Dynamics 365 / Office 365

Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

3 stycznia, 2022 0
Podziel się:

W poprzednim wpisie na blogu opisywałem zalety integracji aplikacji Outlook z systemem klasy CRM – Dynamics 365 Sales. Ten artykuł będzie stanowił pewne rozszerzenie opisu możliwości integracji narzędzi biurowych dostarczanych przez Microsoft z systemem CRM.

Microsoft Teams to już nie tylko zwykły komunikator do kontaktów biznesowych wewnątrz organizacji i poza nią, ale platforma pozwalająca na komunikację, współpracę, przechowywanie dokumentów oraz instalowanie dodatkowych aplikacji wspierających codzienną pracę.

Zmorą każdego handlowca jest konieczność pracy na wielu narzędziach: w jednym trzeba zaplanować pracę, w innym odebrać pocztę, a w kolejnym rejestrować dane o kliencie i procesach sprzedażowych.

Microsoft, starając się wyjść naprzeciw oczekiwaniom użytkowników, oferuje integracje swoich produktów w taki sposób, aby informacje wprowadzone w jednym miejscu były dostępne w również w innym zintegrowanym środowisku.

Instalacja i konfiguracja aplikacji Dynamics 365 na platformie Teams

Instalacja Dynamics 365 w ramach platformy Teams odbywa się przez wybranie dedykowanej aplikacji spośród dostępnych w katalogu

Ryc. 1 - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 1 Wyszukiwanie aplikacji Dynamics 365 z poziomu Teams

Kolejnym krokiem jest dodanie aplikacji do platformy Teams…

Ryc2 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 2 Dodawanie aplikacji Dynamics 365

…oraz przeprowadzenie krótkiej konfiguracji, która ma na celu wybór środowiska, do którego aplikacja ma uzyskać dostęp, a także wskazanie konkretnego obszaru Dynamics 365.

Ryc. 3 - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 3 Konfiguracja aplikacji Dynamics 365

Ryc4 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 4 Widok skonfigurowanej aplikacji Dynamics 365 w ramach platformy Teams

Integracja Microsoft Teams oraz Dynamics 365 Sales na przykładzie

Handlowcy firmy XYZ korzystają zazwyczaj z trzech narzędzi firmy Microsoft:

  • Outlook,
  • Teams,
  • Dynamics 365 Sales (dalej nazywany systemem CRM).

Outlook jest wykorzystywany jako klient pocztowy, Teams jako platforma do komunikacji oraz współpracy, a Dynamics 365 Sales jako system zbierający informacje o kliencie i jego procesach. Handlowiec, wykorzystując powyższe narzędzia, realizuje swoje obowiązki, między innymi współpracuje z innymi członkami zespołu nad większymi tematami sprzedażowymi (szansami sprzedażowymi).

Dynamics 365 Sales jako aplikacja Microsoft Teams

Jedną z możliwości, jakie daje nam Microsoft, jest osadzenie aplikacji CRM wewnątrz platformy Teams. Użytkownik oprócz standardowych zakładek:

  • Aktywność,
  • Czat,
  • Zespoły,
  • Kalendarz,
  • Rozmowy,
  • Pliki,

zobaczy dodatkową opcję Dynamics 365.

Ryc5 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 5 Widok Microsoft Teams z dodatkową aplikacją Dynamics 365

Osadzenie aplikacji Dynamics 365 wewnątrz Teams pozwala na swobodne korzystanie ze wszystkich funkcjonalności systemu CRM – działa dokładnie tak samo, jak z poziomu przeglądarki.

Dedykowane kanały Teams powiązane z rekordami Dynamics 365

Podczas pracy nad konkretnym tematem sprzedażowym często pojawia się potrzeba weryfikacji informacji, pozostawienia dodatkowego komentarza, wysłania wiadomości e-mail powiązanej z szansą sprzedaży lub zarejestrowania faktu odbycia rozmowy telefonicznej czy spotkania. Microsoft Teams pozwala użytkownikowi utworzyć dedykowany kanał w istniejącym zespole i jednocześnie przypiąć wskazany rekord jako kolejną zakładkę.

Ryc7 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 6 Widok Microsoft Teams z dedykowanym kanałem Opportunity

Ryc8 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 7 Widok Microsoft Teams z otwartym rekordem Szansy sprzedaży w ramach okna kanału

Takie podejście pozwala użytkownikowi cały czas pracować na jednej platformie, komunikować się ze współpracownikami w ramach dedykowanego kanału i mieć zawsze pod ręką aktualne informacje na temat klienta i szansy sprzedaży, którą dla niego prowadzi.

Aplikacja Microsoft Teams osadzona w systemie Dynamics 365

Microsoft oferuje również podejście zupełnie odwrotne do opisanego powyżej, ponownie kierując się wygodą i przyzwyczajeniami użytkowników. Z jednej strony umożliwia pracę na systemie CRM w ramach platformy Teams, a z drugiej strony pozwala na osadzenie aplikacji Teams wewnątrz Dynamics 365 Sales.

Ryc9 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 8 Widok systemu Dynamics 365 Sales z osadzoną aplikacją Teams

Użytkownik w każdej chwili może wywołać aplikację Teams korzystając z dedykowanego przycisku w ramach systemu CRM, a jeśli w danym momencie nie jest ona potrzebna, ma możliwość zamknięcia bocznego panelu aplikacji. Handlowiec ma do dyspozycji podstawowe funkcje komunikatora w ramach czatów oraz kanałów lub zespołów. Posiada również możliwość tworzenia nowych czatów w powiązaniu z otwartym rekordem systemu Dynamics 365 Sales.

Ryc10 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 9 Widok systemu Dynamics 365 Sales z tworzeniem nowego czatu w Teams

Ryc11 teams - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 10 Widok systemu Dynamics 365 Sales z otwartym czatem dedykowanym pod rekord szansy sprzedaży

Od strony aplikacji Microsoft Teams użytkownik widzi dokładnie tę samą treść czatu oraz ma możliwość przejścia do podpiętego rekordu w ramach czatu

Ryc. 11 - Integracja Microsoft Teams z Dynamics 365 – zalety dla działów sprzedaży

Ryc. 11 Widok aplikacji Teams z otwartym czatem dedykowanym rekordowi szansy sprzedaży

Korzyści płynące z integracji Outlooka z Dynamics 365 Sales

Integracja narzędzi Microsoft coraz bardziej się zacieśnia. Użytkownik nie musi korzystać już z osobnych aplikacji, które realizują swoje zadania, ale z całego ekosystemu. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest przenikanie się aplikacji i wymiana informacji. Handlowiec, otrzymujący dostęp do ekosystemu Microsoft, jest w stanie optymalizować swoją pracę, a zaoszczędzony czas przeznaczyć na bieżące działania sprzedażowe.

Kategorie: Dynamics 365, Office 365
Tomasz Piwoński
Autor: Tomasz Piwoński
Przygodę z systemem CRM rozpoczął 10 lat temu. Obecnie jako konsultant Dynamics 365/Power platform realizuje projekty dla krajowych oraz zagranicznych firm, pokazując potencjał aplikacji biznesowych Microsoft związanych z budową i utrzymaniem relacji z klientem.

    Imię i nazwisko (wymagane)

    Adres email (wymagane)

    Temat

    Treść wiadomości

    Zostaw komentarz