłości. Raporty najczęściej są opisane w notach sapowych oraz zawierają informacje, do jakiej wersji systemu mogą być zaaplikowane.
3. Upewnij się, że ten raport jest w Twoim systemie. Niektóre raporty są w standardzie lub dostarczone w aktualizacjach, niektóre wymagają ręcznego wgrania przez konsultanta ABAP.
4. Upewnij się, że wiesz, jak uruchomić raport bez wywoływania skutków ubocznych (np. jakich ograniczeń użyć do zawężenia obszaru użycia, czy to będzie pojedynczy dokument, klient, czy też obszar organizacji). Zalecane jest najpierw uruchomienie raportu w trybie testowym lub na małej porcji danych, a następnie w trybie, który dokona korekty.

Bibliografia

• 100690 – Inconsistencies with EKET-GLMNG, EKET-WAMNG, and EKET-WEMNG
• 1454193 – Duplicate Deliveries in VL10* or Background Jobs
• 2531733 – Multiple Deliveries created for STO exceed committed quantity
• 2952842 – Outbound delivery posts more quantity than PO ordered quantity
• 666587 – Check for incorrect open credit values
• 1297946 – RVKRED07: Incorrect credit values due to incorrect selection
• 1756125 – Wrong credit values – identify and correct
• 666587 – Check for incorrect open credit values
• 2596174 – SAP ERP SD Credit Management – Guided Answers

***

Jeśli interesuje Cię tematyka SAP, zajrzyj również do innych artykułów naszych ekspertów.